Monday.com to wszechstronna platforma typu Work OS (ang. Work Operating System) służąca do kompleksowego zarządzania pracą w organizacjach. Umożliwia ona planowanie i koordynację projektów, zarządzanie zadaniami oraz współpracę zespołową w jednym scentralizowanym środowisku online. Narzędzie to działa w chmurze – użytkownicy mogą korzystać z Monday.com za pośrednictwem przeglądarki internetowej lub aplikacji mobilnej (Android i iOS), co ułatwia dostęp do informacji z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Dzięki przyjaznemu interfejsowi i wysokiej elastyczności, Monday.com zyskało popularność wśród firm różnej wielkości – od startupów po międzynarodowe korporacje.
Monday.com pozwala na zarządzanie niemal każdym aspektem pracy zespołowej. Jego zastosowanie wykracza poza tradycyjne zarządzanie projektami – firmy wykorzystują je do organizacji procesów HR, działań marketingowych, śledzenia sprzedaży, obsługi klienta, a nawet zarządzania produkcją. Platforma opiera się na koncepcji tablic (Boards), które użytkownicy mogą dostosowywać do własnych potrzeb, dodając odpowiednie kolumny, statusy i etapy pracy. Dzięki temu narzędzie jest na tyle uniwersalne, że sprawdza się w różnych działach przedsiębiorstwa, zapewniając spójność i transparentność procesów.
Kluczową zaletą Monday.com jest jego intuicyjność i łatwość wdrożenia. Wiele organizacji decyduje się na to narzędzie, ponieważ nawet osoby bez specjalistycznego przeszkolenia są w stanie szybko zrozumieć, jak z niego korzystać. Interfejs jest przejrzysty – zadania reprezentowane są w formie wierszy na tablicach, a ich statusy oznaczane kolorami (np. zadanie w toku na żółto, ukończone na zielono, opóźnione na czerwono). Taki wizualny system ułatwia śledzenie postępów prac i pozwala od razu wychwycić, które obszary wymagają uwagi. Współpraca w czasie rzeczywistym jest wspomagana przez funkcje komentowania zadań, @wzmianki członków zespołu oraz automatyczne powiadomienia o zmianach – to wszystko sprawia, że komunikacja projektowa staje się bardziej przejrzysta i mniej zależna od chaotycznych e-maili.
Firmy wybierają Monday.com również ze względu na jego elastyczność i skalowalność. Każdy zespół może dostosować platformę do swojego unikalnego procesu pracy – czy to zgodnie z metodyką Agile w IT, czy cyklem kampanii w dziale marketingu. Dostępne są liczne szablony ułatwiające start (np. szablon planowania sprintu, lejka sprzedażowego czy harmonogramu publikacji treści), które można dowolnie modyfikować. Ponadto Monday.com integruje się z wieloma popularnymi narzędziami (o czym szerzej w dalszej części), co pozwala zespołom kontynuować pracę w ulubionych aplikacjach przy jednoczesnym wykorzystaniu wspólnej platformy do monitorowania postępów. Dzięki otwartemu interfejsowi API i dodatkowym aplikacjom, firmy mogą rozbudowywać funkcjonalność Monday.com według swoich potrzeb.
W rezultacie ponad 200 tysięcy organizacji na świecie korzysta już z Monday.com, aby usprawnić zarządzanie pracą i projektami. Wśród użytkowników znajdują się zarówno zespoły technologiczne, jak i działy sprzedaży czy administracji, co dowodzi uniwersalności tego rozwiązania. W dobie rosnącej popularności pracy zdalnej i rozproszonych zespołów narzędzie to stało się szczególnie cenne – centralizuje informacje, zapewnia bieżący podgląd statusu zadań i pomaga zachować rytm pracy nawet wtedy, gdy członkowie zespołu znajdują się w różnych miejscach na świecie.
Najważniejsze funkcje aplikacji
Monday.com oferuje rozbudowany zestaw funkcjonalności, dzięki którym zarządzanie pracą staje się prostsze i bardziej efektywne. Do kluczowych możliwości platformy należą m.in.:
- Zarządzanie projektami i zadaniami – Podstawą pracy w Monday.com są tablice projektowe, na których przechowujemy listy zadań (elementów). Każde zadanie może mieć przypisane różnorodne atrybuty w postaci kolumn: m.in. status (etap realizacji oznaczony kolorem), osoba odpowiedzialna, termin wykonania, priorytet, tagi, czy dowolne pola tekstowe i liczbowe. Użytkownicy mogą organizować zadania w grupy (etapy projektu lub sprinty) i łatwo zmieniać ich kolejność metodą „przeciągnij i upuść”. Dzięki wielu dostępnym widokom pracy każdy zespół może monitorować projekt w preferowany sposób – jedni wybiorą klasyczną listę zadań, inni tablicę Kanban, a jeszcze inni graficzną linię czasu lub wykres Gantta do śledzenia zależności i harmonogramu. Dodatkowo dostępny jest widok kalendarza (świetny do planowania kampanii lub treści) oraz widok obciążenia zespołu, pokazujący, ile zadań przypada na poszczególnych członków i czy ktoś nie jest przeciążony pracą. Tak elastyczne zarządzanie projektami pozwala zespołom z różnych branż adoptować Monday.com do swoich metod pracy – niezależnie czy zarządzają budową produktu cyfrowego, planują wydarzenie, czy koordynują produkcję fizycznych towarów. Ważnym elementem jest też moduł komunikacji i współpracy w obrębie zadań: członkowie zespołu mogą dodawać komentarze, załączać pliki, reagować na wpisy emoji oraz oznaczać się nawzajem, co zastępuje długie wątki mailowe i utrzymuje dyskusje w kontekście danego zadania.
