Checklist: jak przygotować się do tworzenia strony www przed kontaktem z agencją

Tworzysz stronę firmową, sklep lub portal i zależy Ci na solidnym przygotowaniu? W icomSEO łączymy strategię, projektowanie, development i marketing, tworząc kompletne serwisy www dla klientów z Warszawy i całej Polski. Realizujemy analizę potrzeb, projekt UX/UI, wdrożenie, optymalizację SEO oraz mierzenie efektów. Jeśli chcesz zyskać przewagę i przyspieszyć pracę z agencją, skorzystaj z poniższej checklisty i skontaktuj się z nami – z przyjemnością poprowadzimy Twój projekt od briefu do wdrożenia.

Przygotowanie strategiczne i brief projektowy

Cel biznesowy i mierniki sukcesu

Każdy projekt strony powinien startować od jasnego celu: pozyskanie leadów, sprzedaż online, edukacja, rekrutacja lub wsparcie obsługi klienta. Zdefiniuj cel główny i cele poboczne oraz ich mierniki: liczba zapytań, współczynnik konwersji, średni koszyk, udział kanału organicznego, czas do pierwszego kontaktu. Pamiętaj, że to one będą determinować układ strony, priorytet treści i dobór funkcjonalności.

Określ punkt wyjścia: obecne wyniki, bariery, sezonowość. Porównaj się do 3–5 konkurentów z Warszawy i spoza Warszawy, aby zauważyć luki produktowe i komunikacyjne. Już na tym etapie możesz zaplanować eksperymenty: testy A/B kluczowych sekcji, alternatywne nagłówki, różne warianty formularzy, a nawet porównania układów CTA.

• Checklista: wypisz cele i KPI na 3–6 miesięcy oraz na 12 miesięcy.
• Określ minimalne wyniki akceptowalne i cele ambitne.
• Wybierz 3 priorytetowe działania, resztę odłóż na fazę 2.

Grupy docelowe i propozycja wartości

Bez zrozumienia odbiorców nie powstanie strona, która sprzedaje. Zmapuj segmenty klientów: branże, role decyzyjne, potrzeby, obawy, kontekst użycia (mobile w terenie, desktop w biurze, tablet w podróży). Wyraźnie sformułuj propozycję wartości: co dostarczasz szybciej, taniej, bezpieczniej lub wygodniej. Pokaż dowody: liczby, case studies, referencje, logotypy klientów, wyróżnienia.

W praktyce opisz 2–3 persony i ich scenariusze. W przypadku firmy z Warszawy będzie to np. dyrektor marketingu w skali ogólnopolskiej oraz właściciel lokalnego biznesu koncentrujący się na rezerwacjach. Dla każdej persony ustal główne zadania, które ma wykonać na stronie, i bariery, które musisz usunąć.

• Checklista: 2–3 persony, ich cele, bariery, kanał wejścia na stronę.
• Wyróżniki oferty sformatowane jako krótkie i mierzalne korzyści.
• Dowody społeczne: recenzje, wyniki, certyfikaty.

Zakres i funkcjonalności: MVP vs. faza 2

Nadmiar funkcji paraliżuje projekt i budżet. Zaplanuj minimum funkcjonalne (MVP), które realizuje cel biznesowy, a resztę przenieś na roadmapę. To podejście ogranicza ryzyko i przyspiesza publikację, szczególnie ważną w kontekście sezonowości branży.

Rozdziel elementy na: kluczowe (np. formularze zintegrowane z CRM), ważne (baza wiedzy, kalkulator) i opcjonalne (zaawansowane personalizacje). Zadbaj o realistyczny harmonogram wdrożeń zgodny z wydarzeniami rynkowymi w Warszawie i terminami wewnętrznymi.

• Checklista: lista funkcji MVP i backlog fazy 2–3.
• Kryteria akceptacji każdej funkcji (kiedy uznajemy ją za gotową).
• Priorytety wg wpływu na KPI i kosztu wdrożenia.

Budżet, harmonogram i model współpracy

Ustal budżet z widełkami, aby agencja mogła dobrać technologię i zespół. Zdecyduj o modelu: fixed scope, time & material, retainer lub hybryda. Uporządkuj komunikację: częstotliwość statusów, narzędzia (Slack, Asana), zasady akceptacji.

W icomSEO przygotowujemy transparentne kosztorysy z etapami i kamieniami milowymi. Pracujemy z klientami z Warszawy oraz innych miast, synchronizując terminy warsztatów i testów z dostępnością zespołów po obu stronach.

• Checklista: zakres i estymacja, rezerwa na iteracje, koszty utrzymania.
• Harmonogram z datami warsztatów, testów, wdrożenia.
• Model rozliczeń i zasady zmian zakresu.

