Jak skonfigurować fakturowanie w PrestaShop

Poprawnie skonfigurowane fakturowanie w PrestaShop pozwala spełnić obowiązki prawne, usprawnić obsługę zamówień i ograniczyć ręczną pracę zespołu. Poniższa instrukcja prowadzi krok po kroku przez przygotowanie podatków, włączenie faktur, ustawienie numeracja, dopracowanie szablonu PDF i automatyczną wysyłkę do klienta. Znajdziesz tu też wskazówki dla B2B (pole NIP, reguły VAT), trybu multi‑store oraz tworzenia dokumentów korygujących (korekta) i pełnej automatyzacja procesu.

Przygotowanie środowiska i danych do faktur

Sprawdzenie wersji sklepu i środowiska

Zanim włączysz faktury, upewnij się, że pracujesz na wspieranej wersji PrestaShop (1.7 lub 8.x) oraz że posiadasz dostęp do Back Office z uprawnieniami administratora. Dobrą praktyką jest przeprowadzenie konfiguracji na środowisku testowym (klonie sklepu), a dopiero po weryfikacji przeniesienie ustawień na produkcję. Wykonaj kopię bazy danych i plików, aby w razie potrzeby przywrócić poprzedni stan.

• Włącz tryb demo/testowy w bramkach płatności, aby generować przykładowe zamówienia bez ryzyka.
• Wyczyść pamięć podręczną po zmianach (Wydajność > Wyczyść cache), by zobaczyć efekty konfiguracji.
• Jeśli korzystasz z CDN lub Varnish, zsynchronizuj czyszczenie cache z publikacją zmian.

Uzupełnienie danych firmy

W fakturach muszą widnieć pełne dane sprzedawcy. Przejdź do ustawień sklepu i uzupełnij:

• Nazwa firmy, forma prawna (opcjonalnie), adres rejestrowy, e-mail kontaktowy i telefon.
• Identyfikator podatkowy (NIP lub VAT UE), ewentualnie numer rejestrowy (KRS/CEIDG).
• Logo firmy w wysokiej rozdzielczości (używane także na PDF-ach).

Sprawdź, czy w stopce faktury planujesz wyświetlać dodatkowe informacje: numer rachunku bankowego (IBAN), termin płatności (dla zamówień z odroczoną płatnością), klauzule prawne, noty o rabatach lub polityce zwrotów.

Włączenie podatków i skonfigurowanie stawek

Poprawna konfiguracja podatków to fundament fakturowania. W Back Office włącz globalnie podatki oraz zdefiniuj stawki i reguły podatkowe odpowiadające Twoim produktom i jurysdykcjom.

• Włącz globalnie podatki i wybierz sposób liczenia cen (ceny w sklepie z VAT czy bez VAT).
• Zdefiniuj stawki: 23%, 8%, 5%, 0% oraz ewentualne zwolnienia – zgodnie z obowiązującym prawem.
• Przypisz stawki do reguł podatkowych i do produktów/kategorii, uwzględniając kraje dostawy i wyjątki.
• Dla sprzedaży transgranicznej rozważ konfigurację reguł OSS (OSS) lub dedykowanych modułów zgodnie z Twoim modelem sprzedaży.

Uwaga: nawet jeśli sprzedajesz wyłącznie na rynku krajowym, sprawdź podatki dla kosztów dostawy – w wielu przypadkach stawka VAT na dostawę powinna odzwierciedlać stawkę produktu (lub najwyższą ze stawek w koszyku).

Waluty, języki, kraje i strefy

Jeżeli sprzedajesz za granicę, włącz odpowiednie waluty i języki oraz ustaw strefy wysyłki. Faktury będą generowane w walucie i języku zamówienia, dlatego przetestuj również tłumaczenia etykiet na PDF.

• Waluty: kursy automatyczne lub ręczne, sposób zaokrąglania i prezentacji.
• Języki: tłumaczenia pozycji faktury (nazwa produktu, atrybuty) i stałych tekstów.
• Kraje: aktywne kraje sprzedaży, wymagane pola adresowe, format kodu pocztowego.