- Automatyzacje procesów – Monday.com umożliwia automatyzację wielu powtarzalnych czynności, co znacząco oszczędza czas i redukuje ryzyko pomyłek. System oferuje setki gotowych scenariuszy automatyzacji, które można aktywować na zasadzie „jeśli zdarzy się X, wykonaj Y”. Na przykład: gdy status zadania zostanie zmieniony na „Gotowe”, platforma może automatycznie wysłać powiadomienie do szefa projektu lub utworzyć nowe zadanie kontrolne. Inny przykład to automatyczne przypisanie zadania do konkretnej osoby, gdy tylko zostanie ono dodane do tablicy w określonej grupie. Automatyzacje pozwalają też na cykliczne generowanie zadań (np. tworzenie co tydzień zadania podsumowania tygodnia) czy automatyczną zmianę terminów (przesunięcie dat przy zmianie statusu). Użytkownicy mogą korzystać z biblioteki gotowych automatów lub tworzyć własne reguły za pomocą prostego interfejsu typu „drag-and-drop” bez konieczności kodowania. Co ważne, automatyzacje działają w tle i natychmiast reagują na zdefiniowane zdarzenia, dzięki czemu praca zespołu płynie sprawniej – nikt nie musi pamiętać o wysyłaniu powiadomień czy przenoszeniu zadań ręcznie między etapami.
- Integracje z innymi narzędziami – Współczesne zespoły korzystają z wielu aplikacji jednocześnie, a Monday.com został zaprojektowany tak, by stać się centralnym hubem tych działań. Platforma oferuje integracje z ponad 50 popularnymi narzędziami i usługami, co pozwala na automatyczny przepływ danych między nimi. Przykładowo, integracja z Gmailem lub Outlookiem umożliwia tworzenie zadań w Monday.com bezpośrednio z poziomu odebranego e-maila albo wysyłanie wiadomości e-mail z automatu, gdy nastąpi określone zdarzenie w projekcie. Integracja ze Slackiem czy Microsoft Teams pozwala otrzymywać powiadomienia o postępach prac na kanałach, gdzie na co dzień komunikują się pracownicy. Dostępne są także integracje z Google Drive, OneDrive (w celu łatwego załączania i udostępniania plików), z narzędziami developerskimi jak GitHub czy Jira (co bywa przydatne w zespołach IT śledzących zgłoszenia błędów), z platformami marketingowymi jak MailChimp czy e-commerce (dla automatyzacji działań marketingowych), a nawet z narzędziami do zarządzania finansami i CRM. Dzięki integracjom, Monday.com może pobierać dane z innych systemów (np. nowe leady ze strony WWW do tablicy sprzedażowej) oraz wysyłać aktualizacje na zewnątrz (np. informować w kalendarzu Google o zadaniach z terminem). To wszystko sprawia, że zespół może pracować w jednym miejscu, mając aktualne informacje ze wszystkich kluczowych źródeł, bez ciągłego przełączania się między aplikacjami.
- Śledzenie czasu pracy – Dla firm, które rozliczają czas pracy lub chcą analizować efektywność, Monday.com udostępnia funkcje śledzenia czasu poświęconego na zadania. Każda tablica może zawierać kolumnę umożliwiającą śledzenie czasu pracy, za pomocą której członkowie zespołu rejestrują, ile godzin/minut spędzili nad danym elementem. Timer można uruchamiać i zatrzymywać jednym kliknięciem podczas rozpoczęcia i zakończenia pracy nad zadaniem, a system automatycznie zlicza łączny czas. Zgromadzone dane można wykorzystać do raportowania czasu pracy poszczególnych pracowników, projektów lub klientów. To szczególnie ważne w branżach usługowych (np. agencje kreatywne, software house’y, konsulting), gdzie precyzyjne rozliczenie przepracowanych godzin jest podstawą fakturowania. Ponadto analiza czasu pozwala menedżerom ocenić wydajność i identyfikować zadania pochłaniające najwięcej zasobów. W Monday.com da się też ustawić automatyczne przypomnienia o niezamkniętych licznikach czasu lub niesporządzonych wpisach, aby dane o czasie pracy były kompletne.
- Raportowanie i dashboardy – Skuteczne zarządzanie wymaga wglądu w dane i postępy, dlatego Monday.com oferuje rozbudowane możliwości raportowania. Użytkownicy mogą tworzyć personalizowane dashboardy (pulpity nawigacyjne) zbierające informacje z wielu tablic jednocześnie. Za pomocą interaktywnych widgetów da się wyświetlać m.in. wykresy słupkowe i kołowe obrazujące postęp prac, liczbę zadań w poszczególnych statusach, czy porównanie realizacji celów z założeniami. Można generować raporty pokazujące np. ile zadań ukończono w danym miesiącu, które projekty są najbardziej opóźnione lub jak obłożeni są pracownicy w poszczególnych działach. Dashboardy mogą też prezentować dane finansowe (np. budżet projektu vs wydatki) lub KPI istotne dla biznesu. Co ważne, wszystkie te informacje aktualizują się w czasie rzeczywistym – gdy ktoś zmieni status na tablicy projektowej, odpowiedni wykres na dashboardzie również się zmieni. Dzięki temu managerowie i członkowie zespołu mają zawsze aktualny obraz sytuacji bez ręcznego zbierania danych. Monday.com umożliwia też eksportowanie danych i raportów, a także udostępnianie podsumowań osobom spoza systemu (np. zarządowi lub klientom) poprzez publikowanie wybranych widoków w trybie tylko do odczytu.