Architektura informacji i treści

Mapa witryny i nawigacja

Architektura informacji to kręgosłup Twojej strony. Zbuduj przejrzystą mapę witryny: maksymalnie trzy poziomy zagłębień, logiczne grupowanie ofert, krótkie etykiety menu. Nawigacja powinna prowadzić do kluczowych zadań i eliminować poślizg poznawczy. Rozważ mega-menu, jeśli masz wiele kategorii, ale uprość je do niezbędnych elementów i dodaj wyróżnione CTA.

Przygotuj breadcrumb, linkowanie wewnętrzne i stopkę, która odzwierciedla strukturę. Zadbaj o pola wyszukiwania z podpowiedziami i tolerancją literówek. Dla użytkowników z Warszawy zaplanuj szybkie ścieżki lokalne: dojazd, mapa, godziny pracy biura.

• Checklista: mapa witryny i makiety low-fidelity kluczowych podstron.
• Menu główne, menu mobilne, stopka i wyszukiwarka.
• Breadcrumb, linkowanie kontekstowe i CTA w każdej sekcji.

Warstwa tekstowa: język, hierarchia i dowody

Treści mają prowadzić użytkownika po ścieżce decyzyjnej: problem → rozwiązanie → korzyści → społeczny dowód → wezwanie do działania. Pisz językiem jasnym, konkretnym, bez żargonu – szczególnie na stronach ofertowych. Każdy ekran powinien mieć nagłówek z jasną obietnicą, krótkie akapity, wypunktowania i wyraźne CTA.

Przygotuj bank materiałów: referencje, case studies, wyniki liczbowe. Z góry zaplanuj sekcje FAQ, które zbierają obiekcje klienta. Zadbaj o spójny ton – jeśli działasz w segmentach B2B i B2C, przewidź dwie odmiany komunikacji. Pamiętaj o poprawnej odmianie nazw miejscowości, np. z Warszawy, w Warszawie, dla rynku warszawskiego.

• Checklista: biblioteka dowodów (opinie, realizacje, nagrody).
• Style pisania: długości akapitów, formatowanie, CTA.
• Redakcja i weryfikacja merytoryczna, zgodność z brand voice.

Planowanie pod SEO i redakcja content

Pozycjonowanie zaczyna się w momencie planowania struktury, nie po publikacji. Opracuj zestawy słów kluczowych: informacyjne, transakcyjne, nawigacyjne. Przypisz je do adresów URL i nagłówków. Zadbaj o opisowe meta tagi, logiczne H2–H3, wewnętrzne linki i przyjazne slug-i. Unikaj kanibalizacji – jedna intencja, jedna strona.

Rozpisz kalendarz publikacji: artykuły eksperckie, case studies, poradniki. Uwzględnij tematy lokalne – wydarzenia w Warszawie, raporty regionalne. Twórz treści evergreen oraz szybkie aktualności. Każdy materiał powinien mieć jasny cel: ruch, linki, leady albo wsparcie sprzedaży.

• Checklista: mapa słów kluczowych, meta, struktura H2–H3.
• Plan linkowania wewnętrznego i moduły polecanych treści.
• Proces: research → szkic → redakcja → weryfikacja → publikacja.

Wymogi prawne i zgodność

Oprócz regulaminów i polityki prywatności pamiętaj o zgodach marketingowych, banerze cookies z mechanizmem preferencji i rejestracją ich historii, RODO, warunkach sprzedaży oraz dostępnych formach kontaktu. Ustal wzorce dokumentów i aktualizacji, odpowiedzialność za utrzymanie i audyty zgodności.

Jeżeli operujesz danymi osób z Warszawy i całego kraju, zwróć uwagę na integracje z narzędziami zewnętrznymi i przepływy danych. Przejrzystość buduje zaufanie i redukuje ryzyko prawne.

• Checklista: polityka prywatności, regulamin, zgody, cookies.
• Rejestr czynności przetwarzania i klauzule informacyjne.
• Procedury zgłaszania i obsługi żądań użytkowników.

Doświadczenie użytkownika i warstwa wizualna

Badania i projektowanie UX

UX to zrozumienie użytkownika i jego kontekstu. Przeprowadź wywiady, miniankiety, analizę danych z obecnej strony i mapy ciepła. Na tej podstawie powstają makiety low-fi, a później prototypy hi-fi, które można testować z realnymi odbiorcami. Priorytetem są ścieżki krytyczne: kontakt, zapytanie, zakup, rezerwacja.