Aktywacja i podstawowa konfiguracja faktur

Włączenie generowania faktur

W Back Office przejdź do ustawień zamówień i włącz generowanie faktur. Od tego momentu PrestaShop może tworzyć dokumenty w formacie PDF po spełnieniu warunków (np. po akceptacji płatności). Sprawdź, czy klienci będą mogli pobierać faktury ze swojego konta po zmianie statusu zamówienia.

• Aktywuj opcję generowania faktur.
• Zaznacz, kiedy faktury mają być dostępne dla klienta do pobrania.
• Ustal, czy chcesz generować dokumenty dla wszystkich zamówień, czy tylko dla wybranych statusów.

Statusy zamówień a generowanie dokumentów

To, czy faktura powstanie automatycznie, zależy od przypisania odpowiednich opcji do statusów. Dla statusów odpowiadających płatnościom zaakceptowanym zaznacz, aby generować fakturę i wysyłać e-mail do klienta.

• Otwórz listę statusów i dla wybranych pozycji włącz: generowanie faktury i wysyłkę wiadomości.
• Upewnij się, że statusy przejściowe (np. w oczekiwaniu na przelew) nie tworzą faktury, jeśli polityka tego nie przewiduje.
• Przetestuj pełny cykl: złożenie zamówienia → zmiana na „Płatność przyjęta” → pobranie faktury.

Warto rozdzielić statusy dla płatności natychmiastowych (karty, BLIK) od odroczonych (przelew tradycyjny), by uniknąć przedwczesnego generowania dokumentów.

Ustawienia numeracji i prefiks

W sekcji faktur skonfiguruj numerację tak, aby była czytelna i zgodna z polityką księgową. Najczęściej stosuje się numerację roczną, np. 1/2025, 2/2025 itd., lub schemat z prefiksem i miesiącem.

• Ustal prefiks (np. FV/ lub nazwa skrócona firmy/sklepu).
• Wybierz, czy licznik ma resetować się co rok (popularne rozwiązanie) czy być ciągły.
• Wprowadź numer następnej faktury – zwykle 1 na początku roku lub kolejny po migracji.

Jeśli działasz w trybie wielu sklepów, zaplanuj osobne sekwencje, aby uniknąć kolizji numerów między sklepami i uprościć rozliczenia.

Stopka, logo i elementy statyczne

Uzupełnij stopkę faktury o dane bankowe, klauzule i informacje prawne. Wgraj logo w odpowiedniej rozdzielczości. Zadbaj o spójność wizualną z brandem oraz czytelność w druku czarno-białym (kontrast, rozmiary czcionek).

• Stopka: numer konta bankowego, termin płatności, polityka zwrotów, dane rejestrowe.
• Logo: bez tła lub o jasnym tle dla lepszej czytelności na bieli.
• Informacje opcjonalne: link do regulaminu, adres biura obsługi, godziny kontaktu.

Numeracja, wygląd i treść faktury

Projekt numeracji – przykłady i dobre praktyki

Dobrany schemat numeracji ułatwia archiwizację i kontrolę ciągłości. Oto popularne wzorce:

• Klasyczny: 1/2025, 2/2025, … (reset 1 stycznia).
• Miesięczny: 001/01/2025, 002/01/2025 (reset na początku miesiąca).
• Z prefiksem sklepu: SKL1-000001/2025 (przydatne w multi‑sklepie).

Ważne, by numer był unikalny, czytelny i niezmienny po wystawieniu dokumentu. Jeśli migrujesz z innego systemu, przenieś ostatni wykorzystany numer i skonfiguruj „następny numer” tak, aby zachować ciągłość.

Dostosowanie wyglądu i treści PDF bez kodowania

Wiele elementów faktury dostosujesz z poziomu ustawień: logo, stopka, nazwy podatków, format daty, język i waluta. Przetestuj różne rozmiary logo i dłuższe nazwy produktów, by uniknąć łamania wierszy w nieoczekiwanych miejscach. Zadbaj o klarowny układ kolumn (nazwa, ilość, cena netto, stawka VAT, kwota VAT, cena brutto).

• Zmień tytuł dokumentu (np. „Faktura VAT”) i etykiety kolumn poprzez tłumaczenia.
• Dopasuj stopkę tak, by nie nachodziła na podsumowanie kwot.
• Przejrzyj faktury na urządzeniach mobilnych – klienci często otwierają PDF na telefonie.

