Wtyczka WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
Wprowadzenie
Wtyczka WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips to jedno z najbardziej popularnych rozszerzeń do sklepów opartych na WooCommerce. Pozwala ona na pełną automatyzację procesu wystawiania faktur i przygotowania dokumentów pakowania. Po skonfigurowaniu każda transakcja może być automatycznie potwierdzana fakturą PDF, którą klient otrzyma na swojej skrzynce e-mail. Dzięki temu sklep internetowy unika ręcznego przygotowywania dokumentów i uzyskuje większą przejrzystość sprzedaży.
W WooCommerce nie ma domyślnej obsługi zaawansowanego fakturowania, dlatego takie wtyczki są niezbędne. Użytkownicy mogą precyzyjnie ustawić moment wystawienia faktury (np. po opłaceniu zamówienia) oraz zakres danych na dokumencie, spełniając przy tym wymogi prawne. Polski rynek e-commerce szczególnie potrzebuje takich rozwiązań, ponieważ wiele sklepów musi wystawiać dokumenty VAT zgodnie z lokalnymi przepisami.
Wtyczka działa bezpośrednio wewnątrz panelu WooCommerce, integrując się z każdym zamówieniem. Umożliwia też modyfikowanie faktur i szablonów bez konieczności zmiany kodu wtyczki. Rozwiązanie to sprawdza się zarówno dla początkujących, którzy potrzebują szybkiej i prostej obsługi fakturowania, jak i dla bardziej zaawansowanych użytkowników, oczekujących szerokich możliwości konfiguracji. Jest dostępna bezpłatnie, a dla osób potrzebujących dodatkowych funkcji przygotowano wersję Professional (płatną).
Główne funkcje
Automatyczne generowanie faktur i dokumentów pakowania
Podstawową funkcją wtyczki jest automatyczne generowanie faktur PDF dla zamówień WooCommerce. Po opłaceniu zamówienia lub przejściu do określonego statusu (np. „przetwarzane” lub „zrealizowane”), wtyczka tworzy fakturę i dodaje ją do wiadomości e-mail wysyłanej do klienta. Dzięki temu klient automatycznie otrzymuje gotowy dokument potwierdzający zakup. Wtyczka umożliwia również masowe generowanie dokumentów pakowania oraz faktur dla wielu zamówień jednocześnie. Opcja ta jest bardzo przydatna, gdy chcemy przygotować dokumenty zbiorczo dla wielu zamówień, na przykład na koniec dnia roboczego. Wystarczy zaznaczyć zamówienia na liście i z menu wybrać odpowiednią akcję, aby pobrać lub wydrukować wszystkie faktury i listy pakowania naraz.
Dokumenty pakowania (ang. packing slips) zazwyczaj nie zawierają cen – to lista produktów do zapakowania. Wtyczka automatycznie usuwa z nich dane finansowe, pozostawiając jedynie informacje o produktach, co upraszcza pracę magazynierom i osobom realizującym zamówienia. Dodatkowo, w ustawieniach można wybrać czy oprócz faktury ma się generować plik w formacie UBL (XML). Faktury UBL są używane m.in. w elektronicznej wymianie danych (e-fakturowanie), co ułatwia automatyczną komunikację z systemami partnerów lub księgowością.
Dostosowywanie szablonów dokumentów
Wtyczka udostępnia edytowalne szablony faktur i dokumentów pakowania oparte na HTML/CSS. Oznacza to, że można zmienić praktycznie każdy element ich wyglądu. W ustawieniach można na przykład zmienić kolory tła i nagłówków, czcionki, a także ustawić własne logo sklepu. Dodatkowo, w prosty sposób modyfikowane są pola z danymi – bez problemu można zmieniać ich kolejność lub usuwać niepotrzebne pozycje. Szablony są przygotowane tak, aby użytkownik bez zaawansowanej wiedzy mógł je dostosować. W praktyce wystarczy skopiować pliki szablonów do katalogu motywu WordPressa, by nie utracić zmian podczas aktualizacji wtyczki. Istnieją też gotowe pakiety szablonów (Premium Templates), które w prosty sposób dodają nowe, estetyczne layouty do wyboru. Dla zaawansowanych użytkowników dostępne są również specjalne hooki i filtry, które pozwalają modyfikować zawartość faktur bezpośrednio przed wygenerowaniem pliku PDF – to opcja przydatna, gdy chcemy dodać do dokumentu niestandardowe dane, np. numer zamówienia z innego systemu lub dodatkowe uwagi.
