Jak zintegrować sklep z kurierem InPost

Zwiększenie sprzedaży zaczyna się od sprawnego procesu wysyłki. Dobra integracja z kurierem InPost umożliwia klientowi wybór wygodnego dostawcy, skraca obsługę zamówień i zmniejsza liczbę błędów w magazynie. Poniższa instrukcja pokazuje, jak przejść przez pełen proces – od przygotowania konta i kluczy API, przez konfigurację najpopularniejszych platform sklepowych, aż po automatyczne drukowanie etykiet, śledzenie i praktyki operacyjne.

Plan działania i wymagania wstępne

Załóż i skonfiguruj konto nadawcy w InPost

Aby rozpocząć, potrzebujesz aktywnego konta biznesowego w InPost wraz z podpisaną umową handlową. Po rejestracji w panelu nadawcy (np. Manager Paczek/ShipX) zweryfikuj dane firmy, adres nadawczy, NIP oraz metody rozliczeń. Warto od razu dodać reprezentatywne adresy punktów odbioru i magazynów, z których paczki będą nadawane.

Wybierz model techniczny integracji

Masz dwie główne ścieżki:

• Gotowa wtyczka do platformy (WooCommerce, PrestaShop, Shopify, Shoper, IdoSell, Magento) – najszybsze wdrożenie, zwykle zawiera obsługę mapy Paczkomatów i generowanie etykiet.
• Integracja własna przez ShipX – pełna kontrola logiki, statusów, wydruków i komunikacji z systemami magazynowymi (WMS/ERP).

Środowiska: testowe i produkcyjne

InPost udostępnia środowisko testowe, tzw. sandbox, gdzie możesz bezpłatnie sprawdzić przepływy – od tworzenia przesyłek po pobieranie etykiet i aktualizacje statusów. Po zakończeniu testów przełączysz konfigurację na produkcję, zachowując te same procesy, ale używając produkcyjnych poświadczeń.

Poświadczenia i bezpieczeństwo

Dostęp do usług jest chroniony przez klucze i token autoryzujący. Ogranicz ich dostępność do niezbędnych systemów, przechowuj w sejfie haseł/zmiennych środowiskowych i regularnie rotuj. Jeśli pracujesz z zewnętrznym wykonawcą integracji, dodawaj dedykowane uprawnienia i monitoruj użycie.

Mapa procesów i zakres funkcjonalny

Przed startem rozrysuj przepływy: przyjęcie zamówienia, wybór metody dostawy, druk etykiety, przekazanie kurierowi, zmiany statusów, zwroty. Określ, które funkcje są konieczne od dnia 1 (np. wysyłka do Paczkomaty, kurier pod adres, płatność przy odbiorze), a które wdrożysz później (np. automatyczne zwroty, integracja z księgowością).

Konfiguracja na popularnych platformach sklepowych

WooCommerce (WordPress)

Zainstaluj wtyczkę InPost lub sprawdzoną wtyczkę kuriera obsługującą ShipX. Po instalacji:

• Wprowadź klucze produkcyjne/testowe i ustaw domyślny nadawczy adres.
• Włącz mapę wyboru punktu – Geowidget InPost w checkout.
• Skonfiguruj metody: Paczkomaty, Kurier pod adres, Odbiór w punkcie (POP), pobranie (COD).
• Zdefiniuj rozmiary paczek i przypisanie do produktów/zasad koszyka.
• Włącz automatyczne generowanie etykiety po opłaceniu zamówienia lub po ręcznej akceptacji.

Shopify

Dodaj aplikację InPost z Shopify App Store lub integratora obsługującego ShipX. Sprawdź, czy aplikacja wspiera:

• Wybór punktu w checkout (Geowidget lub własny komponent).
• Automatyczne tworzenie przesyłek i druk etykiet z poziomu zamówienia.
• Mapowanie metod wysyłki i stawek (flat rate lub taryfy zależne od koszyka/wagi).
• Obsługę zwrotów i generowanie etykiet zwrotnych.

