Jak wysyłać e-faktury PDF klientom WooCommerce

Sprzedaż online wymaga sprawnego wystawiania i dystrybuowania dokumentów księgowych. Jeśli prowadzisz sklep na WooCommerce, możesz w pełni zautomatyzować generowanie i wysyłkę faktur w formacie PDF bez ręcznej interwencji po każdym zamówieniu. Poniższa instrukcja poprowadzi Cię od wymagań prawnych i wyboru narzędzi, przez konfigurację i personalizację, aż po testy, automatyzacje i rozwiązywanie najczęstszych problemów z dostarczalnością i numeracją dokumentów.

Plan i przygotowanie: dane, prawo i infrastruktura

Co naprawdę oznacza e-faktura PDF i gdzie wchodzi KSeF

W praktyce sklepu internetowego określenie e-faktura bywa używane wymiennie dla elektronicznej faktury w formacie PDF. W Polsce termin ten ma również formalne znaczenie – ustrukturyzowana faktura wysyłana do KSeF. W niniejszym poradniku skupiamy się na fakturach PDF wysyłanych klientom e‑mailem z WooCommerce. Jeśli obsługujesz sprzedaż B2B i musisz raportować do KSeF, wybierz wtyczkę z modułem KSeF lub integrację ERP – opisujemy to w rozdziale o wyborze rozwiązań.

Minimalne wymagania danych i numeracji

Przygotuj komplet danych firmy: pełną nazwę, adres, NIP, stawkę VAT, waluty i języki sprzedaży. Zdefiniuj schemat numeracji (np. FA/2025/000001) oraz serie dla różnych kanałów, jeśli to potrzebne. Ustal zasady wystawiania (np. automatycznie po płatności, pro forma przy przelewie tradycyjnym, korekta przy zwrocie). Te decyzje przeniesiesz do ustawień wtyczki.

Zgody, RODO i przechowywanie

Upewnij się, że w regulaminie i polityce prywatności uwzględniasz wysyłkę faktur e‑mailem oraz ich archiwizację. Zadbaj o zgodność z RODO: ogranicz dostęp do dokumentów tylko dla uprawnionych osób, skonfiguruj retencję, a jeśli korzystasz z zewnętrznych usług do przetwarzania (np. chmura, księgowość), zawrzyj stosowne umowy powierzenia.

Dostarczalność maili: SMTP i reputacja

Najczęstszym problemem jest brak dostarczenia wiadomości z załącznikiem. Skonfiguruj transakcyjny serwer SMTP (np. przez wtyczkę WP Mail SMTP lub integrację z usługą typu Amazon SES, Brevo, Mailersend). Ustaw SPF, DKIM i DMARC w DNS, aby poprawić reputację. Testuj dostarczalność na kontach w popularnych domenach (Gmail, Outlook, WP, Onet). Upewnij się, że rozmiar załącznika nie przekracza limitów po stronie serwera i skrzynki odbiorczej.

Dobór rozwiązania: wtyczki i integracje

Wtyczki all‑in‑one do faktur PDF

Najłatwiejszą ścieżką jest wtyczka, która generuje faktury PDF i automatycznie dołącza je do e‑maili WooCommerce. Popularne opcje:

• WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips – szybki start, gotowe szablony, automatyczne dołączanie do wybranych statusów, modyfikowalne pola.
• Flexible Invoices (WP Desk) – rozbudowane funkcje księgowe na rynek PL, numeracje, korekty, pro forma, obsługa walut, zgodność z polskimi wymogami.
• Invoicing plugins z integracjami księgowymi – łączą WooCommerce z systemami księgowymi, generują PDF i potrafią wysyłać dane do biura rachunkowego.

Wybierając wtyczkę, zwróć uwagę na: możliwość definiowania serii i schematów numeracji, obsługę korekt, mapowanie stawek VAT, pola NIP/Company, zgodność z wielowalutowością oraz edytor szablonu PDF.

Integracje ERP i/lub KSeF

Jeżeli masz ERP (np. enova365, Subiekt, Comarch), rozważ integrator WooCommerce‑ERP. Faktury mogą powstawać w ERP, a do WooCommerce wraca tylko gotowy PDF. W scenariuszu B2B, gdzie wymagane jest raportowanie do KSeF, wybierz integrację, która:

• wysyła dane do KSeF, odbiera UPO i przechowuje identyfikator KSeF przy zamówieniu,
• wysyła klientowi PDF zawierający kody/identyfikatory KSeF lub link do podglądu.

