Popularne wtyczki fakturowania dla WooCommerce
Na rynku dostępnych jest wiele rozszerzeń do WooCommerce oferujących wystawianie faktur. Oto przegląd kilku najpopularniejszych i najbardziej rozbudowanych rozwiązań, które spełniają funkcje generowania PDF, edycji numeracji, zarządzania danymi podatkowymi i firmowymi, konfiguracji szablonów, automatycznego wysyłania maili oraz eksportu do systemów księgowych.
Wtyczka „Faktury WooCommerce – PDF” (Flexible Invoices) – WP Desk
Jedną z wiodących polskich wtyczek jest Faktury WooCommerce (Flexible Invoices) firmy WP Desk. Automatyzuje ona wystawianie faktur i rachunków z poziomu zamówień WooCommerce. W wersji darmowej pozwala na ręczne wystawianie faktur z panelu zamówienia, a w wersji PRO dodaje pełną automatyzację oraz dodatkowe funkcje. Kluczowe możliwości tej wtyczki to:
- Automatyczne generowanie PDF: faktury są tworzone jako pliki PDF i mogą być dołączane do wiadomości e-mail wysyłanych po zrealizowaniu zamówienia.
- Ręczne wystawianie i edycja: można edytować dane sprzedawcy/klienta oraz pozycje na fakturze przed jej ostatecznym wygenerowaniem.
- Elastyczna numeracja: ustawiasz format numerów (np. prefiks, długość numeru, numerację roczną) – kolejne faktury dostają automatycznie rosnące numery.
- Pola podatkowe i firmowe: na fakturach można umieścić dane firmy (NIP, REGON, adres) oraz NIP klienta. W trakcie realizacji zamówienia klienci mogą podać numer NIP w specjalnym polu (dodanym do formularza zamówienia).
- Wielowalutowość i OSS: obsługa faktur walutowych, stawek VAT w różnych walutach, a także przewalutowywanie podatku dla transakcji UE (OSS).
- Faktury pro forma i korygujące: dostępne w wersji PRO – można wystawiać faktury pro forma przed płatnością oraz faktury korygujące po ewentualnych zwrotach.
- Paragony i rachunki: wtyczka pozwala zadeklarować, czy dokument ma być fakturą VAT czy rachunkiem (dla klientów indywidualnych). W połączeniu z dodatkiem integrującym wFirma lub Fakturownia można również rejestrować paragony niefiskalne lub drukować paragony fiskalne (po podłączeniu kasy fiskalnej).
- Dostosowywalne szablony: możesz wybrać własny wygląd faktur (krok po kroku: logo, układ tabel, nagłówki, czcionki, kolory). W praktyce łatwo dopasować fakturę do identyfikacji wizualnej sklepu.
- Automatyczna wysyłka i raporty: faktury wysyłane są e-mailem do klienta bez dodatkowej obsługi. W wersji PRO dostępne są zaawansowane raporty księgowe (np. wykaz faktur według stawek VAT, generowanie pliku JPK_FA do urzędu skarbowego) oraz masowe pobieranie faktur.
Dzięki pełnej zgodności z polskimi wymogami, ta wtyczka obsługuje stawki VAT (w tym OSS), walidację NIP z bazą VIES, pytanie klienta o potrzebę wystawienia faktury w zamówieniu oraz różne rodzaje dokumentów (faktura VAT, faktura bez VAT, proforma). Wprawdzie w podstawowej wersji wiele rzeczy trzeba skonfigurować ręcznie, ale WP Desk oferuje rozbudowane rozszerzenia (np. Filtry czy Zaawansowane Szablony) dla jeszcze większej elastyczności.
WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips (WP Overnight/WebToffee)
WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips to bardzo popularna wtyczka (autor: WP Overnight, dostępna też pod marką WebToffee). W wersji darmowej automatycznie dodaje faktury PDF i listy przewozowe do wiadomości e-mail wysyłanych do klientów. Klient otrzymuje fakturę i może pobrać ją także z panelu „Moje konto”. Główne cechy tej wtyczki to:
- Prosty szablon: domyślny wzór faktury/rachunku zawiera logo, dane firmy i tabelę z pozycjami zamówienia. Można go modyfikować w HTML/CSS lub skopiować do motywu i dostosować.