Branże korzystające z Monday
Wszechstronność Monday.com sprawia, że znajduje ono zastosowanie w praktycznie każdej branży. Jednak pewne sektory szczególnie upodobały sobie to narzędzie ze względu na dopasowanie do specyfiki ich pracy. Poniżej przedstawiamy kilka sektorów, które najczęściej sięgają po Monday.com oraz przykłady, jak wykorzystują one jego możliwości w codziennej działalności:
IT (technologie informatyczne) – Branża IT, a zwłaszcza zespoły programistyczne, chętnie korzystają z Monday.com do zarządzania projektami informatycznymi. Platforma umożliwia prowadzenie backlogu zadań, planowanie sprintów oraz śledzenie błędów i usterek (nierzadko w integracji z dedykowanymi narzędziami jak Jira czy GitHub). Deweloperzy mogą tworzyć tablice dla różnych produktów czy modułów oprogramowania, z kolumnami oznaczającymi priorytet, wersję czy komponent. Zarządzanie projektami w metodyce Agile staje się przejrzyste dzięki widokom takim jak tablica Kanban czy wykres Gantta do planowania wydań. Kierownicy projektów IT doceniają automatyzacje np. do powiadamiania testerów o nowym zadaniu testowym lub do przenoszenia ukończonych funkcjonalności do tablicy wydań. Monday.com bywa też wykorzystywane w zespołach DevOps do koordynacji wdrożeń i zmian infrastruktury – każdy ticket może reprezentować zmianę w środowisku, a dzięki integracjom z Slackiem powiadomienia o statusie mogą trafiać do kanałów inżynierskich. W branży technologicznej kluczowa jest transparentność i szybkość działania, a Monday.com dostarcza narzędzi, które to ułatwiają (np. dashboardy prezentujące postęp prac w wielu równoległych projektach). Przykładowo, firma Software AG po wdrożeniu Monday.com zwiększyła współpracę między zespołami o ponad 70%, co pokazuje, jak skutecznie platforma wspiera złożone projekty IT.
Marketing i agencje kreatywne – Działy marketingu oraz agencje reklamowe często działają projektowo, prowadząc liczne kampanie jednocześnie, co wymaga świetnej organizacji. Monday.com idealnie wpisuje się w te potrzeby, oferując miejsce na planowanie kampanii marketingowych, harmonogramy publikacji treści i koordynację pracy kreatywnej. Zespoły mogą korzystać z tablic kalendarzowych do planowania postów w mediach społecznościowych lub wpisów na blogu – każdy wpis jest zadaniem z terminem publikacji, osobą odpowiedzialną za przygotowanie treści i statusem (np. „w trakcie pisania”, „w korekcie”, „zatwierdzony”, „opublikowany”). Agencje kreatywne tworzą w Monday.com tablice dla poszczególnych klientów, śledząc w nich prace nad kampaniami reklamowymi: od koncepcji, przez projekt graficzny, aż po wdrożenie i analizę wyników. Współpraca między działem marketingu a innymi zespołami (np. sprzedażą czy produktem) także staje się łatwiejsza – na wspólnych tablicach mogą oni dzielić się informacjami o nowych produktach, promocjach czy materiałach do zatwierdzenia. Istotną funkcją dla marketingu jest również śledzenie budżetu kampanii i efektów – na tablicach można notować wydatki na reklamy, a dzięki dashboardom kierownictwo sprawdzi w czasie rzeczywistym np. liczbę pozyskanych leadów czy wskaźniki ROI dla każdej akcji. Przykładem sukcesu jest agencja M Booth, która wdrażając Monday.com zwiększyła liczbę dostarczanych projektów o blisko 50%, ponieważ usprawniono komunikację i egzekucję zadań w ramach kampanii.