Dla ruchu mobilnego z centrum Warszawy liczy się szybkość i prostota. Warto ograniczyć liczbę pól w formularzach, dodać autouzupełnianie, maski danych i walidację w locie. Zaprojektuj stany błędów i sukcesów – to minimalizuje frustrację i obniża koszt pozyskania leada.

• Checklista: persony, scenariusze, prototypy i testy zadaniowe.
• Priorytety ścieżek i wzorce formularzy.
• Plan iteracji po feedbacku użytkowników.

System UI i projekt graficzny

Spójność wizualna zwiększa rozpoznawalność marki. Zbuduj design system: siatki, typografia, kolory, ikonografia, komponenty, stany interakcji. Zapewnij odpowiedni kontrast i czytelność, opracuj wersje na tło jasne i ciemne, przewidź stany hover/focus/active.

Materiały brandowe – logotypy, zdjęcia, wideo – przygotuj w kilku wariantach i formatach. Dla klientów z Warszawy rozważ zdjęcia autentyczne: biuro, zespół, realizacje w przestrzeni miejskiej, co wzmacnia wiarygodność. Unikaj nadmiaru stocków lub retuszuj je, by dopasować do stylu marki.

• Checklista: bibliotekę komponentów i zasady ich użycia.
• Guideline typografii, kontrasty, rozmiary dla mobile/desktop.
• Pakiet grafik zoptymalizowanych do sieci (SVG/WEBP).

Mobile-first, performance i responsywność

Projektuj od najmniejszego ekranu, następnie skaluj do większych. Priorytetyzuj kluczowe treści i CTA. Zadbaj o wydajność: kompresje obrazów, lazy loading, preloading czcionek, minimalizację kodu. Przygotuj punkty przerwań dla popularnych rozdzielczości i testuj na realnych urządzeniach.

W ruchu miejskim, np. w Warszawie, często działa sieć o zmiennej jakości. Strona powinna się szybko ładować w 3G/4G, a krytyczna treść być dostępna jak najszybciej. Krótszy czas do interakcji podnosi satysfakcję i wspiera wyniki sprzedaży.

• Checklista: budżet wydajności, optymalizacje obrazów i czcionek.
• Testy Lighthouse, WebPageTest, real user monitoring.
• Plan ciągłej optymalizacji po starcie.

Mikrointerakcje i ścieżki konwersja

Użytkownik potrzebuje czytelnych wskazówek: wyróżnionych CTA, feedbacku po kliknięciu, jasnych komunikatów błędów. Mikrointerakcje – delikatne animacje, stany przycisków, potwierdzenia – pomagają zrozumieć system i skracają drogę do celu. Projektuj je zgodnie z funkcją, nie dla samego efektu.

Na stronach ofertowych ustaw zasady priorytetyzacji: jeden główny cel na ekran, alternatywne ścieżki dla użytkowników niepewnych (pobierz PDF, umów demo). Testuj różne anchory CTA i ich rozmieszczenie, zwłaszcza na stronach lokalnych kierowanych do osób z Warszawy, gdzie szybki kontakt telefoniczny może być preferowany.

• Checklista: definicje celów, makiety z rozmieszczeniem CTA.
• Projekt stanów formularzy i stron podziękowań.
• Plan testów A/B i reguł segmentacji.

Technologia i wdrożenie

Wybór CMS i integracje

Decyzja o CMS wpływa na koszty i elastyczność. Zastanów się, czy potrzebujesz edycji wizualnej, wielojęzyczności, workflow publikacji, ról i uprawnień. Uwzględnij integracje: CRM, marketing automation, płatności, newsletter, systemy rezerwacji. Ustal standardy jakości kodu i dostęp do repozytorium oraz środowisk: deweloperskiego, staging i produkcyjnego.

Uzgodnij formaty danych i sposób migracji treści ze starej strony. Dobrze zaplanowana migracja zmniejsza ryzyko spadków ruchu i problemów z indeksacją.

• Checklista: wymagania edycyjne, role, workflow, wielojęzyczność.
• Lista integracji i odpowiedzialności po obu stronach.
• Plan migracji (mapowanie URL, przekierowania 301, testy).

Infrastruktura: hosting, wydajność i bezpieczeństwo

Dobre środowisko uruchomieniowe to podstawa stabilności. Wybierz infrastrukturę dopasowaną do ruchu i sezonowości: skalowalne serwery, CDN, cache aplikacyjny i serwerowy. Monitoruj dostępność i czas reakcji, szczególnie dla użytkowników z Warszawy, gdzie piki ruchu mogą być związane z lokalnymi kampaniami.

