Co to jest SaaS?

SaaS (ang. Software as a Service, czyli oprogramowanie jako usługa) to model dostarczania oprogramowania, w którym dostawca udostępnia aplikacje użytkownikom przez internet. W tym modelu dostawca usługi odpowiada za infrastrukturę i utrzymanie, a użytkownicy korzystają z aplikacji zazwyczaj na zasadzie subskrypcji. Rozwiązania typu SaaS zdobyły dużą popularność, ponieważ umożliwiają szybkie wdrożenie oprogramowania bez konieczności instalacji oraz redukują koszty początkowe. W efekcie użytkownik nie musi kupować drogiej licencji ani instalować programu lokalnie – wystarczy dostęp do internetu, aby korzystać z wybranej aplikacji.

Jak działa model SaaS?

W modelu SaaS oprogramowanie nie wymaga instalacji na komputerze użytkownika, ponieważ działa na zdalnych serwerach dostawcy (w tzw. chmurze). Dostawca instaluje, utrzymuje i zarządza aplikacją w swoim centrum danych, a użytkownik uzyskuje do niej dostęp przez internet – najczęściej za pomocą przeglądarki internetowej lub dedykowanej aplikacji. To po stronie dostawcy znajdują się wszelkie zasoby obliczeniowe i miejsce na przechowywanie danych, więc uruchamianie programu odbywa się zdalnie.

Takie podejście sprawia, że korzystanie z oprogramowania jest niezwykle proste z perspektywy użytkownika. Wystarczy założyć konto u dostawcy i opłacić abonament, by natychmiast zyskać dostęp do wybranego narzędzia. Nie ma potrzeby kupowania drogiego sprzętu serwerowego ani przeprowadzania skomplikowanych wdrożeń – za całą infrastrukturę odpowiada dostawca usługi. Co więcej, dostawca dba także o bieżące aktualizacje i poprawki, dzięki czemu użytkownicy zawsze korzystają z najnowszej wersji oprogramowania bez konieczności samodzielnego instalowania uaktualnień.

Dla zobrazowania wyobraźmy sobie firmę marketingową, korzystającą z systemu do email marketingu w modelu SaaS. Zespół loguje się przez przeglądarkę do platformy online, tworzy i wysyła kampanie mailingowe, a pracownicy mogą od razu korzystać ze wszystkich funkcjonalności systemu bez instalowania czegokolwiek na swoich komputerach. Cała logika działania i przetwarzanie danych odbywa się na serwerach dostawcy, więc zespół może skupić się na swojej pracy, nie zajmując się sprawami technicznymi. W razie wzrostu potrzeb firma łatwo rozszerza pakiet usług – skalowanie zazwyczaj sprowadza się do zmiany planu abonamentowego u dostawcy.

Zalety modelu SaaS

Model oprogramowania jako usługa zdobywa uznanie firm między innymi ze względu na liczne korzyści, jakie oferuje. Poniżej przedstawiamy kilka najważniejszych zalet rozwiązań SaaS:

• Niższe koszty początkowe: Korzystając z SaaS, firmy unikają dużych inwestycji na starcie. Nie trzeba kupować drogich licencji ani infrastruktury serwerowej – zamiast tego opłaca się abonament (np. miesięczny), co pozwala lepiej kontrolować wydatki. Model subskrypcyjny często oznacza też, że płacisz tylko za to, czego faktycznie używasz.
• Szybkie wdrożenie i łatwy dostęp: Rozpoczęcie pracy z aplikacją SaaS jest zazwyczaj bardzo szybkie – wystarczy rejestracja online i można od razu korzystać z narzędzia. Użytkownicy mają do niego dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia z internetem, co ułatwia pracę zdalną oraz współpracę rozproszonych zespołów. Brak konieczności instalacji i prosta obsługa sprawiają, że oprogramowanie w modelu SaaS jest często bardziej przyjazne dla początkujących użytkowników.
• Automatyczne aktualizacje: Dostawca SaaS regularnie ulepsza swój produkt, wprowadzając aktualizacje i nowe funkcje. Co ważne, wszystkie te zmiany są dostępne dla użytkowników automatycznie, bez konieczności samodzielnego pobierania czy instalowania nowych wersji oprogramowania. Pozwala to zawsze korzystać z najnowszych funkcjonalności i łat bezpieczeństwa, oszczędzając czas i wysiłek zespołów IT.
• Skalowalność i elastyczność: Rozwiązania SaaS łatwo dostosowują się do zmieniających się potrzeb użytkowników. Można szybko zmienić plan usługi, dokupić dodatkowe funkcje lub miejsca na dane, gdy firma się rozwija lub ma okresowo większe zapotrzebowanie. Podobnie, w razie potrzeby można ograniczyć skalę korzystania z usługi, zmniejszając koszty. Ta elastyczność sprawia, że SaaS jest atrakcyjny zarówno dla małych start-upów, jak i dużych korporacji.
• Wysoki poziom bezpieczeństwa: Najwięksi dostawcy SaaS inwestują duże środki w zabezpieczenia swoich centrów danych i oprogramowania. Dla wielu firm korzystanie z renomowanej usługi SaaS może być bezpieczniejsze niż przechowywanie danych we własnej serwerowni, ponieważ dostawca zapewnia regularne kopie zapasowe, szyfrowanie transmisji oraz zatrudnia specjalistów ds. cyberbezpieczeństwa. Choć nie eliminuje to całkowicie ryzyka, pozwala osiągnąć bardzo wysoki standard ochrony danych.
• Brak obciążenia działu IT: Ponieważ utrzymaniem i rozwojem aplikacji zajmuje się zewnętrzny dostawca, wewnętrzny dział IT firmy ma mniej obowiązków związanych z zarządzaniem oprogramowaniem. Nie trzeba przeprowadzać lokalnych instalacji, aktualizacji czy napraw serwerów. Pozwala to pracownikom skupić się na innych istotnych zadaniach wspierających biznes, zamiast na utrzymaniu narzędzi.