HR (zarządzanie zasobami ludzkimi) – Dzielenie się informacjami i dotrzymywanie terminów są w HR kluczowe, dlatego działy personalne również sięgają po Monday.com. Popularnym zastosowaniem jest zarządzanie rekrutacją: narzędzie pozwala stworzyć tablicę rekrutacyjną, gdzie każdy kandydat to osobny element ze swoimi kolumnami (imię i nazwisko, stanowisko, źródło aplikacji, status etapu rekrutacji, odpowiedzialny rekruter, planowana data kontaktu itp.). Dzięki temu rekruterzy widzą w jednym miejscu cały lejek rekrutacyjny – kto jest na etapie rozmów, komu należy wysłać zadanie testowe, a kto oczekuje na decyzję. Automatyzacje mogą odciążyć HR, np. wysyłając powiadomienie do menedżera zatrudniającego, gdy kandydat przejdzie do finałowego etapu, albo generując zadanie „Przygotuj umowę” gdy status zmieni się na „zaakceptowany”. Monday.com w HR to także onboarding nowych pracowników – tablica onboardingowa pozwala śledzić, czy nowo zatrudniona osoba dopełniła wszystkich formalności, przeszła szkolenia BHP, otrzymała sprzęt i dostęp do systemów. Działy HR wykorzystują platformę również do planowania szkoleń (harmonogramy sesji, listy uczestników, zadania przygotowania materiałów) oraz cyklicznych ocen pracowniczych (każdy pracownik jako element z listą celów i terminami oceny). Wszystkie te procesy stają się przejrzyste, a dzięki zebraniu ich w jednym narzędziu dział HR może łatwo raportować statystyki – np. czas rekrutacji na dane stanowisko czy procent ukończonych szkoleń w kwartale.
Produkcja i przemysł – Firmy produkcyjne i przemysłowe również znajdują zastosowanie dla Monday.com, dostosowując go do zarządzania łańcuchem dostaw, zleceniami produkcyjnymi i kontrolą jakości. Na przykład fabryka może używać tablic do planowania produkcji – każda tablica reprezentuje plan produkcyjny na tydzień lub miesiąc, z wyszczególnieniem zleceń (zamówień klientów) jako elementów. Kolumny mogą określać m.in. status zlecenia (np. „w trakcie produkcji”, „gotowe do wysyłki”), datę rozpoczęcia i zakończenia, osobę nadzorującą proces, liczbę zamówionych sztuk oraz ewentualne uwagi z kontroli jakości. Integracja z narzędziami ERP lub arkuszami kalkulacyjnymi pozwala na automatyczne aktualizacje stanów magazynowych – gdy produkcja danej partii się zakończy, Monday.com może np. wysłać informację do działu logistyki. Zarządzanie pracą zespołów na hali produkcyjnej także staje się łatwiejsze dzięki widokowi obciążenia: kierownik widzi, czy żaden dział (np. montaż, pakowanie) nie jest przeciążony w danym tygodniu. W obszarze kontroli jakości zgłoszenia defektów produktów mogą być rejestrowane na osobnej tablicy, a automatyzacje przypisują je odpowiednim inżynierom do analizy. Przedsiębiorstwa produkcyjne doceniają również możliwość tworzenia raportów wydajności – np. ile jednostek wyprodukowano w tygodniu, jaki jest odsetek braków – co pomaga w optymalizacji procesów. Firma Falkbuilt z sektora budowlanego dzięki Monday.com była w stanie zrealizować projekty wykończeniowe warte 1,3 mln USD w mniej niż rok od startu działalności, co dowodzi, że dobre narzędzie do organizacji pracy przekłada się na szybki wzrost możliwości produkcyjnych.
E-commerce i handel online – Dynamicznie rozwijająca się branża e-commerce wymaga sprawnego zarządzania zarówno stroną technologiczną sklepu internetowego, jak i zapleczem operacyjnym. Monday.com bywa wykorzystywane przez sklepy online do koordynacji prac nad witryną e-commerce – od wdrażania nowych funkcjonalności na stronie, przez wprowadzanie produktów, po kampanie promocyjne i obsługę zamówień. Zespół e-commerce może utrzymywać tablicę projektów IT (np. rozwój funkcji filtrowania produktów czy integracji płatności) obok tablicy marketingowej (promocje sezonowe, newslettery) i tablicy operacyjnej (np. zarządzanie stanami magazynowymi i logistyką). Integracje z platformami sprzedażowymi (jak Shopify, Magento) czy z systemami ERP pozwalają automatycznie tworzyć zadania w Monday.com na podstawie zdarzeń w sklepie – np. gdy pojawi się duże zamówienie hurtowe, może wygenerować się zadanie „przygotować wysyłkę paletową”. Zarządzanie treściami produktowymi również staje się prostsze – pracownicy odpowiedzialni za opisy i zdjęcia produktów mogą korzystać z dedykowanej tablicy, gdzie każde nowe SKU przechodzi przez kroki: przygotowanie opisu, korekta, tłumaczenie, dodanie zdjęć, publikacja na stronie. W ten sposób żadna część procesu dodawania produktów nie zostanie pominięta. Dla działu obsługi klienta e-commerce Monday.com może służyć do śledzenia zgłoszeń klientów lub zapytań (choć często w integracji z dedykowanym systemem helpdesk). Dzięki raportom, właściciele sklepów mają podgląd na bieżąco, ile nowych produktów dodano w miesiącu, ilu klientów czeka na odpowiedź lub jakie kampanie marketingowe przynoszą najlepsze rezultaty sprzedażowe.