Bezpieczeństwo obejmuje aktualizacje, kontrolę dostępu, kopie zapasowe, WAF, skanowanie podatności i szyfrowanie. Zdefiniuj proces reagowania na incydenty i testy odtwarzania. Prawidłowa konfiguracja DNS, TLS i polityk nagłówków przeglądarek zmniejsza ryzyka.

• Checklista: SLA, monitoring, alerty, procedury backup/restore.
• WAF, rate limiting, polityki haseł i uprawnień.
• Konfiguracja CDN, cache i polityki nagłówków.

QA, testy i uruchomienie

Jakość potwierdzają testy: funkcjonalne, integracyjne, wydajnościowe, bezpieczeństwa i dostępności. Przygotuj scenariusze akceptacyjne, listę krytycznych ścieżek, testy na urządzeniach i przeglądarkach. Zweryfikuj mapę przekierowań, poprawność meta tagów i plików robots oraz konfiguracje formularzy i e-maili transakcyjnych.

Planuj soft launch: najpierw ograniczona widoczność, a potem pełne przełączenie DNS z monitoringiem. Po starcie śledź błędy 404, logi i dane o zachowaniu użytkowników – to pozwala szybko reagować i iterować.

• Checklista: testy urządzeń, przeglądarek i scenariuszy biznesowych.
• Audyt wydajności i bezpieczeństwa przed startem.
• Plan roll-back i komunikacja interesariuszy.

Pomiar i rozwój: analityka i eksperymenty

Ustal model pomiaru: cele, zdarzenia, parametry. Skonfiguruj menedżer tagów, atrybucję, filtry i widoki. Zadbaj o zgodność z prywatnością – zgody użytkowników powinny sterować ładowaniem tagów. Projektuj dashboardy dla zespołów sprzedaży i marketingu z danymi przydatnymi w decyzjach, nie tylko metrykami próżności.

Iteracje planuj cyklicznie: przegląd danych, hipotezy, testy A/B, wdrożenie zmian. W icomSEO wspieramy klientów w optymalizacji po starcie, dzięki czemu strona rośnie wraz z biznesem i rynkiem, także tym w Warszawie.

• Checklista: definicje celów i zdarzeń, plan tagowania.
• Dashboardy dla KPI i pipeline’u sprzedażowego.
• Harmonogram testów i zarządzanie backlogiem optymalizacji.

FAQ

Co powinien zawierać dobry brief dla agencji?

Dobry dokument obejmuje cele biznesowe i mierniki, opis grup docelowych, propozycję wartości, listę funkcjonalności MVP, inspiracje i benchmarki, wymagania techniczne oraz ograniczenia budżetowo‑czasowe. Warto dodać mapę ryzyk, preferowany model współpracy, dostęp do materiałów brandowych i wskazanie osób decyzyjnych. To skraca warsztaty i przyspiesza szacowanie.

Czy muszę przygotować treści przed startem projektu?

Nie musisz mieć kompletnego pakietu, ale szkice kluczowych sekcji i lista tematów znacznie usprawniają prace. Ustal hierarchię komunikatów, zarys strony głównej, oferty i kontaktu, a resztę rozwijaj iteracyjnie. Dobrze jest też przygotować folder z logotypami, zdjęciami i referencjami. W icomSEO pomagamy w strategii treści, redakcji i optymalizacji pod wyszukiwarkę.

Jak wcześnie planować kwestie wydajności i dostępność?

Od pierwszych makiet. Decyzje o strukturze treści, grafikach i komponentach wpływają na wagę strony i czytelność. Wdrażając budżety wydajności, zasady kontrastu, nawigację z klawiatury i poprawne etykiety, unikniesz kosztownych poprawek tuż przed startem. Testy Lighthouse i audyty WCAG warto powtarzać na każdym etapie, od prototypu do wersji produkcyjnej.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze hostingu?

Ważne są niezawodność (SLA), skalowalność, lokalizacja serwerów, wsparcie, automatyczne kopie zapasowe, ochrona WAF i integracja z CDN. Sprawdź możliwość środowisk staging, dostęp SSH, cache serwerowy oraz monitoring. Dla projektów z dużym ruchem w szczytach kampanii wybierz infrastrukturę elastyczną, by utrzymać niski czas odpowiedzi i stabilność aplikacji.

Jak zadbać o bezpieczeństwo danych i ciągłość działania?

Podstawą są aktualizacje, silne uwierzytelnianie, separacja środowisk, kopie zapasowe i testy odtwarzania. Dodaj WAF, skan podatności, poprawne nagłówki bezpieczeństwa, szyfrowanie TLS, polityki uprawnień oraz procedury reagowania na incydenty. Regularne przeglądy logów i testy penetracyjne pozwalają wykryć problemy zawczasu i ograniczyć skutki ewentualnych naruszeń.