Modyfikacje szablonu i pola niestandardowe (zaawansowane)

Głębsze zmiany wyglądu zwykle wymagają edycji szablonów PDF w motywie lub zastosowania modułu rozszerzającego faktury. Podejście modułowe jest bezpieczniejsze przy aktualizacjach. Jeśli tworzysz override, rób to w folderze motywu i dokumentuj zmiany.

• Wersjonuj pliki szablonów i testuj na środowisku staging.
• Zadbaj o kompatybilność z aktualizacjami – modyfikacje trzymaj poza core.
• Jeśli potrzebujesz pól niestandardowych (np. numer zamówienia klienta, projekt), rozważ moduł lub hook umożliwiający ich dołączenie.

Wymagane elementy prawne i pola B2B

Polska faktura powinna zawierać co najmniej: datę wystawienia, numer dokumentu, dane sprzedawcy i nabywcy (w tym NIP), nazwę towaru/usługi, ilość, cenę, stawki VAT, kwoty netto, VAT i brutto, formę płatności. Dla sprzedaży B2B aktywuj pole identyfikatora podatkowego nabywcy i zweryfikuj jego poprawność (w UE – w bazie VIES). W przypadku odwrotnego obciążenia zastosuj odpowiednią adnotację w stopce.

• Włącz moduł lub opcję pola VAT/NIP w formularzu adresowym klienta.
• Dla firm ustaw obowiązkowość pola i walidację formatu.
• Dla dostaw poza UE przygotuj szablon z właściwymi adnotacjami eksportowymi.

Automatyzacja, wysyłka i archiwizacja

Automatyczne generowanie i wysyłka e-mailem

Po przypisaniu opcji do statusów, faktury tworzą się automatycznie przy zmianie statusu na akceptujący płatność. System może wysłać klientowi wiadomość z załącznikiem PDF lub umożliwić pobranie faktury z konta. Przetestuj szablon wiadomości i upewnij się, że nie trafia do spamu (SPF/DKIM/DMARC poprawnie skonfigurowane).

• Włącz wysyłkę e-mail podczas zmiany statusu na „Płatność przyjęta”.
• Sprawdź, czy serwer pocztowy sklepu jest poprawnie skonfigurowany (SMTP, porty, szyfrowanie).
• Dodaj w treści e-mail link do strefy „Moje zamówienia” dla pobrania dokumentu.

Udostępnianie faktur w panelu klienta

Po wygenerowaniu dokumentu, klienci znajdą fakturę w historii zamówień. Upewnij się, że Twoja polityka prywatności informuje o przechowywaniu dokumentów i danych osobowych. Dla zamówień w trakcie realizacji ukryj link, aby uniknąć dostępu do nieukończonych dokumentów.

Archiwizacja i bezpieczeństwo dokumentów

PDF-y warto archiwizować poza serwerem produkcyjnym, aby spełnić wymogi ciągłości i bezpieczeństwa. Rozważ regularny eksport oraz kopie do zewnętrznej chmury z kontrolą dostępu. Pamiętaj o retencji danych zgodnie z prawem (okres przechowywania dokumentów księgowych).

• Automatyczny backup (cron) do bezpiecznego repozytorium lub obiektu w chmurze.
• Nazewnictwo plików: numer faktury w nazwie ułatwia wyszukiwanie.
• Szyfrowanie backupów i kontrola uprawnień do katalogów na serwerze.

Eksport do księgowości i raportowanie

Jeśli współpracujesz z biurem rachunkowym lub korzystasz z ERP, zautomatyzuj eksport danych. Wykorzystaj moduły integracyjne lub API do przekazywania informacji o zamówieniach, podatkach i dokumentach. Zadbaj o zgodność struktur (mapowanie kont/stawek) i harmonogram synchronizacji.

• Ustal format wymiany (CSV, XML, API) i częstotliwość (codziennie, tygodniowo).
• Zmapuj stawki podatkowe i metody płatności na odpowiednie kody w systemie księgowym.
• W raportach kontrolnych porównuj sumy VAT i sprzedaży z sumami w ERP.