- Automatyczne dodawanie PDF: faktura jest generowana w tle i załączana do potwierdzenia zamówienia. Istnieje też opcja dodania przycisku „Pobierz fakturę” na stronie zamówienia i liście zamówień w panelu admina.
- Kolejność numerów: pozwala ustawić numerację faktur z prefiksem, zerami wiodącymi itp. Numer może być resetowany co rok. Użytkownik decyduje, od jakiej wartości zaczną się kolejne numery.
- Bulk PDF: faktury i listy przewozowe można generować oraz drukować grupowo z listy zamówień (np. w środowisku biura wysyłki).
- Tłumaczenia: wtyczka jest przetłumaczona m.in. na język polski, więc elementy faktury można łatwo wyświetlać w rodzimym języku.
O ile podstawowa wersja jest darmowa, autorzy oferują płatne rozszerzenia. Wśród nich jest dodatek Professional, który pozwala na:
- tworzenie faktur pro forma i not korygujących (np. credit notes przy zwrotach),
- automatyczne wysyłanie listów przewozowych i paragonów,
- kopiowanie i archiwizację dokumentów (np. wysyłka kopii na Dropbox),
- dodatkowe szablony faktur,
- linki „Zapłać teraz” na fakturach PDF,
- podsumowania podatków (np. tabela stawek VAT).
Wtyczka jest rozbudowana i elastyczna, ale nie została stworzona specjalnie pod polskie prawo. Zwykle nie obsługuje natywnie polskich funkcji jak kody GTU czy split payment, ale część z nich można dodać ręcznie lub przez dodatkowe filtry. Zaletą jest bogata dokumentacja i możliwość rozszerzenia – wiele sklepów używa jej jako uniwersalnego rozwiązania do faktur w WooCommerce.
YITH WooCommerce PDF Invoice and Shipping List
YITH to znana marka wtyczek do WooCommerce, która także ma rozwiązanie do fakturowania – YITH WooCommerce PDF Invoice and Shipping List. To płatna wtyczka oferująca kompleksową obsługę dokumentów: od generowania faktur i rachunków, po listy przewozowe i noty korygujące. Jej najważniejsze funkcje to:
- Pełna automatyzacja: faktury PDF są tworzone automatycznie po zamówieniu i wysyłane do klienta.
- Zaawansowane szablony: wiele opcji personalizacji wyglądu faktury – wybór pól do wyświetlenia, pozycje tabel, kolory, logo, treść stopki itp.
- Zarządzanie numeracją: można określić format numerów, wspiera proformy i fakturę marża (VAT marża) – przydatne np. w obrocie używanymi przedmiotami.
- Kopie i archiwum: opcja automatycznego backupu wszystkich dokumentów na Dropbox lub Google Drive, co służy jako archiwum.
- Pobieranie z konta: klienci mogą pobrać swoje faktury i listy przewozowe z sekcji zamówień w swoim koncie użytkownika.
- Płatności z faktury: dodanie przycisku „Zapłać teraz” na fakturze PDF ułatwia obsługę płatności od firmowych klientów.
- Wiele szablonów: wybór między różnymi wbudowanymi projektami faktur sprawia, że dokumenty wyglądają profesjonalnie bez konieczności własnego projektowania.
Wtyczka YITH ceniona jest za kompleksowość – obsługuje faktury, rachunki, proformy i noty korygujące. Ma również funkcje raportowe oraz integrację z innymi rozszerzeniami YITH. Wadą jest oczywiście konieczność zakupu licencji oraz ręczne wprowadzanie polskich danych (ale polskie tłumaczenie jest dostępne). Dzięki swojemu zaawansowaniu nadaje się do dużych sklepów i firm, które oczekują gotowego i elastycznego narzędzia.
Sliced Invoices (WooCommerce Extension)
Sliced Invoices to wszechstronny system fakturowania dla WordPressa, który oferuje również rozszerzenie do WooCommerce. Główne cechy to:
- Tworzenie faktur i ofert (quoats) z poziomu WordPressa.
- Możliwość wysyłania faktur e-mailem (np. jako PDF) do klientów, także masowo.
- Integracja płatności online – klient może zapłacić wystawioną fakturę przez różne bramki płatności.