PrestaShop

Zainstaluj oficjalny moduł InPost lub moduł partnerski. Ustawienia obejmują:

• Dane nadawcy i autoryzację do ShipX.
• Włączanie poszczególnych usług i przypisywanie stref/krajów.
• Automaty puli paczek (np. łączenie zamówień klienta do jednego listu przewozowego).
• Role i uprawnienia – dostęp do panelu wysyłek tylko dla operatorów.

Magento (Adobe Commerce)

Wdrożenie zwykle wymaga wtyczki ze wsparciem dla multi-warehouse. Zwróć uwagę na:

• Mapowanie źródeł (MSI) do punktów nadawczych i kurierów.
• Cron do automatycznej synchronizacji statusów i masowego generowania etykiet.
• Obsługę zróżnicowanych reguł stawek (waga, wartość, kategorie).
• Rejestrowanie błędów i logowanie żądań do InPost.

Shoper, IdoSell i SaaS

W platformach SaaS integracja jest najczęściej gotowa. Włącz InPost w ustawieniach dostaw, podłącz klucze i aktywuj mapę wyboru Paczkomatu. Dodatkowo skonfiguruj harmonogramy odbiorów oraz zakresy wagowe dla stawek.

Sklep autorski (frameworki i headless)

Jeżeli budujesz własne rozwiązanie, wykorzystaj ShipX przez REST. W checkout użyj Geowidget do wyboru punktu. Po złożeniu zamówienia twórz przesyłkę, pobieraj etykietę i zgłaszaj paczkę do podjęcia w ramach manifestu. Poniżej szczegółowy przewodnik techniczny.

Implementacja techniczna: ShipX krok po kroku

Autoryzacja i struktura zapytań

Po uzyskaniu poświadczeń zdefiniuj parametry połączenia i nagłówki autoryzacyjne. W środowisku testowym sandbox weryfikuj wszystkie ścieżki: tworzenie, podgląd, anulacja. Przechowuj token w bezpiecznym magazynie i odświeżaj zgodnie z wymaganiami dostawcy.

Tworzenie przesyłki (shipment)

Podstawowe dane obejmują: nadawcę, odbiorcę, metodę doręczenia (Automat/Adres), rozmiar paczki, referencje (np. numer zamówienia), usługi dodatkowe (COD, ubezpieczenie, doręczenie w sobotę). Dla Paczkomatu wymagany jest identyfikator urządzenia (np. kod zaczynający się od APM lub nazwa). Dla kuriera pod adres – pełne dane adresowe i telefon.

Wybór metody dostawy: automat vs kurier

W przypadku dostawy do automatu: przechowuj ID punktu, nazwę i współrzędne, aby pokazać je w podsumowaniu zamówienia i e-mailu. Dla kuriera pod adres stosuj walidację kodu pocztowego oraz reguły wykluczeń (np. obszary o wydłużonym czasie doręczenia). Możesz też wykorzystać dane geograficzne do dynamicznego wyliczania czasu doręczenia.

Mapka punktów (Geowidget)

Geowidget ułatwia wybór Paczkomatu i POP. Przekazuj mu koszyk (wagę, wymiary) i lokalizację kupującego. Po wyborze zapisuj ID urządzenia i zwracaj do backendu, który zapisze je w zamówieniu oraz w danych przesyłki.

Generowanie i druk etykiety

Po utworzeniu przesyłki pobierz etykietę w formacie PDF lub ZPL. Zapewnij obsługę drukarek termicznych i szablonów 4×6. W panelu sklepu dodaj przyciski: generuj, pobierz, wydrukuj. Zadbaj o wersjonowanie – jeśli etykieta zostaje anulowana i tworzysz nową, aktualizuj referencje w zamówieniu.

Nadania, odbiory i manifest

Manifest to zbiorcze potwierdzenie nadania paczek danego dnia. Integruj tworzenie i druk manifestu, a także aktualizuj statusy zamówień po jego zamknięciu. Ustal godzinę graniczną tworzenia manifestu z operacjami magazynu i kurierem.

