Advanced Stock Management – Moduł PrestaShop

Zaawansowane zarządzanie stanami magazynowymi w e‑commerce to często granica między chaosem a zyskiem. Moduł Advanced Stock Management dla PrestaShop obiecuje uporządkować przepływ towarów, zautomatyzować aktualizację stanów i dać sprzedawcy realną kontrolę nad zapasami. To rozwiązanie skierowane do sklepów, które wyrosły z prostego pola „ilość produktu” i potrzebują narzędzia pozwalającego ogarnąć wiele magazynów, dostawców, rezerwacji i ruchów towaru w jednym, spójnym panelu.

Instalacja, konfiguracja i pierwsze kroki

Wymagania techniczne i zgodność z wersjami PrestaShop

Advanced Stock Management nie jest typowym lekkim dodatkiem „plug and play”. To moduł silnie ingerujący w logikę stanów w PrestaShop, dlatego przed instalacją trzeba sprawdzić zgodność wersji. Na rynku występują zarówno starsze implementacje oparte na wbudowanym mechanizmie PrestaShop 1.5–1.6, jak i nowsze, niezależne moduły dla linii 1.7–8.x.

Kluczowe kwestie:

• kompatybilność z motywem – część szablonów korzysta z własnych pól ilości i koszyka, co może wymagać ręcznych poprawek,
• integracja z innymi modułami – systemy marketplace, integratory ERP czy wtyczki typu „backorder” często przechwytują informacje o stanie magazynu; z Advanced Stock Management muszą współdziałać na tych samych hookach,
• wydajność serwera – im więcej ruchów magazynowych rejestrowanych przez moduł, tym większe obciążenie bazy; przy dużych katalogach wskazany jest wydajny hosting lub rozwiązanie VPS.

Proces instalacji – na co uważać

Sam proces instalacji modułu jest typowy: wgrywamy paczkę, instalujemy w panelu, przechodzimy przez kreator. Problemy zaczynają się zwykle w dwóch miejscach:

• migracja z prostych ilości na zaawansowane stany – jeśli wcześniej używany był wyłącznie standardowy licznik ilości, konieczne jest zmapowanie produktów na nowe magazyny i reguły dostępności,
• konflikty ze starymi danymi – część modułów pozostawia po sobie pola i wpisy w bazie; Advanced Stock Management może interpretować je niepoprawnie, przez co pojawiają się dziwne wartości stanów.

Na plus działa to, że większość rozwiniętych wydań modułu oferuje kreator przeniesienia danych oraz możliwość wykonania testowej synchronizacji „na sucho”, bez zmiany faktycznych stanów. Dla większych sklepów to ogromny atut, bo pozwala przetestować wpływ konfiguracji na cały katalog produktów.

Pierwsza konfiguracja – magazyny i produkty

Po instalacji pierwszym krokiem jest utworzenie struktury magazynów. Advanced Stock Management pozwala definiować:

• magazyny centralne,
• magazyny lokalne (np. sklepy stacjonarne, punkty odbioru),
• magazyny specjalne (np. na zwroty, towary uszkodzone, rezerwacje).

Każdemu magazynowi można przypisać:

• adres i dane kontaktowe,
• informację, czy z danego magazynu realizowane są zamówienia online,
• priorytet wykorzystywania przy kompletacji zamówień,
• powiązanie z konkretnymi przewoźnikami lub strefami geograficznymi.

Dopiero po zdefiniowaniu magazynów możemy powiązać z nimi produkty. Tu pojawia się pierwsza istotna zmiana filozofii pracy: ilość nie jest już pojedynczym numerem zapisanym przy produkcie, lecz sumą stanów w różnych magazynach plus wartości zarezerwowane, w dostawie lub zablokowane.

Najważniejsze funkcje i logika działania

Wielomagazynowość i ruchy towaru

Jednym z głównych powodów, dla których sprzedawcy sięgają po Advanced Stock Management, jest możliwość pracy na wielu magazynach jednocześnie. Moduł pozwala:

• przenosić towar między magazynami (transfery wewnętrzne) z pełną historią,
• definiować ruchy przychodzące (dostawy) i wychodzące (wydania, zwroty),
• rejestrować korekty stanów wynikające z inwentaryzacji lub strat.

Każdy ruch jest logowany z datą, użytkownikiem i powodem, dzięki czemu panel magazyniera staje się czymś w rodzaju uproszczonego systemu WMS. Dla części sklepów to wystarczające, by zrezygnować z zewnętrznego narzędzia, szczególnie jeśli nie ma skomplikowanej logistyki.