Nieruchomości (real estate) – Agencje nieruchomości oraz działy zarządzające nieruchomościami korzystają z Monday.com do ogarniania wielu rozproszonych informacji związanych z obsługą ofert i klientów. Typowym przypadkiem użycia jest tablica sprzedaży nieruchomości lub wynajmu – każda oferta (mieszkanie, dom, lokal) jest jednym elementem, do którego przypisane są informacje: lokalizacja, typ nieruchomości, cena, obecny status (np. „aktywny – w trakcie poszukiwań kupca”, „zarezerwowany”, „sprzedany”), agent odpowiedzialny oraz terminy kolejnych działań (np. data dnia otwartego lub spotkania z klientem). Dzięki takiej tablicy cały zespół widzi aktualny stan wszystkich ofert i może łatwo przekazać sobie nawzajem klientów, gdy ktoś jest nieobecny. Monday.com może pełnić rolę CRM dla agencji nieruchomości – integracja z formularzami na stronie internetowej pozwoli automatycznie dodawać nowych zainteresowanych jako leady do tablicy, a automatyzacje mogą przydzielać te leady do wolnych agentów. W zarządzaniu nieruchomościami (np. w firmach administrujących budynkami) narzędzie sprawdza się do obsługi zgłoszeń serwisowych: lokatorzy przez prosty formularz mogą zgłosić usterkę, która trafia na tablicę zgłoszeń, a dział techniczny ma podgląd, które sprawy są już załatwiane, a które oczekują. Raporty w Monday.com pozwalają kierownictwu biura nieruchomości śledzić np. średni czas sprzedaży lokalu czy liczbę pozyskanych klientów w kwartale. Duża firma pośrednictwa Ray White zaadaptowała Monday.com jako własny system CRM, dostosowując go do swoich procesów – dzięki temu ich agenci mogli efektywniej zarządzać relacjami z klientami i transakcjami.
Edukacja i szkolnictwo – Również w sektorze edukacji Monday.com znajduje ciekawe zastosowania. Szkoły wyższe i uniwersytety mogą wykorzystywać platformę do zarządzania projektami badawczymi lub grantowymi – zespół naukowców tworzy tablicę projektu, gdzie planuje zadania badawcze, śledzi postępy eksperymentów i zarządza dokumentacją. Dzięki temu kierownik projektu ma pełny obraz realizacji grantu i może łatwo przygotować raporty okresowe na podstawie danych z tablicy. W administracji szkolnej Monday.com sprawdzi się przy planowaniu wydarzeń i harmonogramów – np. organizacja konferencji, targów edukacyjnych czy nawet ułożenie planu zajęć semestralnych może być ułatwione przez rozpisanie wszystkich zadań i terminów na tablicach. Nauczyciele i wykładowcy z kolei mogą korzystać z Monday.com do pracy zespołowej ze swoimi klasami lub grupami: na przykład prowadząc zajęcia projektowe, każda grupa studentów może mieć swoją tablicę z zadaniami do wykonania i terminami, a nauczyciel jako gość obserwuje postępy i służy komentarzem. Współpraca między działami uczelni (np. dziekanatem, działem IT, biblioteką) też może zyskać dzięki wspólnej platformie – zgłoszenia od studentów (jak wnioski o akademik, prośby o dokumenty) mogą być śledzone w systemie zamiast w setkach e-maili. Choć branża edukacyjna dopiero odkrywa możliwości cyfrowego zarządzania pracą, coraz więcej instytucji sięga po nowoczesne narzędzia jak Monday.com, aby usprawnić organizację zadań pozadydaktycznych.
Case studies – przykłady firm
Wiele przedsiębiorstw odnotowało znaczącą poprawę efektywności po wdrożeniu Monday.com do swoich struktur. Poniżej kilka przykładów firm z różnych branż, które dzięki funkcjonalnościom platformy osiągnęły wymierne korzyści biznesowe:
Citizens Bank – Ten średniej wielkości bank w Stanach Zjednoczonych stanął przed wyzwaniem szybkiej obsługi dużej liczby wniosków kredytowych w ramach rządowego programu pomocowego dla firm. Wdrożenie Monday.com pozwoliło na zbudowanie specjalnej tablicy do śledzenia wniosków o pożyczki (PPP – Paycheck Protection Program). Dzięki automatyzacjom i jasno zdefiniowanym procesom, bank zatwierdził w ciągu zaledwie 10 dni wnioski o wartości blisko 50 mln USD, ratując ponad 8000 miejsc pracy. Monday.com usprawniło koordynację pracy wielu zespołów (analityków kredytowych, obsługi klienta, menedżerów ryzyka) – każdy widział priorytety i statusy poszczególnych spraw, co zminimalizowało opóźnienia i błędy. Przykład Citizens Bank pokazuje, że odpowiednie narzędzie do zarządzania pracą może przełożyć się na realne rezultaty i sprawną realizację krytycznych projektów pod presją czasu.
ThoughtWorks – Globalna firma doradcza z branży IT, zatrudniająca specjalistów w wielu krajach, potrzebowała sposobu na lepszą współpracę między rozproszonymi zespołami projektowymi. Wykorzystując Monday.com jako centralną platformę do planowania zadań i wymiany informacji, udało się poprawić współpracę globalnych zespołów o 73% (mierzone poprzez szybszą komunikację i więcej zadań realizowanych wspólnie między oddziałami). ThoughtWorks dostosowało tablice w Monday do zarządzania projektami dla klientów – każdy projekt miał własny workspace z backlogiem, harmonogramem i odpowiedzialnościami. Kluczowe okazały się integracje z narzędziami programistycznymi oraz automatyczne przypomnienia o międzynarodowych spotkaniach statusowych, dzięki czemu członkowie zespołów na różnych kontynentach byli zawsze na bieżąco. Sukces wdrożenia Monday.com w ThoughtWorks przejawia się w skróceniu czasu potrzebnego na synchronizację pracy między biurami oraz większej przejrzystości w alokowaniu zasobów do poszczególnych zadań.