Statusy, śledzenie i webhooki

Po utworzeniu przesyłki subskrybuj zdarzenia statusowe. Webhooki umożliwiają natychmiastową aktualizację zamówienia, wysłanie e-maila i SMS do klienta oraz automatyczne wystawienie faktury czy przekazanie informacji do ERP. Zabezpiecz endpointy (podpis HMAC, IP allowlist) i loguj każde zdarzenie dla audytu.

Obsługa pobrania (COD) i ubezpieczenia

Dla pobrania określ walutę, kwotę oraz beneficjenta. Włącz automatyczną kontrolę poprawności sumy z zamówienia. Dla ubezpieczenia ustaw kwotę w zależności od wartości koszyka i kategorii (np. elektronika).

Anulacje, zmiany i zwroty

Jeśli klient zmieni punkt lub adres, anuluj przesyłkę i wygeneruj nową etykietę. Dla zwrotów udostępnij w panelu klienta generację etykiety zwrotnej lub kodu QR – dopasuj proces do polityki zwrotów i rodzaju towaru.

Walidacja danych i komunikaty błędów

Przed wysłaniem żądania do ShipX weryfikuj pola: numer telefonu, e-mail, długość nazw, znaki specjalne, kod kraju. W aplikacji pokazuj jasne komunikaty, np. brak wymiarów paczki, przekroczony rozmiar, nieobsługiwany punkt.

Checkout i UX: jak ułatwić klientowi wybór dostawy

Minimalna liczba kroków i wyraźne opcje

Wyświetlaj metody dostawy z przewidywanym czasem doręczenia, ceną i krótkim opisem. Dla Paczkomatu użyj przycisku „Wybierz punkt” otwierającego widżet mapy w modalu, a wybrany punkt pokaż w koszyku i e-mailu potwierdzającym.

Reguły cenowe i limity

Stwórz proste progi: darmowa dostawa od określonej kwoty, dopłata dla nadwymiarowych paczek, wyłączenia dla gabarytów. W panelu administracyjnym utrzymuj centralny zestaw reguł, a w logice frontendu tylko je odczytuj.

Komunikacja statusów

Po złożeniu zamówienia wysyłaj e-mail z podsumowaniem punktu lub adresu. Po utworzeniu przesyłki – link do śledzenia. Dzięki śledzenie i webhooki możesz informować o zmianie statusu, opóźnieniu czy gotowości do odbioru w automacie.

Dostępność i dostęp do punktów

Oznaczaj punkty tymczasowo nieaktywne lub przepełnione. W mapie filtruj po godzinach dostępności i możliwościach (np. punkt z płatnością kartą, parkingiem). Zadbaj o fallback – jeśli punkt przestanie przyjmować paczki, zaproponuj najbliższy alternatywny.

Obsługa błędów klienta

Jeżeli klient nie wybrał punktu, zablokuj przejście dalej i pokaż kontekstową wskazówkę. W razie błędnego adresu skorzystaj z walidatorów kodów pocztowych i słowników ulic. Zachowaj ostatni wybór klienta w koszyku na przyszłość.

Operacje magazynowe i skalowanie

Przygotowanie towaru i pakowanie

Wprowadź standardy wymiarów i wag. Dla automatu rozmiary gabarytów determinują skrytkę – unikaj przekraczania limitów. Oznaczaj paczki etykietami fragile tam, gdzie to dopuszczalne, i stosuj wypełniacze amortyzujące. Przy produktach wrażliwych wykorzystaj folie antystatyczne i dwustopniowe opakowanie.

Proces wydruku i kompletacji

Wydruk etykiety najlepiej po zakończonym kompletowaniu i kontroli jakości. Rozważ skanowanie kodów kreskowych produktów oraz numeru zamówienia, aby uniknąć pomyłek. Jeśli masz wiele stanowisk pakowania, skonfiguruj kolejkowanie i przypisywanie zamówień do operatorów.