Rezerwacje, dostępność i statusy produktów

Standardowy mechanizm PrestaShop ma stosunkowo prostą logikę: jeśli ilość spada poniżej zera, można albo blokować sprzedaż, albo ją dopuszczać (backorder). Advanced Stock Management rozbudowuje ten schemat. Stan produktu może być rozbity na:

• ilość dostępna fizycznie,
• ilość zarezerwowana przez niezrealizowane zamówienia,
• ilość „w drodze” – w zamówieniach do dostawcy,
• ilość zablokowana (np. uszkodzenia, reklamacje, zwroty w trakcie weryfikacji).

Moduł pozwala tworzyć reguły prezentacji dostępności na karcie produktu, uwzględniając powyższe parametry. Można np. zdecydować, by klient widział produkt jako „dostępny na zamówienie”, jeśli fizyczny stan wynosi zero, ale znacząca ilość jest już w potwierdzonej dostawie do magazynu. Dla sklepów o charakterze „just in time” to ogromna korzyść, bo umożliwia sprzedaż w oparciu o realne zamówienia do hurtowni.

Zarządzanie dostawami i dostawcami

Zaawansowane moduły tego typu wprowadzają panel zamówień do dostawców, zbliżając PrestaShop do roli prostego systemu ERP. W praktyce dział zaopatrzenia może:

• tworzyć zamówienia zakupowe dla poszczególnych dostawców,
• przypisywać do nich produkty, oczekiwane ilości i ceny zakupu,
• oznaczać dostawy jako częściowe lub kompletne, co automatycznie aktualizuje stany magazynowe.

W wielu sklepach to zastępuje zewnętrzne arkusze kalkulacyjne i ręczne prowadzenie rejestrów. Minusem jest to, że system nie zawsze dorównuje specjalistycznym programom kadrowo‑księgowym czy pełnym ERP pod kątem raportowania finansowego. Advanced Stock Management bardzo dobrze ogarnia ilości i ruchy, ale przy skomplikowanej księgowości i rozliczaniu kosztów zakupu zwykle i tak potrzebny jest zewnętrzny system.

Obsługa kombinacji, pakietów i produktów wirtualnych

Sklepy odzieżowe, producenci elektroniki czy branża motoryzacyjna często operują na wariantach (rozmiary, kolory) oraz zestawach produktowych. Moduł radzi sobie z tym całkiem sprawnie, ale wymaga precyzyjnego zaplanowania struktury:

• każda kombinacja może mieć przypisane indywidualne stany w różnych magazynach,
• pakiety produktów mogą automatycznie dekrementować stany poszczególnych komponentów po sprzedaży,
• produkty wirtualne (np. licencje) zazwyczaj są wyłączone z systemu stanów, ale można je powiązać z fizycznym nośnikiem (np. karta z kodem).

Tu ujawnia się jedna z kluczowych zalet modułu: dokładna kontrola nad tym, co faktycznie znajduje się w magazynie. Jednocześnie jest to obszar, w którym początkujący użytkownicy popełniają wiele błędów konfiguracyjnych, przez co stany zaczynają się „rozjeżdżać”.

Interfejs użytkownika i ergonomia pracy

Panel administracyjny i czytelność danych

Dla pracowników magazynu i menedżerów kluczowa jest szybkość dotarcia do informacji o stanie towaru. Advanced Stock Management zwykle dodaje kilka dedykowanych sekcji w panelu PrestaShop:

• listę magazynów z agregacją stanów,
• panel ruchów towarowych (filtr po produkcie, magazynie, dacie, typie ruchu),
• ekran inwentaryzacji z możliwością seryjnej korekty ilości.

W zależności od wersji, interfejs jest albo mocno „presta‑klasyczny”, albo przypomina współczesne aplikacje webowe. Największym plusem jest spójność – użytkownicy już znający PrestaShop szybko odnajdują się w dodatkowych zakładkach, bo nawigacja bazuje na tym samym schemacie.

Uprawnienia, role i bezpieczeństwo danych

Moduł wykorzystuje system uprawnień PrestaShop, dzięki czemu można precyzyjnie określić, kto co widzi i co może edytować. Typowy podział ról wygląda tak:

• magazynier – dostęp do stanów, ruchów, inwentaryzacji, ale bez możliwości zmian cen zakupu,
• kupiec/zaopatrzeniowiec – uprawnienia do zamówień do dostawców i zatwierdzania dostaw,
• administrator – pełna kontrola nad konfiguracją modułu i nadpisywaniem stanów.

Z punktu widzenia bezpieczeństwa istotna jest szczegółowa historia zmian: kto, kiedy i w jaki sposób zmodyfikował ilość danego produktu. W razie niezgodności czy podejrzeń nadużyć można odtworzyć sekwencję ruchów dla konkretnej referencji.