M Booth – Znana agencja marketingowa i PR, obsługująca wielu wymagających klientów korporacyjnych, poszukiwała rozwiązania, które usprawni zarządzanie wieloma równoległymi projektami kreatywnymi. Po wdrożeniu Monday.com okazało się, że dzięki lepszej organizacji i przejrzystości procesów liczba dostarczanych przez agencję projektów wzrosła o 49% rok do roku. M Booth wykorzystał tablice Monday.com do zarządzania kampaniami klientów – każda kampania miała listę zadań od etapu idei aż po finalny raport dla klienta. Dzięki funkcji komentarzy i oznaczania osób, wszyscy – od copywriterów przez grafików po osoby zatwierdzające – mieli stały wgląd w postęp prac i mogli na bieżąco reagować. Automatyzacje pilnowały terminów, np. przypominając o zbliżających się deadlinach lub informując dyrektora kreatywnego, gdy projekt uzyskał akceptację klienta. Rezultatem było bardziej terminowe dostarczanie kampanii oraz zwiększenie zadowolenia klientów, co przełożyło się na rozwój biznesu agencji.
Falkbuilt – Firma z branży budowlano-wnętrzarskiej (produkująca modułowe systemy wykończeniowe) skorzystała z Monday.com, aby zapanować nad szybkim wzrostem liczby realizowanych projektów. Rozwiązanie to pomogło w usystematyzowaniu procesu od momentu pozyskania kontraktu, przez fazę projektowania, produkcji elementów w fabryce, aż po montaż u klienta. Dzięki jednemu źródłu prawdy o statusie każdego projektu, Falkbuilt była w stanie osiągnąć przychód 1,3 mln USD z nowych projektów w niecały rok, startując praktycznie od zera. Każdy dział firmy (sprzedaż, projektanci, produkcja, ekipy montażowe) korzystał z dedykowanych tablic, a dashboardy kierownictwa zbierały dane ze wszystkich etapów, ujawniając wąskie gardła do usprawnienia. Automatyzacje wysyłały powiadomienia do klientów o postępach prac, co podnosiło ich zaufanie. Case Falkbuilt pokazuje, że nawet w tradycyjnej branży budowlanej nowoczesna platforma do zarządzania pracą potrafi przyspieszyć realizację zadań i zwiększyć skalę działania w krótkim czasie.
Indosuez Wealth Management – Międzynarodowa instytucja z sektora bankowości prywatnej (zarządzanie majątkiem zamożnych klientów) wdrożyła Monday.com w celu usprawnienia wewnętrznej koordynacji między działami obsługi klienta, doradztwa finansowego i operacji. W efekcie współpraca i efektywność wzrosły o ok. 50%, ponieważ zniknęło wiele manualnych czynności i usprawniono przepływ informacji o zleceniach klientów. Indosuez dostosował Monday.com do roli prostego systemu CRM i platformy do zarządzania zadaniami – każde zlecenie klienta (np. przygotowanie oferty inwestycyjnej czy realizacja przelewu dużej kwoty) pojawiało się na wspólnej tablicy, gdzie określono odpowiedzialnych, priorytet i termin. Jeżeli doradca klienta zlecał działowi analiz przygotowanie raportu, robił to poprzez Monday.com – wtedy analitycy otrzymywali automatycznie zadanie wraz z niezbędnymi danymi, a doradca mógł śledzić status przygotowania tego raportu w czasie rzeczywistym. Poprzez integracje z wewnętrznymi systemami banku niektóre działania (np. aktualizacja statusu po wykonaniu transakcji) odbywały się bez udziału człowieka. Dzięki wdrożeniu Monday.com Indosuez skrócił czas realizacji zadań dla klientów, a pracownicy mniej czasu tracili na żmudne uzgadnianie informacji między działami. To przełożyło się na wyższą satysfakcję klientów premium oraz możliwość obsługi większej liczby spraw w tym samym czasie.
Monday a inne narzędzia do zarządzania pracą
Na rynku istnieje wiele aplikacji do zarządzania projektami i pracą zespołową. Monday.com konkuruje z takimi popularnymi narzędziami jak Asana, Trello, ClickUp czy Jira. Każde z tych rozwiązań ma swoje mocne strony i nieco inne zastosowania. Poniżej porównujemy Monday.com z wybranymi narzędziami, aby zobrazować, czym się wyróżnia:
Monday.com a Asana – Asana to uznane narzędzie do zarządzania projektami, cenione za prostotę obsługi i przejrzysty interfejs list zadań. W Asanie projekty organizuje się za pomocą zadań przypisanych do sekcji lub kolumn (w widoku tablicowym), a użytkownicy często chwalą jej czytelność i łatwość śledzenia postępów. Monday.com oferuje podobne podstawowe funkcje (listy zadań, tablice Kanban, linie czasu), ale daje więcej możliwości customizacji. Dzięki różnorodnym typom kolumn i opcjom konfiguracji, Monday.com pozwala dostosować tablice do nietypowych procesów – podczas gdy Asana skupia się głównie na tradycyjnym zarządzaniu zadaniami, Monday może służyć np. jako uproszczony CRM, tracker rekrutacyjny czy baza danych projektów, właśnie dzięki swobodzie w definiowaniu struktur tablic. Wbudowane automatyzacje i integracje w Monday są też bardzo rozbudowane (Asana również je posiada, ale w ograniczonym zakresie w bezpłatnej wersji). Z kolei Asana bywa nieco prostsza we wdrożeniu dla małych zespołów – jeśli firma potrzebuje głównie list „to-do” i podstawowego monitorowania projektów, Asana w zupełności wystarczy. Monday.com sprawdzi się lepiej w organizacjach, które chcą jednym narzędziem objąć wiele różnych procesów, wymagających niestandardowych pól, raportów czy zaawansowanych automatycznych przepływów pracy. Oba narzędzia oferują atrakcyjne interfejsy i podobne funkcje planistyczne (np. wykres Gantta dostępny jest i tu, i tu), dlatego wybór często zależy od konkretnych potrzeb – Asana może być lepsza do prostego zarządzania projektami, a Monday.com do bardziej złożonego, wielodziałowego zarządzania pracą.