Wady i ograniczenia SaaS

Mimo wielu zalet, model SaaS wiąże się także z pewnymi potencjalnymi wadami i wyzwaniami. Przed podjęciem decyzji o wyborze oprogramowania jako usługi warto rozważyć następujące kwestie:

• Zależność od internetu: Podstawowym wymaganiem SaaS jest stabilne połączenie internetowe. Jeśli wystąpi awaria sieci lub użytkownik nie ma dostępu do internetu, korzystanie z aplikacji SaaS staje się niemożliwe. Dla firm, które potrzebują niezawodnego dostępu do narzędzi przez cały czas, może to stanowić poważny problem, szczególnie w regionach o słabszej infrastrukturze sieciowej.
• Zależność od dostawcy: Decydując się na SaaS, firma powierza krytyczne aplikacje i dane zewnętrznemu dostawcy. W przypadku awarii po stronie dostawcy, prac konserwacyjnych lub nawet zamknięcia usługi, użytkownicy mogą utracić dostęp do narzędzia. Ponadto, w razie konieczności zmiany dostawcy usługi, migracja danych i procesów z jednej platformy SaaS do innej bywa skomplikowana i czasochłonna.
• Ograniczona kontrola i personalizacja: Użytkownicy mają ograniczony wpływ na wygląd i funkcjonowanie aplikacji SaaS poza opcjami przewidzianymi przez dostawcę. Nie ma możliwości samodzielnego wprowadzania głębokich zmian w kodzie czy infrastrukturze systemu. Jeśli firma potrzebuje bardzo specyficznych funkcjonalności lub integracji, może okazać się, że wybrany SaaS nie spełnia w pełni oczekiwań i nie da się tego w żaden sposób obejść.
• Kwestie bezpieczeństwa i prywatności danych: Chociaż dostawcy SaaS zazwyczaj stosują zaawansowane zabezpieczenia, nadal istnieje pewien poziom ryzyka związanego z przekazywaniem wrażliwych danych na zewnątrz. Firmy mogą obawiać się wycieku danych, naruszenia prywatności lub braku zgodności z regulacjami (np. RODO) u dostawcy. Dla niektórych branż (np. sektor finansowy czy medyczny) wymagania dotyczące ochrony danych są tak wysokie, że wolą one zachowywać pełną kontrolę nad danymi na własnych serwerach.
• Koszty w długim okresie: Choć rozpoczęcie korzystania z SaaS wiąże się z niskimi opłatami na start, stałe opłaty abonamentowe w perspektywie wieloletniej mogą przewyższyć koszt jednorazowego zakupu licencji tradycyjnego oprogramowania. Abonament to stały wydatek, który należy uwzględnić w budżecie firmy na każdy miesiąc lub rok. Dodatkowo, ceny usług SaaS mogą z czasem rosnąć, a rozbudowa pakietu (np. o nowych użytkowników czy moduły) pociąga za sobą kolejne koszty.

