Jak ustawić faktury PDF w PrestaShop

Prawidłowe ustawienie faktur w PrestaShop pozwala skrócić czas obsługi zamówień, ujednolicić dokumenty oraz zadbać o wymogi księgowe. W tym poradniku krok po kroku przejdziesz od włączenia faktur, przez ich personalizację i tłumaczenia, aż po automatyczne wysyłki i archiwizowanie. Dowiesz się, gdzie dodać dane firmy, jak ustawić wygląd pliku, co zrobić, gdy brakuje polskich znaków oraz jak skonfigurować generowanie faktury i pobieranie ich jako PDF.

Aktywacja i ustawienia podstawowe

Dostęp do panelu i lokalizacja opcji

Zaloguj się do zaplecza administratora i przejdź do ustawień zamówień. W nowszych wersjach opcje faktur znajdziesz zwykle w sekcji dotyczącej zamówień i dokumentów. W tym miejscu włączysz generowanie dokumentów, zdefiniujesz prefiks numerów oraz dodasz treści, które będą się pojawiać na dole faktury. Jeśli masz tryb wielosklepowy, najpierw wybierz sklep, dla którego chcesz edytować parametry.

• Włącz generowanie faktur dla zamówień spełniających określone warunki (np. status opłacone).
• Ustal, czy klient ma mieć możliwość pobrania faktury z konta.
• Zdecyduj, kiedy faktura powstaje: w momencie przyjęcia płatności, wysyłki lub ręcznie.

Włączenie faktur i kluczowe przełączniki

Najważniejszy suwak to aktywacja faktur. Po jego włączeniu sklep zacznie przypisywać numer dokumentu do każdego zakwalifikowanego zamówienia. Ustaw też prefiks (np. PS/2025/) i bieżący numer startowy. Pamiętaj, że raz nadany numer musi pozostać niezmienny, więc testy wykonuj na środowisku testowym lub statusach bez generowania dokumentu. W razie pomyłki lepiej użyć korekty niż edytować historię numerów.

Dane firmy i stopka faktury

Uzupełnij informacje o sprzedawcy: pełną nazwę, adres, NIP/REGON, KRS (jeśli dotyczy), numer rachunku bankowego, formę prawną i dane kontaktowe. W dedykowanym polu dodaj stały komunikat w stopce, np. klauzulę prawną, rachunek do przelewu, informację o terminie płatności lub o sposobie rozpatrywania reklamacji. Dzięki temu każda faktura zawiera komplet niezbędnych informacji niezależnie od języka czy waluty.

Przygotowanie do wdrożenia: środowisko testowe i kopie

Przed uruchomieniem produkcyjnym wykonaj kopię bazy i plików. Jeśli to możliwe, odtwórz środowisko testowe i sprawdź cały przepływ: złożenie zamówienia, nadanie statusu, wygenerowanie dokumentu, pobranie przez klienta i wysyłka e-mail. To uchroni Cię przed problemami z danymi podatkowymi, nieczytelnymi czcionkami lub złymi numerami.

Parametry regionalne i walutowe

Skontroluj strefy podatkowe i waluty: format ceny, separator tysięcy, waluta główna, ustawienia daty oraz język klientów. Jeśli sprzedajesz w wielu krajach, upewnij się, że stawki podatkowe i reguły koszyka są poprawnie przypisane do krajów oraz że właściwe tłumaczenia pojawiają się na dokumencie.

Personalizacja wyglądu i treści faktury

Dane nadawcy, logo i podstawowe elementy graficzne

W sekcji ustawień wyglądu dodaj plik graficzny z logo, najlepiej w wersji poziomej, o umiarkowanej wielkości (dla czytelności w PDF). Upewnij się, że kontrast jest wysoki, a tło białe. Zdefiniuj kolory akcentów (jeśli motyw to umożliwia) oraz sprawdź czytelność na drukarkach czarno-białych. W stopce możesz dodać mini-ikonę certyfikatów jakości lub skrótowe dane kontaktowe, jednak nie przesadzaj z grafiką — pamiętaj o rozmiarze dokumentu.