Wysyłka faktur i powiadomienia e-mail
Wtyczka umożliwia automatyczne dodawanie faktur PDF jako załączników do wiadomości e-mail. Możemy wybrać, do których typów maili mają być dołączane faktury – najczęściej będzie to wiadomość z potwierdzeniem zamówienia lub informacją o wysyłce towaru. Dzięki temu klient otrzymuje fakturę w wiadomości, co upraszcza proces obsługi i zmniejsza ilość manualnej pracy sprzedawcy. Proces ten jest w pełni zintegrowany z systemem powiadomień WooCommerce – wystarczy wejść w ustawienia wtyczki i zaznaczyć odpowiednie statusy, przy których faktura ma być dołączana.
Ponadto faktury PDF można pobrać także bezpośrednio z panelu administracyjnego zamówienia w WooCommerce, co przydaje się, gdy sprzedawca chce wydrukować dokument ręcznie lub wysłać go dodatkowo. W panelu zamówień WooCommerce pojawiają się nowe przyciski „Pobierz fakturę” i „Pobierz dokument pakowania”, dzięki którym jednym kliknięciem można pobrać lub wydrukować dokument bez przechodzenia do kolejnych stron.
Dostęp klienta i archiwizacja
Klienci sklepu również mają możliwość pobrania swoich faktur. Po zalogowaniu się do konta (sekcja „Moje konto”) widzą listę swoich zamówień oraz linki do dokumentów. Wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję, żeby pobrać fakturę w formacie PDF. To rozwiązanie poprawia przejrzystość obsługi zamówienia i daje klientowi wygodny dostęp do historii zakupów. Dzięki temu klienci mogą samodzielnie pobrać duplikat faktury, co redukuje zapytania do działu obsługi klienta.
Wszystkie wygenerowane dokumenty są archiwizowane w bazie danych WooCommerce. Oznacza to, że każdą fakturę można w każdej chwili odtworzyć – nawet po długim czasie lub po restarcie serwera. Archiwum pomaga także w prowadzeniu księgowości i audytach, gdyż administrator może sprawdzić pełną historię faktur i łatwo odnaleźć potrzebne dokumenty. W razie potrzeby fakturę można pobrać ponownie z panelu administratora lub wygenerować duplikat dla starego zamówienia.
Numeracja faktur i dodatkowe ustawienia
Wtyczka automatycznie nadzoruje numerację wystawianych faktur. Liczby nadawane fakturom mogą zawierać prefiksy (np. skrót nazwy firmy lub rok), miesiąc lub inne elementy. W ustawieniach definiuje się format numeru – można nawet wprowadzić zmienną długość lub zaczynać numerację od dowolnej wartości. Dzięki temu każda faktura ma unikalny numer spełniający wymagania formalne i zachowuje ciągłość z wcześniejszymi dokumentami.
Poza tym wtyczka oferuje wiele dodatkowych konfiguracji: można wybrać domyślny papier (A4 lub Letter), ustawić domyślną stopkę faktury (np. z danymi firmy i uwagami), a także format daty czy język domyślny dokumentów. Wersja podstawowa obsługuje język polski oraz kilkanaście innych, a za pomocą darmowych rozszerzeń można dodać wsparcie dla języków takich jak arabski czy chiński. Dzięki temu w fakturach automatycznie pojawią się tłumaczenia etykiet, co ułatwia prowadzenie sprzedaży międzynarodowej.
Zalety i wady
Zalety
- Automatyzacja procesu fakturowania: Po opłaceniu zamówienia faktura jest wystawiana i wysyłana automatycznie, co znacząco oszczędza czas i eliminuje ryzyko pomyłek.
- Szerokie możliwości personalizacji: Za pomocą edytowalnych szablonów można dostosować wygląd faktury do własnej marki – zmienić logo, kolory, układ sekcji czy dodać niestandardowe pola.
- Łatwa instalacja i konfiguracja: Wtyczka jest intuicyjna, a podstawowe ustawienia można skonfigurować bez znajomości kodu. Dla początkujących dostępna jest także dokumentacja i pomocne wskazówki.
- Dobre wsparcie językowe: Faktury mogą być generowane w wielu językach, w tym w języku polskim. Wtyczka korzysta z tłumaczeń, co ułatwia obsługę sklepu prowadzącego sprzedaż zagraniczną.
- Integracja z kontem klienta: Klienci mają dostęp do swoich faktur w panelu „Moje konto”, co zwiększa przejrzystość zakupów i ogranicza konieczność kontaktu z obsługą w sprawie duplikatów faktur.
- Rozbudowane opcje numeracji: Elastyczna konfiguracja numerów faktur pozwala zachować ciągłość i spełnić wymogi prawne dotyczące kolejnych numerów dokumentów.
- Popularność i aktualizacje: Wtyczka posiada setki tysięcy aktywnych instalacji i jest regularnie aktualizowana przez twórcę, co przekłada się na jej stabilność i bezpieczeństwo.
