Jak zarządzać magazynem w PrestaShop

Sprawne zarządzanie magazynem w PrestaShop zaczyna się od dobrze ustawionych reguł i konsekwentnych procedur. Ten praktyczny poradnik przeprowadzi Cię krok po kroku przez konfigurację, codzienne operacje i automatyzacje, tak aby minimalizować pomyłki, wyeliminować braki na półkach i szybciej realizować zamówienia. Znajdziesz tu instrukcje dla produktów i kombinacje, przyjęć dostawy, zwrotów, a także wskazówki dotyczące integracji z zewnętrznymi systemami oraz pracy zespołu w magazynie.

Plan i konfiguracja podstawowa

Checklist przygotowawczy: dane, procesy, odpowiedzialności

Zanim zaczniesz korygować stany, zaplanuj strukturę danych i odpowiedzialności. To skróci czas operacji i ograniczy błędy.

• Określ, które produkty będą miały warianty (rozmiary, kolory) – w PrestaShop obsługują je kombinacje.
• Ustal unikalne identyfikatory: Referencja (SKU), EAN/UPC, nazwy wariantów, lokalizację półkową (np. A-02-3).
• Podziel role: kto tworzy produkty, kto edytuje stany, kto zatwierdza korekty (Ustawienia > Zaawansowane > Zespół).
• Spisz standard pracy: kiedy zmniejsza się stan, jak postępujesz ze zwrotami, kiedy wykonujesz inwentaryzacja cykliczną.
• Wybierz politykę dla braków: blokada zamówień, przedsprzedaż, informacja o dostępności.

Ustawienia globalne produktów (polityka stanów i braków)

Wejdź w Ustawienia > Ustawienia sklepu > Produkty (nazwa może się różnić w zależności od wersji).

• Domyślne zachowanie, gdy produkt jest niedostępny: Odmów zamówień / Zezwól na zamówienia / Użyj domyślnego. Wybierz opcję spójną z Twoją polityką. Dla przedsprzedaży wybierz zezwolenie i przygotuj komunikaty.
• Powiadomienia o niskim stanie: ustaw próg i włącz e‑maile – to Twoje pierwsze alerty magazynowe.
• Minimalna ilość zamówienia: przydatna dla produktów pakowanych lub wielokrotności (np. 6 szt.).
• Zaokrąglenia i jednostki: ogranicz problemy dla produktów liczonych w kg/metrach; stosuj spójny format.

Uwaga dotycząca wersji: PrestaShop 1.7/8 zarządza stanem na poziomie produktu/wariantu. Funkcja wielomagazynowa znana z 1.6 (Advanced Stock Management) jest niedostępna w standardzie 1.7/8; jeśli potrzebujesz wielu magazynów, użyj dedykowanego modułu lub integracji WMS/ERP.

Struktura katalogu: produkty a kombinacje

Gdy produkt ma różne warianty, twórz kombinacje – każda kombinacja ma własny stan, referencję, EAN i lokalizację. Dzięki temu kompletacja zamówień i uzupełnianie towaru jest precyzyjne.

• Katalog > Produkty > Nowy > Kombinacje: zdefiniuj atrybuty (np. kolor, rozmiar), wygeneruj kombinacje i uzupełnij EAN, SKU, wagę, wymiary.
• Ustal logikę ceny i wagi (różnice per wariant), by koszty wysyłki i marże były poprawne.
• Dla kompletów (bundli) rozważ moduł zestawów, aby powiązać stany pozycji składowych.

Uprawnienia zespołu i kontrola zmian

Włącz zasadę najmniejszych uprawnień: tylko wybrane role mogą edytować stany. Przejdź do Ustawienia > Zaawansowane > Zespół > Uprawnienia i odbierz modyfikacje stanów osobom, które nie pracują w magazynie. PrestaShop zapisuje historię edycji produktów (kto i kiedy). Dla pełnych dzienników ruchów rozważ integrację z systemem WMS lub moduł historii stanów.

Operacje przyjęć, wydań i korekt

Przyjęcie dostawy: krok po kroku

Proces przyjęcia porządkuje przyrost stanów i ułatwia rozliczenia z dostawcą.