Tłumaczenia etykiet i nazewnictwo pól

Wejdź do narzędzia tłumaczeń i edytuj teksty używane w dokumentach. Skup się na etykietach „Faktura”, „Nabywca”, „Sprzedawca”, „Metoda płatności”, „Sposób dostawy”, „Pozycje”, „Razem do zapłaty” itd. Dzięki temu unikniesz mieszania języków w przypadku klientów spoza Polski. Jeśli używasz wielu walut, sprawdź, czy symbole i formaty są spójne z językiem dokumentu.

Czcionki i polskie znaki

Najczęstszy problem to brak polskich znaków lub zamiana na kwadraty. Upewnij się, że biblioteka generująca PDF korzysta z czcionki zgodnej z UTF-8 (np. DejaVu). W razie kłopotów z rozmiarem pliku wyłącz zbyt ciężkie fonty osadzane w dokumencie. Zadbaj o minimalny rozmiar 9–10 pt dla treści i 11–12 pt dla nagłówków, aby faktura była czytelna po wydruku.

Edycja układu: kolumny, kolejność i pola dodatkowe

Jeśli chcesz przebudować układ pozycji, dodaj kolumny (np. kod SKU, EAN, producent), przesuń stawkę podatku bliżej ceny netto, wyodrębnij rabaty lub pokaż wagę produktu. Pamiętaj, że nadmiar kolumn może sprawić, że treść się „złamie” na kolejną stronę. Testuj fakturę z zamówieniami liczącymi wiele pozycji, długimi nazwami i wariantami.

Szablon i modyfikacje plików motywu

Układ dokumentu kontrolują pliki odpowiedzialne za część PDF w motywie. Zalecana jest praca na motywie potomnym, by aktualizacje nie nadpisywały zmian. W nim możesz dodać własne pola, np. numer zamówienia klienta, numer referencyjny przewoźnika lub wewnętrzne notatki. Wszelkie zmiany testuj na kilku przykładach, aby nie naruszyć spójności układu i logiki. W tym kontekście użyteczne bywa pojęcie szablon, bo pozwala jasno oddzielić warstwę prezentacji od danych.

Ustawienia numerów, podatków i zgodności

Polityka numerowania dokumentów

Zdefiniuj reguły numerowania: czy numer ma być ciągły przez lata, czy resetowany co roku, czy różni się między sklepami w trybie multistore. Najbezpieczniejsza jest prosta sekwencja rosnąca z ewentualnym prefiksem roku. Unikaj dynamicznych elementów typu miesiąc w środku numeru, jeśli nie masz pewności, że system utrzyma spójność i nie dopuści do kolizji numerów.

Reset numeracji i seryjna zmiana prefiksów

W niektórych scenariuszach uzasadniony jest reset na początku roku podatkowego. Wykonuj go wyłącznie przed wygenerowaniem pierwszej faktury w nowym roku. Zmiany prefiksów (np. z PS/2024/ na PS/2025/) wdrażaj z wyprzedzeniem, ale pamiętaj, że prefiks jest częścią identyfikatora i powinien być stabilny w całym okresie rozliczeniowym. W razie potrzeby przygotuj wewnętrzną procedurę, jak postępować w miesiącach granicznych.

Dane nabywcy i pola podatkowe

Dla klientów B2B włącz pole NIP i walidację. Zadbaj, aby na fakturze pojawiały się: nazwa nabywcy, adres, kraj, numer identyfikacji podatkowej oraz ewentualne oznaczenia szczególne (np. odwrotne obciążenie w transakcjach wewnątrzwspólnotowych, gdy ma zastosowanie). Pamiętaj o zgodności z lokalnymi wymogami prawnymi dotyczącymi elementów, jakie faktura musi zawierać.

Stawki podatkowe, koszty i zaokrąglenia

Sprawdź poprawność stawek i reguł naliczania dla produktów, wysyłek oraz opakowań prezentowych. Pilnuj, by suma kolumn była spójna z podsumowaniem i nie pojawiały się różnice jednego grosza w wyniku zaokrągleń. Jeśli oferujesz rabaty koszykowe, przetestuj, czy rozkładają się proporcjonalnie na pozycje i czy komunikat na fakturze opisuje ich pochodzenie.