Takie integracje często oferują harmonogramowaną synchronizacja danych zamówień, co upraszcza księgowanie i redukuje błędy.

Alternatywa: własny kod

Dla zespołów technicznych możliwe jest zbudowanie własnego procesu: generator PDF (np. Dompdf, mPDF), własny layout, i hooki WooCommerce (np. dołączanie pliku do e‑maili). To elastyczne, ale wymagające utrzymania, testów i audytu bezpieczeństwa. W większości sklepów bezpieczniej jest oprzeć się na gotowej, utrzymywanej wtyczce.

Instalacja i konfiguracja krok po kroku

Krok 1: Instalacja i aktywacja wtyczki

Przejdź do Kokpit → Wtyczki → Dodaj nową. Wyszukaj wybraną wtyczkę do faktur PDF, zainstaluj i aktywuj. Jeśli to wersja PRO, wgraj paczkę .zip i aktywuj licencję. Upewnij się, że WooCommerce jest w najnowszej wersji i masz środowisko testowe (staging) do sprawdzenia zmian.

Krok 2: Dane sprzedawcy i schemat numeracji

W ustawieniach wtyczki wpisz: nazwę, adres, NIP, dane kontaktowe, logo i stopkę. Skonfiguruj numerację: prefiks (np. FA/2025/), licznik i reset (miesięczny/roczny). Jeżeli masz kilka kanałów lub magazynów, ustaw osobne serie. Zmapuj stawki VAT do stawek w WooCommerce i sprawdź podatkowość wysyłek oraz opłat.

Krok 3: Pola zamówienia – NIP i typ klienta

Aktywuj dodatkowe pola: NIP, nazwa firmy, adres firmowy. Skonfiguruj walidację NIP i warunki wyświetlania (np. pole NIP widoczne po zaznaczeniu „Firma”). Zapewni to komplet danych do wystawienia faktury. W wielu wtyczkach możesz dodać regułę: jeśli klient poda NIP, wystaw fakturę automatycznie, w przeciwnym razie paragon/faktura imienna.

Krok 4: Projekt szablonu PDF

W sekcji szablonu ustaw logo, kolory, czcionki, układ kolumn, pozycję danych nabywcy i sprzedawcy, tabelę produktów, podsumowanie podatków, pola podpisu. Dodaj dynamiczne znaczniki: numer zamówienia, data zakupu, metoda płatności, uwagi dla księgowości. W wersjach PRO często można tworzyć wiele szablonów (np. osobny dla B2B i B2C) i przypisywać je regułami do zamówień.

Krok 5: Automatyczna wysyłka i statusy

Zdecyduj, kiedy ma następować generowanie i wysyłka. Najczęstsze opcje:

• Po opłaceniu (status „Przetwarzanie” dla płatności online) – rekomendowane dla płatności natychmiastowych.
• Po zrealizowaniu (status „Zrealizowane”) – gdy fakturę chcesz wysłać dopiero po wysyłce towaru.
• Dla przelewu tradycyjnego – generuj pro forma przy „Oczekuje na płatność”, a fakturę końcową po zaksięgowaniu.

Włącz dołączanie faktury PDF do e‑maili WooCommerce (np. „Zamówienie przetwarzane”, „Zamówienie zrealizowane”) i zaznacz, które typy dokumentów mają być wysyłane (faktura, pro forma, korekta). To jest główny punkt automatyzacja, dzięki któremu nie musisz wykonywać ręcznych akcji.

Krok 6: Testy end‑to‑end w sandboxie

Utwórz zamówienie testowe w sklepie, opłać je w sandboxie bramki płatności i sprawdź: czy plik PDF został wygenerowany, dołączony do wiadomości e‑mail i czy treść dokumentu (kwoty, stawki, waluty) jest poprawna. Odbierz mail także na zewnętrznej skrzynce (np. Gmail) i skontroluj, czy nie trafia do SPAMu. Przejrzyj logi WooCommerce i logi SMTP, aby wykryć ewentualne błędy.

Krok 7: Produkcja, monitoring i kopie

Włącz konfigurację na produkcji. Zaimplementuj monitoring: logi systemowe, ewentualnie alerty, gdy generowanie PDF zakończy się błędem lub gdy e‑mail nie zostanie wysłany. Zaplanuj backup PDF‑ów i metadanych zamówień (również off‑site). Jeśli to możliwe, ogranicz przechowywanie plików na serwerze www, przenosząc archiwum do chmury z kontrolą dostępu.