Monday.com a Trello – Trello to jedno z najprostszych i najpopularniejszych narzędzi opartych na metodologii Kanban. Jego siłą jest minimalizm i intuicyjność – tablice, karty i listy w Trello rozumie niemal każdy, kto choć raz planował coś na karteczkach samoprzylepnych. Jednak owa prostota bywa ograniczeniem przy większych przedsięwzięciach. Monday.com w porównaniu z Trello oferuje znacznie więcej funkcji out-of-the-box: oprócz widoku Kanban dostępne są inne widoki (lista, kalendarz, timeline, itd.), mamy różne typy pól na kartach, możliwość tworzenia relacji między elementami, zaawansowane automatyzacje i raporty. W Trello można co prawda uzyskać część z tych możliwości poprzez tzw. Power-Ups (dodatki), ale wiele z nich jest płatnych lub ograniczonych. Monday.com lepiej sprawdza się w zespołach, które potrzebują czegoś więcej niż prostej tablicy Kanban – np. chcą monitorować obciążenie pracą, mierzyć czas czy łączyć dane z wielu projektów. Z drugiej strony Trello nadal świetnie nadaje się dla małych grup lub do użytku osobistego, kiedy nie jest wymagana rozbudowana funkcjonalność. Dla organizacji rosnących, z wieloma równoległymi projektami i potrzebą raportowania, prędzej czy później Trello może okazać się zbyt ograniczone i wtedy naturalnym krokiem rozwoju jest przesiadka na bardziej wszechstronny system, taki jak Monday.com.
Monday.com a ClickUp – ClickUp to relatywnie młodszy gracz, który zyskał popularność dzięki hasłu „wszystko w jednym miejscu”. Rzeczywiście, ClickUp łączy w sobie zadania, dokumenty, tablice Kanban, listy kontrolne, kalendarze, a nawet funkcje chat czy notatki – starając się być kompleksowym środowiskiem pracy. Monday.com i ClickUp mają wiele podobieństw w założeniach: obydwa narzędzia dążą do tego, by zespoły mogły zarządzać całym swoim zakresem obowiązków na jednej platformie. Główne różnice tkwią w szczegółach i podejściu. Interfejs Monday.com uchodzi za bardziej przejrzysty i przyjazny dla mniej technicznych użytkowników, podczas gdy ClickUp oferuje ogrom opcji konfiguracyjnych, co bywa zaletą dla zaawansowanych, ale może przytłoczyć początkujących. ClickUp ma przewagę, jeśli chodzi o zintegrowane funkcje (np. wbudowany edytor dokumentów czy rozbudowane mapy myśli), które w Monday.com trzeba realizować poprzez dodatkowe integracje lub aplikacje. Z kolei Monday.com często jest chwalony za stabilność działania i lepsze wsparcie dla zespołów korporacyjnych (Enterprise), podczas gdy ClickUp ciągle dynamicznie rozwija produkt i w przeszłości miewał okresy mniej dopracowanych aktualizacji. Decyzja między Monday.com a ClickUp sprowadza się do potrzeb zespołu: jeśli liczy się maksymalna elastyczność i mnogość funkcji przy stosunkowo niskim koszcie – ClickUp może być atrakcyjny. Jeśli jednak priorytetem jest intuicyjność, szybkie wdrożenie i sprawdzone rozwiązania – wiele firm skłania się ku Monday.com, zwłaszcza gdy integruje różne działy (np. marketing, HR, IT) o zróżnicowanych wymaganiach. Warto też zauważyć, że oba narzędzia intensywnie się rozwijają, więc dystans między nimi w konkretnych obszarach może się zmniejszać z czasem.