- Wtyczka obsługuje wiele walut i prostą edycję wyglądu faktury (wprawdzie edycja głównie z panelu WordPress, nie z WooCommerce).
Dzięki dodatkowi dla WooCommerce można automatycznie tworzyć faktury do zamówień. Jednak Sliced Invoices jest rozwiązaniem ogólnym, nie specjalnie dostosowanym do polskich wymogów – brakuje obsługi niektórych przepisów (np. OSS czy lokalnego formatu JPK). Mimo to, stanowi bezpłatną alternatywę dla prostych potrzeb fakturowania na WooCommerce, zwłaszcza jeśli chcemy mieć system z ofertami i płatnościami z faktury.
Integracje z polskimi serwisami księgowymi
Oprócz samodzielnych wtyczek fakturujących, istnieją rozwiązania typu „integracja”, które współpracują z zewnętrznymi systemami księgowymi (e-księgowość). W przypadku Polski popularne są serwisy takie jak iFirma, wFirma czy Fakturownia. Dedykowane wtyczki łączą WooCommerce z tymi serwisami, automatycznie przesyłając zamówienia jako dokumenty księgowe. Dzięki temu wszystkie faktury, paragony i korekty lądują w chmurze księgowej, gotowe do dalszej obróbki (rozliczeń, archiwizacji, drukowania fiskalnego). Oto kilka przykładów takich wtyczek:
iFirma WooCommerce (WP Desk)
iFirma WooCommerce to wtyczka od WP Desk integrująca sklep z serwisem iFirma.pl. Pozwala szybko wystawiać faktury VAT, rachunki (dla zwolnionych z VAT) oraz faktury pro forma bezpośrednio z poziomu zamówienia w WooCommerce. Najważniejsze funkcje obejmują:
- Automatyczne przesyłanie dokumentów: przy zmianie statusu zamówienia (np. na „zakończone” lub inny wybrany przez administratora) wtyczka automatycznie wystawia fakturę/rachunek w serwisie iFirma. Dokument ten jest od razu zapisany w chmurze iFirma.
- Rachunki i faktury VAT: obsługa podatników VAT oraz zwolnionych – w ustawieniach można wskazać, czy dana sprzedaż ma być fakturowana z VAT czy bez. Pola dotyczące podstawy opodatkowania i zwolnienia są uwzględnione.
- Proforma i korekty: wtyczka pozwala wystawiać faktury pro forma przed zapłatą. Jeśli występuje zwrot lub korekta, można także wygenerować fakturę korygującą do konkretnego dokumentu.
- Pola w zamówieniu: klient może zdecydować przy składaniu zamówienia, czy potrzebuje faktury – wtyczka doda stosowne pole wyboru w formularzu. Umożliwia też pobieranie pola NIP z zamówienia i walidację w bazie VIES.
- Dostosowywanie wyglądu: w opcjach można ustawić własny prefix numeru faktury, stopkę dokumentu, a także mapować produkty WooCommerce do pozycji na fakturze (np. określenie jednostki miary i nazwy na fakturze).
- Integracja z kontem iFirma: wszystkie wystawione dokumenty trafiają do panelu iFirma, co usprawnia księgowość. Można tam generować raporty, eksportować JPK_FA oraz drukować paragony niefiskalne (rachunki) lub fiskalne (po konfiguracji kasy fiskalnej).
Dzięki integracji z iFirma fakturowanie jest „bezobsługowe” – księgowy czy właściciel sklepu widzi wszystkie dokumenty w jednym miejscu, bez ręcznego przepisywania. W systemie iFirma można też archiwizować faktury, drukować paragony na specjalnej drukarce fiskalnej i wysyłać dokumenty z poziomu panelu iFirma.
wFirma WooCommerce (WP Desk)
wFirma WooCommerce to podobne rozwiązanie firmy WP Desk, łączące WooCommerce z serwisem wFirma.pl. Umożliwia wystawianie faktur VAT, rachunków i proform, a także generowanie paragonów niefiskalnych (i fiskalnych) bezpośrednio ze sklepu. Najważniejsze opcje to:
- Faktury VAT i bez VAT: wtyczka obsługuje sprzedaż zarówno na firmę (z VAT), jak i dla osób fizycznych (bez VAT – jako rachunek). W ustawieniach można określić domyślną stawkę VAT i zasady zwolnienia.