Praca na dużych katalogach i optymalizacja

W sklepach mających dziesiątki tysięcy produktów bez odpowiedniego przygotowania baza potrafi urosnąć bardzo szybko. Każdy ruch magazynowy to osobny rekord, a zaawansowana filtracja w panelu potrafi mocno obciążyć serwer. Dlatego warto:

• zaplanować harmonogram czyszczenia bardzo starych, nieistotnych ruchów (np. sprzed wielu lat),
• skonfigurować indeksy w bazie danych zgodnie z zaleceniami twórcy modułu,
• ograniczyć niepotrzebne automatyczne synchronizacje zewnętrznych integracji.

Odpowiednio wdrożony Advanced Stock Management jest w stanie obsłużyć naprawdę rozbudowane katalogi, ale wymaga to kompetentnego administratora technicznego po stronie sklepu lub partnera wdrożeniowego, który zadba o optymalizację.

Integracje, automatyzacja i realne korzyści biznesowe

Połączenie z ERP, hurtowniami i systemami zewnętrznymi

Największy potencjał Advanced Stock Management ujawnia się, gdy nie działa w izolacji. Jego głównym zadaniem jest trzymanie „prawdy o stanie magazynu” po stronie sklepu internetowego, ale w praktyce dane te muszą być spójne z:

• systemem ERP lub FK, który liczy koszty, marże i rozlicza stan na koniec okresu,
• systemami hurtowni (dostępność, rezerwacje, automatyczne zamówienia),
• marketplace’ami (Allegro, Amazon), gdzie overselling jest szczególnie kosztowny.

Nowoczesne moduły często udostępniają API lub dodatkowe webhooki, dzięki którym można zsynchronizować ruchy magazynowe z innymi systemami. To pozwala zbudować architekturę, w której sklep nie jest tylko „końcówką sprzedażową”, ale równoprawnym elementem całego łańcucha dostaw.

Automatyczne uzupełnianie stanów i alerty

Jedną z funkcji, która robi realną różnicę w codziennej pracy, są reguły uzupełniania stanów. Można definiować progi minimalne i maksymalne dla poszczególnych produktów lub kategorii, a następnie:

• generować automatyczne propozycje zamówień do dostawców,
• otrzymywać alerty e‑mail lub w panelu przy zbliżaniu się do stanów krytycznych,
• blokować wybrane kanały sprzedaży (np. marketplace), gdy stany spadają poniżej ustalonych limitów.

Tu właśnie pojawia się jedna z najważniejszych korzyści biznesowych: mniejsza liczba sytuacji, w których produkt jest sprzedany, ale nie ma go fizycznie w magazynie, oraz lepsze zarządzanie kapitałem zamrożonym w zapasach. Sklep może unikać zarówno braków towaru, jak i przepełnionych półek z niesprzedającymi się pozycjami.

Wpływ na proces obsługi zamówień i doświadczenie klienta

Sprawne zarządzanie stanami to nie tylko temat backoffice, ale też bezpośrednio odczuwalna zmiana po stronie klientów. Moduł wpływa na:

• wiarygodność informacji o dostępności – realny stan produktu, przewidywana data wysyłki, komunikaty o przedsprzedaży,
• czas realizacji zamówień – automatyczne przypisanie do magazynu, który szybciej zrealizuje wysyłkę,
• liczbę reklamacji i zgłoszeń do BOK – mniej przypadków „system pokazał, że jest dostępny, ale jednak nie ma”.

Dobrze wdrożony Advanced Stock Management staje się cichym fundamentem całego procesu obsługi klienta. Uporządkowane stany przekładają się na mniejszą liczbę nieporozumień, a więc lepsze zaufanie do marki i wyższy wskaźnik powrotów klientów.

Kiedy Advanced Stock Management ma sens, a kiedy jest przesadą

Na koniec warto spojrzeć na moduł z perspektywy decyzji biznesowej. Inwestycja w tak rozbudowane narzędzie ma największy sens, gdy:

• sklep operuje na wielu magazynach lub lokalizacjach,
• sprzedaż odbywa się jednocześnie w kanale online, offline i na marketplace’ach,
• częste braki towaru lub nadmierne stany generują realne straty,
• zespół jest gotów zmienić sposób pracy i przejść z „intuicji” na twarde dane magazynowe.

Dla małych sklepów z kilkudziesięcioma produktami, bez wielokanałowej sprzedaży, Advanced Stock Management bywa po prostu zbyt ciężkim narzędziem. Dodatkowa warstwa stanów i procesów potrafi skomplikować to, co wcześniej działało prosto i wystarczająco dobrze. W takim przypadku korzyści nie zrównoważą kosztu wdrożenia, szkoleń i późniejszej administracji.