OSS, kursy i waluty

Sprzedaż transgraniczna wymaga przypisania właściwych stawek według kraju konsumpcji. Zadbaj o aktualizację kursów walut, a także o to, aby w PDF-ie obok waluty dokumentu prezentować kwoty w walucie płatności, jeśli to wymagane. W przypadku rozliczeń zagranicznych ustal, czy dokument ma zawierać tłumaczenia i które pola są obligatoryjne w danej jurysdykcji.

Na tym etapie najczęściej padają pytania o numeracja oraz VAT. Najprościej: trzymaj stałą sekwencję, unikaj ręcznych korekt i rób testy przed początkiem nowego roku. Z perspektywy podatków upewnij się, że stawki i komunikaty (np. procedura OSS) są poprawnie opisane, a dokument nie zawiera sprzecznych informacji.

Generowanie, wysyłka i archiwizacja

Statusy zamówień i moment tworzenia dokumentu

To, kiedy powstaje faktura, zależy od statusu zamówienia. W edycji statusów zaznacz, które z nich mają generować dokument i pozwalać klientowi na jego pobranie. Najczęściej jest to status płatności przyjętej. W przypadku przelewów tradycyjnych możesz wymagać ręcznego potwierdzenia wpłaty, aby nie tworzyć dokumentów dla nieopłaconych zamówień.

Załączniki do wiadomości i komunikacja z klientem

Skonfiguruj powiadomienia i załączanie faktur do wiadomości transakcyjnych. Dobrą praktyką jest dołączanie dokumentu do e-mail potwierdzającego przyjęcie płatności, a także umożliwienie jego pobrania z konta klienta. Jeżeli masz klientów firmowych, poinformuj ich, w jakim miejscu w panelu klienta znajdą komplet dokumentów, by ograniczyć liczbę zapytań do działu obsługi.

Masowe generowanie i ponowne wystawienie

W panelu zamówień zwykle możesz zaznaczyć wiele pozycji i wygenerować zbiorczy plik z fakturami. To przydatne do archiwizacji miesięcznej lub przekazania dokumentów do księgowości. Pamiętaj, że ponowne wygenerowanie istniejącej faktury nie powinno nadawać nowego numeru, a jedynie odtworzyć dokument z tym samym identyfikatorem i datą.

Archiwizacja i przechowywanie

Ustal ścieżkę archiwizacji: lokalnie na serwerze, w zewnętrznym repozytorium lub w dedykowanej chmurze. Ważne jest wersjonowanie i niezmienność dokumentów. Jeśli pracujesz na kopiach bazy, kontroluj, aby środowisko testowe nie nadawało faktycznych numerów produkcyjnych. Zabezpiecz dostęp do katalogów z dokumentami oraz wykonuj automatyczne kopie zapasowe.

Integracje z księgowością i ERP

Jeśli eksportujesz dane do zewnętrznego systemu, zdecyduj, czy przesyłasz surowe zamówienia, czy finalne faktury. Dobre integracje rozpoznają moment nadania numeru i nie dublują dokumentów. Przed wdrożeniem produkcyjnym porównaj kilka przykładów: z rabatem, z wysyłką zagraniczną, z różnymi stawkami podatku i metodami dostawy. Minimalizujesz w ten sposób ryzyko niezgodności.

Na tym etapie kluczowe bywa również słowo automatyzacja: im więcej zrobisz raz i dobrze (statusy, załączniki, masowe generowanie), tym mniej ręcznej pracy i pomyłek. Wykorzystaj gotowe harmonogramy oraz kolejki zadań, aby proces był powtarzalny i przewidywalny.

Skoro faktury mają trafiać do skrzynek klientów, zadbaj o reputację domeny nadawczej i SPF/DKIM/DMARC. W treści powiadomień trzymaj krótki, rzeczowy komunikat oraz link do panelu klienta. Załącznik w formacie e-mail powinien być niewielki (poniżej 1–2 MB), aby nie trafiał do spamu i był łatwy do pobrania na urządzeniach mobilnych.

Zaawansowane modyfikacje i rozwiązywanie problemów

Rozszerzenia, override i motyw potomny

Jeśli potrzebujesz dodać nowe pola (np. termin płatności, numer zlecenia, dane odbiorcy innego niż płatnik), rozważ stworzenie modułu lub skorzystanie z motywu potomnego. Unikaj modyfikacji plików rdzeniowych — aktualizacje sklepu mogą je nadpisać. Dobrą praktyką jest przygotowanie własnego wzorca PDF w motywie potomnym i ograniczenie zmian do warstwy prezentacji.