Odbiór przez kuriera i harmonogram

Ustal stałe godziny odbioru z InPost, a w panelu sklepu ustaw deadline na generowanie manifestu. W okresach szczytowych (Black Week, Q4) rozważ dodatkowe podjazdy i bufor czasu. Przed przyjazdem kuriera zamknij manifest i przygotuj paczki w kolejności odbioru.

Automatyzacja i reguły

Włącz automatyzacja dla typowych scenariuszy: automatyczne tworzenie przesyłki po opłaceniu, autowydruk, automatyczne wysłanie numeru śledzenia, automatyczne przypomnienia o odbiorze z automatu. Dla zamówień ryzykownych (wysoka wartość, pierwsze zamówienie) dodaj ręczny przegląd przed drukiem etykiety.

Monitorowanie jakości doręczeń

Mierz: czas od opłacenia do wygenerowania etykiety, czas od etykiety do przekazania kurierowi, udział paczek doręczonych w pierwszym podejściu, liczbę paczek przeterminowanych w automatach. Dane pozyskuj ze statusów i logów webhooki.

Obsługa wyjątków i reklamacje

Przy niedoręczeniu w terminie informuj klienta proaktywnie. W przypadku uszkodzeń zbieraj dokumentację foto przed wysyłką i po doręczeniu. Zapewnij łatwą ścieżkę zgłoszenia i szybkie wystawienie ponownej wysyłki lub zwrotu płatności zgodnie z polityką.

RODO i bezpieczeństwo danych

Minimalizuj zakres przekazywanych danych: tylko to, co niezbędne do doręczenia. Szyfruj transmisję, ogranicz dostęp operatorów, loguj operacje na wrażliwych polach. W polityce prywatności opisz zakres udostępniania danych do InPost.

Testy, kontrola jakości i utrzymanie

Testy end-to-end w sandbox

Przećwicz pełen scenariusz: koszyk, wybór punktu, płatność, tworzenie przesyłki, druk, przekazanie do kuriera, statusy, zwrot. Dla każdej metody dostawy utwórz przykładowe zamówienia z różnymi gabarytami i usługami (np. COD, ubezpieczenie).

Testy obciążeniowe i skalowanie

Sprawdź, czy masowe generowanie etykiet (setki na godzinę) nie przeciąża Twojego systemu. Wdróż asynchroniczne kolejki i retry z wykładniczym odstępem. Monitoruj limity zapytań i obsługuj kody błędów z ponowieniem tylko wtedy, gdy jest to bezpieczne.

Kontrola poprawności danych

Waliduj pola adresowe, długości i formaty. Dla punktów automaty i POP weryfikuj, czy są dostępne w danym momencie. Automatycznie wykrywaj anomalie – np. niezgodność wagi deklarowanej z rzeczywistą (z czujników wagi na stanowisku pakowania).

Utrzymanie integracji

Aktualizuj wtyczki i biblioteki. Monitoruj dzienniki błędów i ostrzeżenia. Planuj rotację poświadczeń i okresowe testy bezpieczeństwa. Dodaj monitoring wskaźników biznesowych: konwersja dla metod dostawy, udział InPost w koszyku, średni koszt wysyłki.

Wersjonowanie i zmiany API

Śledź komunikaty o zmianach ShipX. Zabezpiecz się przez kompatybilność wsteczną i flagi funkcji. Twórz środowiska staging do weryfikacji nowych wersji przed wdrożeniem na produkcję.

Checklista przed startem produkcyjnym

• Poświadczenia produkcyjne zweryfikowane i bezpiecznie zapisane.
• Metody dostawy i stawki cenowe przetestowane.
• Geowidget działa w checkout na desktopie i mobile.
• Tworzenie przesyłek, druk etykiety i zamykanie manifestu – bez błędów.
• Powiadomienia e-mail/SMS i link do śledzenie wysyłki działają.
• Obsługa zwrotów dostępna i zrozumiale opisana dla klienta.
• Procedury wyjątków i reklamacji gotowe.