Wady
- Ograniczenia wersji darmowej: Darmowa wersja nie posiada wszystkich funkcji dostępnych w PRO. Na przykład brak w niej możliwości wystawiania faktur pro forma czy not korygujących.
- Wymagana podstawowa wiedza techniczna: Choć konfiguracja jest prosta, to głębsza personalizacja szablonów wymaga umiejętności edycji HTML/CSS. Użytkownicy bez doświadczenia mogą potrzebować wsparcia programisty.
- Zarządzanie szablonami przy aktualizacjach: Aktualizacja wtyczki może nadpisać pliki szablonów, jeśli zostały zmodyfikowane w katalogu wtyczki. Konieczne jest przeniesienie plików do motywu lub wykonanie kopii zapasowej przed aktualizacją.
- Brak niektórych funkcji zaawansowanych: Funkcje takie jak generowanie powiadomień dla zwrotów (nota korygująca) czy automatyczne wysyłanie statycznych dokumentów (np. instrukcji) są dostępne dopiero po zakupie wersji PRO lub odpowiednich dodatków.
- Możliwe konflikty z innymi wtyczkami: Kilka zgłoszeń użytkowników wskazuje na sporadyczne problemy z kompatybilnością z innymi rozszerzeniami WooCommerce. Zazwyczaj są to pojedyncze przypadki, jednak przed wdrożeniem warto sprawdzić, czy wtyczka działa prawidłowo w naszym środowisku.
Wersja darmowa i Professional
Wersja bezpłatna (Free)
Wersja podstawowa wtyczki jest dostępna bezpłatnie w oficjalnym repozytorium WordPress. Oferuje ona podstawowe funkcje potrzebne większości sklepów: generowanie faktur PDF automatycznie po złożeniu zamówienia, modyfikowalne szablony, prostą archiwizację dokumentów oraz opcje numeracji faktur. Pozwala to na szybkie wprowadzenie fakturowania do sklepu bez dodatkowych kosztów.
Darmowa wersja umożliwia także pobieranie faktur przez klientów w panelu „Moje konto” oraz ich masowe generowanie przez administratora. Wtyczka wspiera wiele popularnych języków, w tym pełną wersję polską. Użytkownicy mają również dostęp do kilku darmowych rozszerzeń, które dodają np. obsługę alfabetów niełacińskich czy dodatkowe możliwości konfiguracji. Wśród darmowych dodatków dostępne są rozszerzenia zwiększające funkcjonalność. Do najpopularniejszych należą mPDF RTL (dodaje obsługę języków pisanych od prawej do lewej, np. arabskiego), pakiet Unicode dla znaków chińskich i japońskich oraz Taxes Summary, który generuje na fakturze dodatkową tabelę z podsumowaniem podatków (VAT).
Wersja płatna (Professional)
Wersja Professional (PRO) to rozszerzenie płatne, przeznaczone dla użytkowników wymagających rozbudowanych funkcji. Zawiera ona wszystko, co wersja darmowa, plus dodatkowe rozwiązania usprawniające działanie sklepu. Wersja PRO pozwala między innymi na:
- Generowanie faktur pro forma oraz faktur korygujących (nota korygująca) automatycznie po zwrocie lub edycji zamówienia.
- Dołączanie statycznych plików do e-maili (np. instrukcji obsługi lub regulaminu) wysyłanych razem z fakturą.
- Łatwiejszą edycję szablonów dzięki kreatorowi drag-and-drop lub dodatkowym opcjom layoutu.
- Obsługę faktur UBL (standardowy format dla faktur elektronicznych), co ułatwia komunikację pomiędzy systemami księgowymi firm.
- Możliwość ustawienia różnych numeracji dla wielu magazynów lub sklepów (w przypadku środowisk wielostore).
- Priorytetowe wsparcie techniczne i regularne aktualizacje wtyczki.
Ceny licencji PRO zaczynają się od około 69 EUR za jedną stronę (około 300 zł) za rok. Dostępne są też większe pakiety (np. 3, 5, 25 stron), w których cena za dodatkowy sklep jest niższa. Zakup licencji daje dostęp do wszystkich aktualizacji w ramach wykupionego okresu oraz do wsparcia twórców wtyczki.
Dodatkowo, twórcy wtyczki oferują pakiet „Plus Bundle”, w ramach którego otrzymujemy wersję PRO, rozszerzone szablony i inne narzędzia w jednym zestawie. To wygodne rozwiązanie dla firm i agencji, które potrzebują kompletu funkcji. Przed zakupem warto ocenić potrzeby sklepu – jeśli podstawowe funkcje darmowej wersji są wystarczające, można pozostać przy niej. Jednak dla sklepów potrzebujących faktur korygujących, faktur pro forma czy dodatkowej automatyzacji zakup PRO może być uzasadniony.