Automatyzacje, scenariusze i praktyczne reguły

Wysyłka warunkowa według metody płatności i kraju

Ustaw reguły: przy płatnościach natychmiastowych (BLIK, karta) faktura końcowa po opłaceniu; przy przelewie – pro forma od razu i faktura po księgowaniu. Dla zamówień zagranicznych zastosuj właściwe stawki podatkowe (np. VAT OSS). Dla klientów firmowych z UE bez VAT wykorzystaj odwrotne obciążenie (reverse charge) i odpowiednią adnotację na fakturze.

Korekty, duplikaty i ponowna wysyłka

Zapewnij proces dla zwrotów i pomyłek: wygenerowanie korekty do pozycji lub całej faktury, wysyłka korekty PDF i zapis powiązania z dokumentem pierwotnym. Udostępnij w panelu admina przycisk „Wyślij ponownie” oraz link do pobrania PDF przez klienta z konta Moje konto → Zamówienia (jeśli regulamin na to pozwala).

Zamówienia bez konta i linki do pliku

Dla zakupów jako gość udostępnij bezpieczny, podpisany link do pobrania faktury, ważny przez określony czas. W wiadomości e‑mail możesz umieścić zarówno załącznik, jak i link. Unikaj publicznych, indeksowalnych URL, stosuj tokeny i ograniczenie czasu dostępu.

Wielojęzyczność i wielowalutowość

Jeśli używasz WPML/Polylang oraz wtyczki walutowej, przetestuj tłumaczenia pól, waluty, separatory liczb i formatowanie dat. Upewnij się, że przelicznik walut jest zapisywany przy zamówieniu, aby dokumenty historyczne zachowywały właściwe kursy. Dla walut obcych sprawdź, czy stawki podatkowe i adnotacje prawne są prawidłowo tłumaczone.

Numery zamówień i seryjna numeracja

Wtyczka do numeracji zamówień może zmieniać ID zamówienia (np. Sequential Order Numbers). Sprawdź kompatybilność z numeracją faktur, aby uniknąć duplikatów lub przeskoków. Dla wielu serii zastosuj czytelne prefiksy (np. FA‑PL, FA‑EU) i reguły przypisania na podstawie kraju, kanału sprzedaży lub magazynu.

Bezpieczeństwo plików PDF

Ogranicz dostęp do katalogu z dokumentami (reguły serwera), rozważ szyfrowanie lub hasłowanie PDF w przypadkach szczególnych. Nie umieszczaj danych wrażliwych ponad niezbędne. Zachowuj spójność z zasadą minimalizacji danych z RODO. Regularnie aktualizuj wtyczki i motywy, aby ograniczyć ryzyko incydentów.

Wysyłka e‑mail: treść, deliverability i branding

Konfiguracja treści e‑maili WooCommerce

W WooCommerce → Ustawienia → E‑maile edytuj szablony wiadomości, do których wtyczka dołącza faktury. Dodaj jasną informację o załączniku, nazwę dokumentu i instrukcję, jak pobrać fakturę ponownie z konta. Zachowaj minimalistyczny design, unikaj nadmiaru obrazków i ciężkich elementów, które mogą obniżać dostarczalność.

Uwierzytelnienie domeny i reputacja nadawcy

Skonfiguruj SPF, DKIM, DMARC dla domeny, z której wysyłasz maile. Zweryfikuj domenę w usłudze nadawczej (SMTP/ESP). Ustal stały adres nadawcy i nazwę, aby budować reputację. Monitoruj wskaźniki bounce i spam. Jeśli to możliwe, korzystaj z dedykowanego IP w usługach transakcyjnych.

Optymalizacja rozmiaru i treści załącznika

Utrzymuj rozmiar pojedynczego PDF poniżej kilku megabajtów. Kompresuj obrazy w szablonie, ogranicz rozdzielczość logo. Jeżeli produkt zawiera wiele pozycji, rozważ wysyłkę linku do faktury zamiast załącznika, lub archiwum ZIP tylko w wyjątkowych przypadkach. Pamiętaj, że niektóre filtry antyspamowe obniżają scoring przy wielu załącznikach.