• Przygotuj dokument PZ lub zamówienie do dostawcy (jeśli pracujesz z ERP/WMS, zsynchronizuj je ze sklepem).
• Sprawdź ilości i EAN-y: skanuj lub porównaj z dokumentem, odłóż pozycje odrzucone/uszkodzone.
• W PrestaShop: Katalog > Produkty > wybierz produkt/wariant > zakładka Ilości (lub Kombinacje) > zwiększ stan o dostarczoną ilość. Dodaj notatkę “Przyjęcie dostawy nr …”.
• Ustal lokalizację: w polu “Lokalizacja” wpisz regał/półkę. Ujednolicenie formatu (np. Rząd‑Półka‑Miejsce) przyspieszy kompletację.
• Dla wielu pozycji: użyj importu CSV (patrz sekcja o imporcie), aby zaktualizować stany hurtowo.

Aktualizacja stanów w produktach i kombinacjach

Najczęściej będziesz pracować na kartach produktów.

• Produkt bez wariantów: Katalog > Produkty > Produkt > Ilości > wprowadź nowy stan. Wybierz zachowanie przy braku (odmowa/zezwolenie).
• Produkt z wariantami: Katalog > Produkty > Produkt > Kombinacje > edytuj każdą kombinację. Uzupełnij stan, EAN i lokalizację.
• Tekstowa dostępność: wprowadź “Na stanie”, “Dostawa w 3–5 dni”, “Przedsprzedaż” — to zredukuje pytania klientów.
• Jeśli włączony jest tryb Multi‑store: upewnij się, że edytujesz stany w kontekście właściwego sklepu.

Korekty ilości i przyczyny

Korekty są nieuniknione: uszkodzenia, pomyłki, kradzieże, pomiary. Każda korekta powinna mieć przyczynę.

• In minus: uszkodzony towar, brak w kompletacji, przeterminowanie. Zmniejsz stan i dodaj komentarz “Korekta − uszkodzenie”.
• In plus: znaleziony towar, błąd wprowadzania. Zwiększ stan i opisz korektę, by zachować transparentność.
• Standaryzuj powody korekt (lista kontrolna), by raportować koszty i źródła błędów.

Rezerwacje i realizacja zamówień

PrestaShop domyślnie nie rezerwuje stanów w koszyku; zmniejszenie stanu następuje przy złożeniu zamówienia (lub przy określonym statusie, zależnie od konfiguracji i wersji). To ważne, gdy sprzedajesz szybko rotujące towary.

• Ustal jasną regułę: jeśli często dochodzi do “wyścigu” o ostatnie sztuki, rozważ minimalny zapas bezpieczeństwa.
• Zweryfikuj konfigurację statusów zamówień (Ustawienia > Zamówienia > Statusy), tak aby przy anulowaniu zwracać stany, a przy potwierdzeniu płatności nie dublować ruchów.
• Kompletacja: stosuj podział na picking i pakowanie; odhaczaj pozycje przy skanowaniu EAN, aby uniknąć omyłek.

Zwroty i przywracanie stanów

Ujednolicona obsługa zwrotów ogranicza chaos w ewidencji.

• RMA aktywujesz w Ustawienia > Ustawienia sklepu > Klienci > Zwroty towarów – włącz i określ warunki.
• Po przyjęciu zwrotu: sprawdź stan towaru (A – pełnowartościowy, B – otwarte, C – uszkodzone). Przywróć stany tylko dla towaru pełnowartościowego.
• Dokumentuj przyczynę zwrotu i powiąż go z zamówieniem, aby mieć ścieżkę audytu.

Praca z kombinacjami, dostawcami i CSV

Kombinacje: warianty, EAN i SKU

Kombinacje umożliwiają precyzyjne zarządzanie stanem i identyfikacją towaru.

• Tworzenie kombinacji: w karcie produktu użyj generatora kombinacji. Po wygenerowaniu uzupełnij referencje i EAN dla każdej pozycji.
• Zdjęcia wariantów: przypisz zdjęcia do kombinacji, aby magazyn szybciej weryfikował produkt podczas kompletacji.
• Wycena: ustal różnice w cenie/wadze, aby koszty wysyłki i marże były poprawne.