- Faktury pro forma i korekty: tak jak iFirma, wFirma pozwala wystawiać proformy. Po zapłacie lub zwrocie dokument można skorygować, tworząc fakturę korygującą.
- Generowanie paragonów: wtyczka umożliwia wystawianie paragonów niefiskalnych do zamówień (dla odbiorców indywidualnych). Istnieje także opcja automatycznej generacji paragonów fiskalnych – wówczas dokumenty są oznaczone, a sam wydruk paragonu odbywa się po podłączeniu drukarki fiskalnej przez serwis wFirma.
- Sprzedaż zagraniczna: możliwe jest wystawianie faktur walutowych (z obcymi walutami i przelicznikiem). W prowadzeniu sprzedaży np. na warunkach odwrotnego obciążenia (reverse charge) pomaga automatyczne umieszczanie adnotacji na fakturze.
- Synchronizacja magazynu: wFirma umożliwia dwustronną synchronizację stanów magazynowych – zmiany w sklepie lub w systemie wFirma są wzajemnie aktualizowane.
- Automatyczna wysyłka i moje konto: wystawione faktury i rachunki są automatycznie wysyłane na e-mail klienta oraz udostępniane w panelu „Moje konto” w WooCommerce (sekcja zamówień). Klient może pobrać je ponownie.
- Ryczałty i kody GTU: w ustawieniach można wprowadzić stawki ryczałtowe (dla osób rozliczających się ryczałtem). Wtyczka obsługuje także kody GTU (Grupy Towarowo-Usługowe) wymagane przy generowaniu JPK_FA, np. dla określonych produktów.
Wdrożenie wFirma w sklepie zapewnia zgodność z obowiązkami fiskalnymi: wszystkie faktury i paragony są od razu rejestrowane w panelu wFirma. Stamtąd można drukować paragony fiskalne (po spełnieniu formalności z kasą), eksportować dane do programów księgowych, tworzyć plik JPK_FA i kontrolować całą dokumentację finansową.
Fakturownia WooCommerce (WP Desk)
Fakturownia WooCommerce to kolejna wtyczka od WP Desk, tym razem integrująca WooCommerce z serwisem Fakturownia.pl. Umożliwia ona szybkie fakturowanie w sklepie i synchronizację stanów magazynowych. Kluczowe zalety to:
- Faktury VAT, korekty, rachunki i paragony: do każdego zamówienia można wystawić odpowiedni dokument – fakturę VAT, fakturę korygującą, rachunek czy paragon. Wystawione dokumenty trafiają bezpośrednio do panelu Fakturowni.
- Szybkie konfiguracje: analogicznie jak w innych wtyczkach WP Desk, z poziomu ustawień określa się numerację faktur, domyślne stawki VAT/ryczałt, czy sposób wpisywania stawek dla produktów.
- Paragony fiskalne i niefiskalne: można wystawiać paragony niefiskalne (dla klientów indywidualnych), a po podłączeniu fiskalnej drukarki (przez serwis Fakturownia) również paragony fiskalne.
- Obsługa VAT marża: Fakturownia umożliwia generowanie faktur z VAT marża (dla towarów używanych). Wtyczka automatycznie uwzględnia marżę podczas wystawiania.
- Kody GTU i transakcje przychodowe: w ustawieniach wtyczki definiuje się kody GTU dla produktów, a sprzedaż jest kategoryzowana zgodnie z transakcjami przychodowymi Fakturowni (dzięki czemu poprawnie generuje się JPK_FA).
- Synchronizacja stanów: dwustronna synchronizacja magazynu między WooCommerce a Fakturownią – stany produktów są aktualizowane w obu systemach.
- Automatyzacja i powiadomienia: dokumenty są wystawiane automatycznie lub ręcznie (w zależności od ustawienia statusu zamówienia). Fakturownia wysyła potwierdzenia e-mail z załączoną fakturą, a sklep może także generować raporty sprzedaży.
Dzięki integracji z Fakturownią wszystkie faktury i paragony generowane w sklepie są bezpiecznie archiwizowane w zewnętrznym systemie. To ułatwia zgodność z przepisami (w tym generowanie plików JPK) oraz pozwala księgowym na wygodny dostęp do całej dokumentacji.