Personalizacja a czytelność

Dodaj pola dynamiczne (imię klienta, numer zamówienia, link do śledzenia przesyłki), ale nie przesadzaj z elementami graficznymi. Zadbaj o kontrast i hierarchię wizualną. W stopce umieść dane kontaktowe, link do polityki prywatności i informację, dlaczego klient otrzymał tę wiadomość (transakcja w sklepie).

Re‑send i wersje językowe

Upewnij się, że panel zamówienia w WooCommerce umożliwia ręczną akcję „Wyślij e‑mail ponownie” i że wtyczka ponownie dołączy właściwy PDF. Dla sklepów wielojęzycznych sprawdź, który wariant szablonu e‑maila i dokumentu zostanie użyty dla danego języka zamówienia.

Rozwiązywanie problemów i dobre praktyki operacyjne

Brak załącznika w e‑mailu

Sprawdź: czy wtyczka ma zaznaczone „attach to emails”, czy status zamówienia spełnia warunek, czy generowanie PDF nie kończy się błędem. Przejrzyj logi WooCommerce i logi wtyczki do faktur. Tymczasowo wyłącz cache e‑maili, jeśli jest stosowany. Upewnij się, że serwer nie odrzuca dużych załączników (limit php.ini, limity ESP).

PDF generuje się z błędnymi danymi

Zweryfikuj mapowanie stawek VAT, strefy podatkowe, zniżki i koszty wysyłki. Sprawdź, czy ceny w WooCommerce są wprowadzane „brutto” czy „netto” i czy wtyczka dokumentów rozumie tę konfigurację. W wielowalutowości skonfiguruj stały kurs zapisany przy zamówieniu, aby uniknąć przeliczania wg bieżącego kursu.

Konflikty z innymi wtyczkami

Wyłączaj moduły po kolei, aby zidentyfikować konflikt. Najczęściej kolidują wtyczki cache/optimizera, wtyczki PDF, oraz modyfikatory checkoutu. Upewnij się, że używasz ostatniej wersji, a motyw nie nadpisuje szablonów WooCommerce w sposób niekompatybilny. W razie potrzeby skorzystaj z child theme i unikaj bezpośrednich modyfikacji plików wtyczki.

Opóźnienia i kolejki zadań

Generowanie i wysyłka mogą polegać na WP‑Cron. Jeżeli serwer nie wywołuje cron regularnie, zadania się opóźniają. Włącz real cron na serwerze (crontab, usługa hostingu) lub worker w usłudze nadawczej. Monitoruj kolejki i czasy generowania PDF przy dużym ruchu.

Zgodność z KSeF i specyfiką branży

Gdy musisz obsłużyć KSeF, użyj wtyczki/integracji oferującej wysyłkę do KSeF oraz odbiór UPO. Wysyłanie PDF do klienta nadal jest możliwe – PDF może zawierać identyfikator KSeF lub link do podglądu dokumentu w panelu. Branże specyficzne (usługi subskrypcyjne, cyfrowe, bilety) wymagają dopracowania opisów pozycji i adnotacji prawnych.

Archiwizacja i audyt

Ustal standard nazewnictwa plików, lokalizację archiwum i politykę retencji. Przechowuj metadane (hash pliku, data wygenerowania, wersja szablonu) – to ułatwi audyt i porównywanie dokumentów w razie rozbieżności. Zadbaj o regularne kopie zapasowe z weryfikacją odtwarzania.

Checklist wdrożenia i utrzymania

• Dane firmy i stawki podatkowe skonfigurowane i przetestowane.
• Pola NIP i firma na checkout z walidacją.
• Wybrany i przetestowany szablon PDF, czytelny branding.
• Automatyczna wysyłka przypięta do właściwych statusów.
• Odbiorczość e‑mail: SPF/DKIM/DMARC, testy w różnych skrzynkach, SMTP.
• Procedury korekt, ponownej wysyłki i archiwizacji.
• Monitoring błędów i logów, kopie zapasowe.
• W razie potrzeby integracja ERP i/lub synchronizacja z księgowością.
• Wymogi prawne (RODO, adnotacje podatkowe, ewentualny KSeF) spełnione.
• Procedura aktualizacji wtyczek i testów na stagingu.

Stosując opisane kroki, uzyskasz stabilny i przewidywalny proces: od chwili złożenia zamówienia, przez generowanie dokumentu, po jego bezpieczne doręczenie klientowi. Dzięki temu zbudujesz profesjonalny wizerunek marki, usprawnisz obsługę i odciążysz zespół wsparcia.