Zaawansowane scenariusze i najlepsze praktyki

B2B, weryfikacja VAT UE i reguły transgraniczne

W modelu B2B dopilnuj, by na fakturze znalazł się numer VAT nabywcy oraz właściwe stawki lub adnotacje. Dla dostaw wewnątrzunijnych pomiędzy podatnikami możesz mieć zastosowanie 0% VAT (z warunkami materialnymi i formalnymi) lub mechanizm odwrotnego obciążenia. W sprzedaży B2C unijnej stosuje się zasady miejsca konsumpcji (OSS).

• Włącz pole VAT/NIP i walidację (np. przez VIES) dla klientów firmowych.
• Ustal reguły podatkowe zależne od kraju dostawy i statusu podatnika.
• Dodaj adnotacje na fakturze dla odwrotnego obciążenia/zwolnień.

Wskazówka: Utrzymuj osobne listy cen lub rabaty dla B2B i B2C, aby klarownie odzwierciedlać stawki i warunki sprzedaży na dokumentach.

Zwroty i dokumenty korygujące

W PrestaShop standardowo tworzony jest dokument typu „nota kredytowa” przy zwrocie środków lub pozycji. W polskich realiach często wymagana jest „faktura korygująca”. Aby ją generować, skorzystaj z modułu dedykowanego korektom, który tworzy dokument z numeracją korekt i pełnym zestawem danych, albo przygotuj dostosowany szablon noty tak, by spełniał wymogi księgowe.

• Zdefiniuj osobną numerację dla korekt i jasne reguły wystawiania (częściowe, pełne).
• Dołącz przyczynę korekty (np. zwrot, błąd w stawce) w treści dokumentu.
• Przetestuj proces: zwrot pozycji → generacja korekty → wysyłka do klienta → eksport do księgowości.

Ustal wewnętrzną procedurę zatwierdzania korekt i okresowe audyty zgodności dokumentów z zamówieniami i płatnościami.

Tryb wielu sklepów (multi‑store)

Jeżeli prowadzisz kilka marek lub domen w jednym PrestaShop, włącz tryb wielosklepowy i skonfiguruj oddzielnie faktury dla każdego bytu. Obejmuje to dane firmy, prefiksy numeracji, stopki i logo. Pozwala to na prowadzenie niezależnej ewidencji i łatwiejsze rozliczenia.

• Osobne prefiksy numerów (np. FV-A/ i FV-B/), aby zachować czytelność.
• Różne stopki z odmiennymi rachunkami bankowymi i danymi rejestrowymi.
• Odseparowane stawki podatkowe i kraje sprzedaży w zależności od oferty sklepu.

Języki, waluty i tłumaczenia na fakturze

Faktura powinna odzwierciedlać język i walutę zamówienia. Sprawdź tłumaczenia stałych etykiet (np. „Faktura”, „Suma netto”, „Podatek”) oraz długich nazw produktów i wariantów. W razie potrzeby uprość nazewnictwo pozycji na dokumentach, by nie wydłużać wierszy.

• Skoryguj format daty i liczby (przecinek/kropka), zgodnie z lokalizacją klienta.
• W przypadku faktur dwujęzycznych rozważ moduł rozszerzający szablon PDF.
• Waluty: włącz wyświetlanie waluty zamówienia oraz, jeśli wymagane, równowartości.

Testowanie, kontrola jakości i rozwiązywanie problemów

Po konfiguracji przeprowadź serię testów: różne metody płatności, stawki podatku, kraje dostawy, koszyki mieszane (wiele stawek) i zwroty. Sprawdź spójność sum i zaokrągleń. Najczęstsze problemy to: brak faktury po zmianie status zamówienia, błędna stawka podatku, puste pole NIP, konflikt z modułem przewoźnika.

• Jeśli faktura się nie generuje – zweryfikuj checkboxy przy statusie i globalne włączenie faktur.
• Przy rozbieżnościach VAT – sprawdź przypisanie stawki do produktu i regułę kraju dostawy.
• Gdy PDF nie otwiera się – przejrzyj logi serwera, zwiększ limit pamięci i czas wykonywania, wyczyść cache.

Utrzymuj dokumentację konfiguracji (kto, kiedy i co zmienił), aby szybciej diagnozować błędy po aktualizacjach lub wdrożeniach modułów.