SaaS a tradycyjne oprogramowanie

Dostępne na rynku modele oprogramowania różnią się sposobem dostarczania i użytkowania. Poniżej porównujemy model SaaS z tradycyjnym podejściem instalacji oprogramowania na własnym sprzęcie w kilku najważniejszych aspektach:

• Model dostarczania: W SaaS dostawca hostuje oprogramowanie na swoich zdalnych serwerach i udostępnia je użytkownikom przez internet. Użytkownik uruchamia aplikację online (np. w przeglądarce) bez konieczności instalacji. Natomiast tradycyjne oprogramowanie wymaga instalacji bezpośrednio na komputerach lub serwerach użytkownika, często poprzedzonej zakupem i konfiguracją własnej infrastruktury.
• Model płatności: SaaS opiera się na opłatach abonamentowych (miesięcznych lub rocznych), zamiast jednokrotnego zakupu licencji. Nie ma dużych wydatków z góry, a koszty są rozłożone w czasie zgodnie z korzystaniem z usługi. Tradycyjny model wymaga zazwyczaj jednorazowego zakupu licencji (co wiąże się z jednorazowym, wyższym kosztem) oraz opcjonalnie dodatkowych opłat za aktualizacje lub wsparcie techniczne.
• Aktualizacje i utrzymanie: W SaaS dostawca odpowiada za bieżące aktualizowanie aplikacji, naprawianie błędów i zapewnienie infrastruktury. Użytkownicy automatycznie otrzymują najnowsze wersje i nie muszą samodzielnie zajmować się instalacją poprawek. W przypadku tradycyjnego oprogramowania aktualizacje musi przeprowadzać użytkownik (lub dział IT w firmie) – często wymagają one czasu, planowania i przerw w działaniu. Utrzymanie serwerów i infrastruktury również leży po stronie użytkownika.
• Dostępność i skalowalność: Aplikacje SaaS są dostępne z każdego miejsca, gdzie jest internet, i mogą łatwo obsługiwać rosnącą liczbę użytkowników lub dane (skalowanie zwykle polega na zmianie planu usługi). Tradycyjne oprogramowanie jest ograniczone do urządzeń, na których zostało zainstalowane, a zwiększenie liczby użytkowników czy mocy obliczeniowej może wymagać dokupienia nowego sprzętu, licencji lub modernizacji infrastruktury.
• Bezpieczeństwo i dane: W modelu SaaS dane przechowuje dostawca na swoich serwerach, co rodzi pytania o prywatność i bezpieczeństwo. Renomowani dostawcy wdrażają wysokie standardy ochrony (szyfrowanie, kopie zapasowe itp.), ale użytkownik musi zaufać zewnętrznej firmie. Z kolei w tradycyjnym modelu firma przechowuje dane lokalnie i ma pełną kontrolę nad ich zabezpieczeniem, jednak cała odpowiedzialność za ochronę spoczywa na niej.

Przykłady zastosowań SaaS

Model SaaS jest obecny w wielu obszarach biznesu i codziennego życia. Wiele usług, z których korzystamy na co dzień przez przeglądarkę lub aplikacje internetowe, to właśnie przykłady oprogramowania jako usługi. Oto kilka popularnych kategorii rozwiązań SaaS wraz z przykładowymi aplikacjami:

• Pakiety biurowe i narzędzia produktywności: Przykładem mogą być usługi takie jak Google Workspace (Gmail, Dokumenty Google, Arkusze Google itp.) czy Microsoft 365 (obejmująca m.in. internetowe wersje programów Word, Excel i PowerPoint oraz usługę OneDrive). Umożliwiają one tworzenie dokumentów, współpracę zespołową i przechowywanie plików w chmurze, bez potrzeby instalowania klasycznych programów biurowych na komputerze.
• Zarządzanie projektami i współpraca: Narzędzia do organizacji zadań i współpracy, takie jak Asana, Trello, Monday.com czy Basecamp, są dostępne w modelu SaaS. Pozwalają zespołom planować projekty, przydzielać zadania i śledzić postępy pracy w czasie rzeczywistym przez przeglądarkę, co znacznie ułatwia pracę z rozproszonym zespołem.
• Komunikacja i praca zespołowa: Wiele popularnych komunikatorów i narzędzi do pracy grupowej działa jako SaaS. Przykładowo Slack, Microsoft Teams czy Zoom oferują możliwość czatowania, wideokonferencji oraz dzielenia się plikami właśnie poprzez aplikacje chmurowe. Dzięki temu pracownicy mogą się komunikować i współpracować z dowolnego miejsca.
• CRM i zarządzanie biznesem: Systemy do zarządzania relacjami z klientami (CRM) oraz inne aplikacje biznesowe często występują jako usługi SaaS. Przykładem są Salesforce, HubSpot czy Zoho CRM w dziedzinie CRM, a także systemy ERP (Enterprise Resource Planning) dostępne online. Pozwalają one firmom korzystać z zaawansowanych narzędzi do obsługi klienta, sprzedaży i zarządzania procesami bez konieczności instalacji rozbudowanego oprogramowania na własnych serwerach.
• Platformy e-commerce: Tworzenie sklepu internetowego również może odbywać się w modelu SaaS. Platformy takie jak Shopify czy rodzime rozwiązanie Shoper umożliwiają założenie i prowadzenie sklepu online bez potrzeby samodzielnego wdrażania oprogramowania sklepowego na serwerze. Użytkownik wybiera szablon, konfiguruje ustawienia i może od razu sprzedawać produkty, a dostawca platformy zajmuje się hostingiem, aktualizacjami i bezpieczeństwem sklepu.