Lokalizacja magazynowa i logika kompletacji

Każda kombinacja powinna mieć pole “Lokalizacja” uzupełnione formatem regał‑półka‑miejsce (np. B‑03‑2). W operacjach magazynowych zastosuj prostą logikę:

• Strefy ABC: produkty o dużej rotacji (A) trzymaj bliżej pakowania; rzadkie (C) dalej.
• Ścieżka kompletacji: układaj listy pickingu po lokalizacjach rosnąco, skracając trasę magazyniera.
• Unikaj dublowania lokalizacji dla tej samej kombinacji, chyba że masz oznaczenie “overflow”.

Dostawcy i ceny zakupu

Powiązanie produktu z dostawcą ułatwia przyjęcia i planowanie.

• Katalog > Dostawcy: dodaj dostawcę i przypisz do produktów. Uzupełnij referencję u dostawcy oraz cenę zakupu.
• Lead time: w opisie lub polach dodatkowych zapisuj czas realizacji – pomoże ustawić komunikat “Dostawa w X dni”.
• Dla kilku dostawców: ustaw dostawcę domyślnego, ale przechowuj alternatywnego (na wypadek braków).

Masowa aktualizacja stanów przez CSV

Import CSV to najpewniejszy sposób szybkiej aktualizacji tysięcy pozycji.

• Przygotuj plik CSV: kolumny minimalne to ID lub Referencja, a także Ilość. Dodatkowe: EAN, Lokalizacja.
• Idź do Katalog > Produkty > Import: wybierz typ “Produkty” lub “Kombinacje” (jeśli aktualizujesz warianty). Zmapuj kolumny.
• Wykonaj kopię bazy (narzędzia hostingowe) przed importem. Zrób próbę na 10 pozycjach, sprawdź wynik, dopiero potem masowy import.
• Jeśli używasz integracji ERP: skonfiguruj stałą wymianę (cron/SFTP/API), aby synchronizacja stanów była automatyczna.

Monitoring niskich stanów i lista zakupowa

Zbuduj prosty rytuał kontroli.

• Katalog > Monitoring (Nadzór): przeglądaj listę produktów bez stanów lub z niskimi zapasami.
• Ustal progi minimalne per produkt (większe dla A‑rotacji). Twórz listę zakupową i potwierdzaj zamówienia do dostawców.
• Reaguj na anomalia: nagłe spadki stanów analizuj pod kątem błędów kompletacji lub wzrostu popytu.

Automatyzacja, integracje i kontrola

Alerty, e‑maile i zadania cykliczne

System ma wspierać, a nie kontrolować Ciebie. Skonfiguruj automatyczne sygnały.

• Alerty niskich stanów: włącz powiadomienia e‑mail i sprawdź konfigurację poczty (Ustawienia > Zaawansowane > E‑mail).
• Zadania cykliczne (cron): jeśli korzystasz z modułów do stanów, włącz synchronizację co 5–15 minut dla SKU o wysokiej rotacji.
• Webhooki/API: przy integracji z marketplace’ami wysyłaj aktualizacje stanów natychmiast, by unikać sprzedaży ponad stan.

Raporty i wskaźniki efektywności

Bez liczb trudno sterować magazynem. Wybierz kilka KPI i analizuj je co tydzień.

• Rotacja zapasu: ile razy w okresie zapas się odtwarza (sprzedaż/średni stan). Zbyt niska rotacja = zamrożony kapitał.
• Fill rate (poziom realizacji): odsetek zamówień bez braków. Dąż do >97% dla kluczowych kategorii.
• Lead time dostawcy: czas od złożenia zamówienia do przyjęcia. Pilnuj SLA z dostawcami.
• Czas kompletacji: mierz od “Przyjęte do realizacji” do “Spakowane”. Optymalizuj ścieżki i układ.

Inwentaryzacja cykliczna i full count

Zamiast rzadkiej, paraliżującej inwentaryzacji rocznej, stosuj liczenie cykliczne.