Monday.com a Jira – Jira to narzędzie klasy enterprise stworzone głównie z myślą o zespołach deweloperskich i projektach software’owych. W porównaniu z Monday.com, Jira oferuje bardziej zaawansowane możliwości śledzenia zadań programistycznych: obsługuje zgłoszenia błędów, backlog produktu, metryki dla Scrum (takie jak prędkość zespołu, wykres spalania zadań) oraz głęboką integrację z narzędziami developerskimi (repozytoria kodu, systemy CI/CD). Jest to często narzędzie preferowane przez działy IT przy tworzeniu oprogramowania, zwłaszcza w dużych firmach, gdzie procesy muszą być ściśle kontrolowane i udokumentowane. Jednak ta moc Jiry jest jednocześnie jej wadą poza światem IT – konfiguracja i obsługa Jiry bywa skomplikowana dla osób nietechnicznych, a interfejs mniej przyjazny. Monday.com wygrywa prostotą i uniwersalnością w środowiskach, gdzie nie wszyscy użytkownicy to inżynierowie. Zespoły nietechniczne (np. marketing, HR) o wiele szybciej odnajdą się w Monday.com niż w skomplikowanej na pierwszy rzut oka Jirze. Co więcej, Monday umożliwia śledzenie także zadań typowo biznesowych, podczas gdy Jira – choć można ją dostosować – jest rzadziej wykorzystywana poza IT. Wiele firm decyduje się na rozdział: Jira dla programistów, Monday.com dla pozostałych działów, integrując oba narzędzia tak, by informacje przepływały między nimi (np. zadania wysokiego poziomu z Monday.com mogą automatycznie tworzyć subtasks w Jira dla developerów). Jeśli firma nie tworzy oprogramowania, a szuka uniwersalnej platformy do zarządzania pracą, Monday.com będzie bardziej naturalnym wyborem ze względu na łatwość użycia. Z kolei dla zespołów programistycznych pracujących zwinnie na dużą skalę, Jira może zaoferować funkcjonalności wyspecjalizowane pod ich potrzeby, których Monday nie posiada (jak zaawansowane workflow dla zgłoszeń czy zarządzanie wydaniami oprogramowania). Ostatecznie oba narzędzia mogą współistnieć w organizacji, uzupełniając się, lub firma wybiera jedno z nich, kierując się profilem projektów.
Czy warto?
Monday.com to potężne narzędzie do zarządzania pracą, które dzięki swojej elastyczności może znaleźć zastosowanie niemal w każdej firmie. Czy jednak jest odpowiednie dla każdej organizacji? Wiele zależy od skali działalności i konkretnych potrzeb. Dla małego zespołu realizującego pojedyncze projekty o prostej strukturze, tak rozbudowana platforma może okazać się więcej niż potrzebna – w takich przypadkach wystarczą prostsze rozwiązania. Natomiast wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z wieloma równoległymi zadaniami, koniecznością współpracy między działami i potrzebą zachowania przejrzystości – Monday.com pokazuje pełnię swojego potencjału. Jego uniwersalność sprawia, że może on służyć jako wspólna “platforma pracy” dla całej firmy, zastępując kilka oddzielnych aplikacji (osobne narzędzie do zadań, arkusze do raportów, komunikację mailową itp.) jednym spójnym systemem.
Aby najlepiej wykorzystać potencjał Monday.com, ważne jest odpowiednie podejście do wdrożenia i konfiguracji. Przed uruchomieniem warto przeanalizować własne procesy biznesowe i zastanowić się, jak odwzorować je na tablicach i przepływach w Monday. Dobrym punktem wyjścia jest skorzystanie z gotowych szablonów, a następnie dostosowanie ich do realiów firmy. Kluczem jest zaangażowanie zespołu – warto przeszkolić pracowników z podstaw obsługi platformy i wspólnie wypracować zasady jej używania (np. ustalić znaczenie poszczególnych statusów, harmonogram aktualizacji zadań, sposób opisywania elementów). Regularne korzystanie i aktualizowanie informacji w Monday.com przez wszystkich członków zespołu zapewni, że dane będą aktualne, a raporty miarodajne.
Należy pamiętać, że wdrożenie nowego narzędzia to także zmiana kultury pracy. Sukces korzystania z Monday.com w dużej mierze zależy od tego, czy ludzie przyjmą je jako codzienne wsparcie. Dlatego warto promować drobne sukcesy (np. zautomatyzowanie uciążliwego procesu, który wcześniej zajmował godziny pracy) i dzielić się nimi w firmie – to pomaga przekonać sceptyków do nowych rozwiązań. Ponadto opiekun systemu (administrator) powinien monitorować, czy struktura tablic nadal odpowiada zmieniającym się potrzebom firmy i w razie potrzeby wprowadzać usprawnienia – Monday.com sam w sobie rozwija się dynamicznie, więc co pewien czas pojawiają się nowe funkcje, które można włączyć do swoich procesów.
Podsumowując, Monday.com jest znakomitym narzędziem dla organizacji poszukujących sposobu na usprawnienie zarządzania pracą i komunikacji. Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania dla wszystkich – zawsze warto porównać dostępne opcje – jednak dzięki bogactwu funkcji i możliwościom dopasowania, Monday.com często okazuje się strzałem w dziesiątkę. Gdy zostanie właściwie wdrożony i zaakceptowany przez zespół, potrafi wyraźnie zwiększyć efektywność, przejrzystość i kontrolę nad projektami. Niezależnie od branży, kluczem jest świadome wykorzystanie jego potencjału: automatyzacja tego, co się da, integracja z narzędziami, z których już korzysta firma, oraz ciągłe doskonalenie procesów w oparciu o dane i feedback użytkowników. Jeśli firma jest gotowa zainwestować czas w poukładanie swojej pracy na platformie, Monday.com odwdzięczy się lepszą organizacją i lepszymi wynikami.