SaaS w marketingu

We współczesnym marketingu model SaaS odgrywa ogromną rolę, ponieważ większość narzędzi używanych w marketingu działa właśnie w modelu usług online. Marketerzy mają do dyspozycji zaawansowane platformy bez konieczności ich instalowania czy posiadania własnych serwerów. Przykładowo, systemy do email marketingu (takie jak MailChimp, FreshMail czy SendinBlue) pozwalają tworzyć i wysyłać newslettery do tysięcy odbiorców, śledząc statystyki otwarć i kliknięć za pomocą przeglądarki internetowej. Podobnie, narzędzia analityczne pokroju Google Analytics czy Mixpanel udostępniają marketerom dane o ruchu na stronie i skuteczności kampanii w czasie rzeczywistym bezpośrednio w chmurze.

Co ważne, wiele obszarów marketingu korzysta z automatyzacji i integracji możliwej dzięki rozwiązaniom SaaS. Platformy do automatyzacji marketingu (np. HubSpot, Marketo) pozwalają zarządzać kampaniami na wielu kanałach jednocześnie, śledzić zachowanie potencjalnych klientów oraz personalizować komunikację – wszystko to bez konieczności budowania własnej infrastruktury IT. Istnieją także narzędzia SaaS usprawniające pracę marketerów w mediach społecznościowych (np. Hootsuite do zarządzania postami na wielu profilach) czy w SEO (choćby platformy SEO pokroju Semrush czy Ahrefs do badania popularnych wyszukiwanych fraz oraz analizy działań konkurencji). Dzięki modelowi SaaS nawet mniejsze firmy mogą korzystać z profesjonalnych narzędzi marketingowych na zasadzie abonamentu, co obniża barierę wejścia i pozwala szybko wdrożyć nowe strategie. Dodatkowym atutem jest możliwość współpracy – zespoły marketingowe oraz agencje mogą razem pracować w tych samych narzędziach online, mając natychmiastowy dostęp do aktualnych danych i wyników kampanii.

Najczęściej zadawane pytania o SaaS

Jak rozpocząć korzystanie z rozwiązań SaaS?

Rozpoczęcie korzystania z aplikacji w modelu SaaS jest zazwyczaj proste. Wystarczy wybrać dostawcę oferującego potrzebne narzędzie (np. platformę do księgowości online lub system CRM), założyć konto na jego stronie internetowej i wykupić abonament. Wiele usług SaaS oferuje darmowy okres próbny, dzięki czemu można przetestować funkcjonalności przed podjęciem decyzji o płatnej subskrypcji. Ważne jest również upewnienie się, że posiadamy stabilne połączenie internetowe oraz że wybrane rozwiązanie spełnia wymagania bezpieczeństwa i zgodności (np. z przepisami o ochronie danych).

Czy rozwiązania SaaS są bezpieczne?

Większość renomowanych dostawców SaaS przykłada ogromną wagę do bezpieczeństwa. Stosują oni szyfrowanie danych, regularne kopie zapasowe oraz przestrzegają standardów zgodności (jak RODO). Korzystanie z SaaS jest zatem na ogół bezpieczne, o ile wybieramy sprawdzone firmy i dbamy o podstawowe środki ostrożności (silne hasła, uwierzytelnianie dwuskładnikowe). Należy jednak pamiętać, że żadna usługa internetowa nie daje 100% gwarancji – dlatego warto regularnie monitorować komunikaty dostawcy dotyczące bezpieczeństwa i mieć kopię zapasową najważniejszych danych, jeśli to możliwe.

Czy SaaS jest odpowiedni dla małych firm?

Tak, model SaaS jest często szczególnie korzystny dla małych i średnich firm. Pozwala on im uzyskać dostęp do zaawansowanych narzędzi (np. do marketingu, sprzedaży czy finansów) bez konieczności ponoszenia dużych kosztów początkowych ani zatrudniania licznego personelu IT. Małe firmy mogą zacząć od niewielkiego abonamentu dostosowanego do ich aktualnych potrzeb, a następnie rozszerzać zakres usług w miarę rozwoju biznesu. Ważne jest jedynie, by dobrze wybrać dostawcę – taki, który oferuje skalowalne pakiety i solidne wsparcie techniczne, dzięki czemu firma będzie mogła bez przeszkód rosnąć z używanym narzędziem.