Dodatkowe typy dokumentów

Podstawowa instalacja sklepu obsługuje faktury sprzedażowe. Jeżeli potrzebujesz proform, faktur zaliczkowych, korekt z rozbudowanym opisem przyczyny lub duplikatów z oznaczeniem, rozważ dedykowane rozszerzenia. Zanim cokolwiek wdrożysz, ustal z księgowością, które dokumenty są wymagane i jak powinny wyglądać — uprości to dobór rozwiązania.

Walidacja danych i NIP

Włącz walidację numerów NIP/VAT UE i zdefiniuj, w jakim momencie klient ma podawać te dane (w koszyku czy w profilu). Upewnij się, że muszą one przejść na fakturę w niezmienionej formie. Jeśli prowadzisz B2B, rozważ obowiązkowe pole nazwy firmy i NIP oraz osobne pola dla odbiorcy towaru, aby faktura odzwierciedlała rzeczywisty przebieg transakcji.

Wydajność, pamięć i duże zamówienia

Generowanie PDF-u z dużymi obrazami i wieloma pozycjami potrafi zużyć dużo pamięci. Ograniczaj wagę obrazów, zmniejszaj liczbę osadzanych fontów i testuj wydruk dla zamówień liczących kilkadziesiąt pozycji. Jeśli pojawiają się błędy pamięci, zwiększ limit pamięci PHP oraz maksymalny czas wykonania dla operacji generowania dokumentu.

Polskie znaki i kodowanie

Jeśli trafiasz na krzaki lub znaki zapytania, sprawdź kodowanie treści, czcionki oraz to, czy biblioteka PDF wspiera pełny zestaw znaków. Zwróć uwagę na treści wprowadzane ręcznie (stopka, komentarze), które mogą mieć nieprawidłowe encje HTML. Po każdej zmianie generuj kilka faktur testowych z długimi polskimi nazwami produktów.

Wielosklep, wiele języków i walut

W trybie multistore konfigurację faktur prowadź osobno dla każdego sklepu: od danych sprzedawcy, przez prefiksy i numerację, po szablon PDF. W sklepach wielojęzycznych zdefiniuj komplet tłumaczeń etykiet dokumentu i sprawdź, czy faktury generują się w języku zamówienia lub klienta zgodnie z Twoją polityką. W wielowalutowości kontroluj przeliczenia i kursy na dzień wystawienia.

Checklist wdrożeniowy i kontrola jakości

• Czy włączono generowanie faktur i poprawnie zdefiniowano prefiks oraz numer startowy?
• Czy dane sprzedawcy są kompletne (nazwa, adres, NIP, rachunek, kontakt)?
• Czy formatowanie walut i dat odpowiada językowi dokumentu?
• Czy czcionki obsługują polskie znaki i dokument jest czytelny po wydruku?
• Czy statusy zamówień generują dokument w odpowiednim momencie i pozwalają na pobranie?
• Czy wysyłka z załącznikiem działa i nie trafia do spamu?
• Czy numeracja jest spójna między sklepami i latami rozliczeniowymi?
• Czy archiwizacja działa i kopie zapasowe są regularnie wykonywane?
• Czy integracje z księgowością nie dublują dokumentów i zachowują numery?
• Czy szablon PDF jest przetestowany na długich nazwach i wielu pozycjach?

Jeżeli po wdrożeniu zauważysz rozbieżności, najpierw sprawdź logi systemowe, logi serwera i ostatnie zmiany w motywie potomnym. Cofnij się do ostatniej działającej wersji i wprowadzaj poprawki iteracyjnie, w małych krokach. Dobrze przygotowany proces, klarowna kolejność działań oraz dokumentacja zmian sprawią, że utrzymanie faktur będzie bezproblemowe i przewidywalne.

Na koniec pamiętaj: kluczem jest rzetelna konfiguracja i testy w realistycznych warunkach. Dopiero potem warto dopieszczać detale wizualne. Spójne, czytelne faktury przyspieszają pracę działu obsługi, zmniejszają liczbę reklamacji oraz pozwalają uniknąć korekt — a więc realnie oszczędzają czas i pieniądze.