• Plan ABC: A (szybko rotujące) licz co tydzień, B co miesiąc, C raz na kwartał.
• Proces: generuj listy według lokalizacji, skanuj EAN, zapisuj różnice i powód, zatwierdzaj korekty przez osobę z uprawnieniami.
• Full count: raz w roku wykonaj pełną inwentaryzację – po niej zamroź edycję stanów i zarchiwizuj raport różnic.

Multi‑store i wielomagazyn

Jeśli prowadzisz kilka sklepów (Multi‑store), pamiętaj, że stany są zależne od kontekstu sklepu. Upewnij się, że importy i edycje trafiają do właściwej instancji. Wielomagazyn w standardzie PrestaShop 1.7/8 nie jest dostępny; aby odzwierciedlić stany w oddzielnych lokalizacjach, zastosuj:

• Moduł wielomagazynowy (WMS) z integracją do PrestaShop – najlepiej z obsługą rezerwacji i dokumentów PZ/WZ.
• Integrację ERP, która utrzymuje centralny stan i dystrybuuje go do kanałów (sklepy, marketplace’y).
• Strategię przydziału: segmentuj SKU per magazyn albo użyj dynamicznego przydziału według dostępności.

Integracje z ERP/WMS i skanery

Wzrost sprzedaży wymaga automatyzacji. Integracje ograniczają ręczne błędy i przyspieszają obsługę.

• ERP: centralizuje zamówienia, zakupy, finanse. PrestaShop pełni rolę kanału sprzedaży, a ERP utrzymuje produkty i stany.
• WMS: prowadzi ścieżki kompletacji, slotting, rezerwacje, partie/numery seryjne. Synchronizuje ruchy w czasie rzeczywistym.
• Skanery/kody kreskowe: drukuj etykiety z EAN/SKU/lokalizacją. Skan w przyjęciu, pickingu i pakowaniu zmniejsza pomyłki.
• API/CSV/SFTP: wybierz mechanizm wymiany. Dla krytycznych danych (stan) używaj API lub SFTP z walidacją.

Dobre praktyki operacyjne na co dzień

• Start dnia: sprawdź alerty niskich stanów, podejmij decyzje zakupowe, zaktualizuj prognozę.
• Przyjęcia: każda dostawa z dokumentem, każda pozycja z EAN, każda zmiana stanu z komentarzem.
• Kompletacja: listy po lokalizacji, skan EAN, podwójna weryfikacja w pakowaniu dla zamówień > X zł.
• Zwroty: klasyfikacja A/B/C, tylko A wraca na stan sprzedażowy, B/C do outletu lub kasacji.
• Korekty: jedna osoba wprowadza, druga zatwierdza; miesięczne zestawienie kosztów korekt.
• Backup: kopia bazy danych przed każdym masowym importem i aktualizacją modułów.
• Szkolenia: kwartalne odświeżenie dla zespołu, aby proces był jednolity.

Wdrożenie powyższych zasad i narzędzi sprawi, że PrestaShop stanie się wiarygodnym źródłem danych o zapasach, a Twoje raporty będą odzwierciedlały realny stan półek. Dzięki spójnemu procesowi, automatycznym integracje i przemyślanym ustawieniom unikniesz sprzedaży ponad stan, skrócisz czasy realizacji i obniżysz koszty operacyjne. Pamiętaj: prostota i konsekwencja w zarządzaniu to najtańsza forma skalowania.

Na koniec checklisty szybkiego startu:

• Ustaw domyślne zachowanie przy braku i progi alertów.
• Uzupełnij referencje, EAN i lokalizacje dla wszystkich SKU.
• Skonfiguruj uprawnienia i statusy zamówień (zwroty stanów przy anulowaniu).
• Wdróż import CSV do hurtowych aktualizacji.
• Uruchom alerty e‑mail i harmonogram synchronizacji.
• Zaplanij inwentaryzację cykliczną (ABC) i raport KPI.
• Rozważ moduł WMS/ERP, jeśli potrzebujesz wielomagazynu lub rezerwacji.

Dzięki tym krokom Twoje rezerwacje i ruchy towaru będą pod kontrolą, a sklep zacznie działać przewidywalnie i bez zbędnych niespodzianek.