Różnice funkcjonalne i dodatki
W porównaniu do wersji darmowej, wersja PRO dodaje kilka istotnych możliwości: automatyczne wystawianie not korygujących przy zwrotach, faktur pro forma, czy też automatyczne archiwizowanie dokumentów zewnętrznych. Użytkownicy wersji PRO mogą również korzystać z dodatkowych, profesjonalnych szablonów, które oferują bardziej eleganckie układy faktur i etykiet pakowania.
Oprócz tego, dostępne są liczne rozszerzenia (freemium plugins) dopełniające funkcjonalność wtyczki. Na stronie wtyczki oraz blogu autora znaleźć można dodatkowe materiały i tutoriale pokazujące różne zastosowania. Wersja PRO oraz płatne dodatki są oferowane przez twórców (WP Overnight) i oferują najczęściej aktualizacje oraz wsparcie techniczne w cenie.
Konfiguracja i obsługa
Instalacja i podstawowe ustawienia
Wtyczkę można zainstalować bezpośrednio z poziomu panelu WordPress (zakładka Wtyczki > Dodaj nową). Po aktywacji pojawi się dodatkowa sekcja w WooCommerce w dziale Ustawienia, gdzie można skonfigurować podstawowe parametry. Warto zacząć od wprowadzenia danych firmy, wyboru domyślnej serii numeracji i załadowania logo. Następnie wybieramy, przy jakich statusach zamówienia (np. „opłacone”) faktura ma być generowana i wysyłana.
Ustawienia wtyczki pozwalają także zdecydować, czy faktura ma się automatycznie drukować, wysyłać do klienta czy być dostępna w panelu. Po wprowadzeniu tych ustawień warto przeprowadzić testowy zakup, aby sprawdzić czy faktura PDF trafia do wiadomości e-mail poprawnie. W panelu administratora WooCommerce pojawią się dodatkowe przyciski przy każdym zamówieniu – kliknięcie umożliwia natychmiastowe pobranie lub wydrukowanie faktury i dokumentu pakowania.
Dalsze opcje i integracje
Wtyczka została zaprojektowana tak, aby współpracować z innymi popularnymi rozszerzeniami WooCommerce. Na przykład w środowisku wielostronnym (multi-store) czy korzystając z WPML, można generować faktury w różnych językach i walutach dla każdego ze sklepów. Dzięki obsłudze wielu języków i formatów walut, faktury będą automatycznie dopasowane do klienta.
Warto również wspomnieć o dodatkowych integracjach: wtyczka umożliwia tworzenie faktur w formacie UBL, co ułatwia elektroniczną wymianę dokumentów z innymi firmami. Ponadto wygenerowane pliki PDF faktur można łatwo eksportować do systemów księgowych – wystarczy przekazać je biuru rachunkowemu lub załadować do programu finansowo-księgowego. Chociaż wtyczka nie posiada wbudowanego modułu do wysyłki dokumentów do programów zewnętrznych, doskonale wpisuje się w obieg dokumentów e-commerce dzięki standaryzacji formatu.
Wsparcie i dokumentacja
Twórcy wtyczki zapewniają obszerną dokumentację oraz pomoc online. Na oficjalnej stronie można znaleźć szczegółowe instrukcje konfiguracji, które pokazują jak korzystać z poszczególnych funkcji. Istnieje także forum wsparcia w repozytorium WordPress, gdzie użytkownicy mogą zadawać pytania i zgłaszać problemy. Dodatkowo, wersja płatna zwykle obejmuje priorytetowe wsparcie techniczne, co oznacza szybszy kontakt z deweloperami i rozwiązanie ewentualnych trudności. Twórcy regularnie publikują aktualizacje i odpowiedzi na pytania, a kod wtyczki jest udostępniony publicznie (open source), co pozwala programistom analizować go i wprowadzać własne modyfikacje. W razie problemów warto sprawdzić oficjalne forum wsparcia oraz dokumentację dostępną online.
Kompatybilność i wymagania
Wtyczka jest kompatybilna z większością instalacji WooCommerce i WordPress. Działa poprawnie na standardowym środowisku LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP). Wersja darmowa zawiera w sobie bibliotekę mPDF, więc zazwyczaj nie trzeba instalować dodatkowych komponentów. Warto upewnić się, że serwer obsługuje funkcje PHP potrzebne do generowania PDF (zazwyczaj dostępne w domyślnej konfiguracji). Sugerowane minimalne wersje to WooCommerce 3.3 i WordPress 4.4, ale wtyczka jest stale aktualizowana, aby współpracować z najnowszymi wersjami systemów.