Praktyczne receptury i dobre wzorce konfiguracji

Dynamiczne przypisywanie gabarytów

W produktach przechowuj wymiary i wagę. W koszyku sumuj metryki i przypisuj gabaryt do przesyłki. Gdy limit zostanie przekroczony, zaproponuj rozdzielenie zamówienia na dwie paczki lub skierowanie do kuriera pod adres.

Reguły biznesowe dla kosztów

Ustaw darmową dostawę dla lojalnych klientów, kupony z dopłatą 0 zł do Paczkomatu w kampaniach, i dopłatę dla zamówień wielkogabarytowych. Przetestuj wpływ na konwersję, porównując warianty.

Automatyczne działania po zmianie statusu

Wykorzystaj webhooki, aby po statusie „przyjęta w oddziale” wysłać poradę dot. odbioru, a po „gotowa do odbioru” – przypomnienie z lokalizacją automatu. Po „doręczona” wystaw prośbę o opinię i ofertę lojalnościową.

Łączenie z ERP/WMS

Przy integracji z ERP zlecaj tworzenie przesyłek po kompletacji, a numer listu przewozowego zapisuj w dokumencie WZ. Z ERP steruj oknami kurierskimi i generuj raporty kosztów wysyłki per kanał sprzedaży.

Bezpieczna obsługa pobrań

Przewiduj odchylenia – zamówienia z COD kieruj do ręcznej weryfikacji płatności w historii klienta. Zsynchronizuj rozliczenia COD z księgowością i przypisz rozrachunki do zamówień.

Wielomagazynowość

Mapuj zamówienia do najbliższego magazynu klienta. Jeśli w magazynie pierwotnym brak towaru, przełącz na kolejny i zaktualizuj metodę dostawy. W manifestach rozróżniaj paczki per magazyn.

Kompatybilność z front-endem headless

W SPA/SSR zapewnij prefetch listy punktów według geolokalizacji i pamiętaj o dostępności offline (zachowanie wyboru w localStorage). Stosuj debounce do wyszukiwarki punktów, by nie przeciążać integracji.

Zgodność i audyt

W logach przechowuj historię operacji: kto utworzył przesyłkę, kiedy wydrukowano etykietę, numer manifestu, zmiany statusów. Ułatwia to obsługę roszczeń i analizy incydentów jakościowych.

Rozszerzenia i nowe usługi

Po stabilizacji wdrożenia rozważ wdrożenie usług dodatkowych: pakowanie prezentowe, dostawy weekendowe, automatyczny dobór najtańszej metody dla klienta, a także integrację zwrotów z panelu klienta jednym kliknięciem.

Wydajność i odporność

Wprowadź cache dla statycznych danych punktów, a tryb degradowalny: gdy mapa punktów nie odpowiada, udostępnij pole wyszukiwarki kodu pocztowego i listę najbliższych punktów po ostatniej synchronizacji. Utrzymuj retry z limitami i alerty przy wzroście błędów.

Metryki, które mają znaczenie

• Czas do pierwszej etykiety od złożenia zamówienia (SLA kompletacji).
• Odsetek porzuceń koszyka z powodu dostawy.
• Udział Paczkomatu w wyborach klientów vs kurier pod adres.
• Odsetek paczek przeterminowanych w automatach i liczba przypomnień.
• Średni koszt wysyłki na zamówienie i jego trend.

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

• Brak weryfikacji rozmiarów – prowadzi do odrzuceń w automatach.
• Tworzenie przesyłek bez numeru telefonu – problemy z doręczeniem.
• Brak zamykania manifestu – opóźnienia i niejasności rozliczeniowe.
• Niepoprawne mapowanie statusów – martwe powiadomienia lub ich brak.
• Przechowywanie kluczy w repozytorium – ryzyko wycieku token.

Ścieżka rozwoju zespołu

Wyznacz właściciela procesu wysyłek, który odpowiada za parametry SLA, dostępność metod i współpracę z operatorem. Zadbaj o szkolenia dla pakowaczy i administratorów sklepu w zakresie procedur oraz narzędzi do generowania i zarządzania wysyłkami.